Jakie zmiany wprowadza nowelizacja Kodeksu pracy?
7 kwietnia 2023 roku wejdą w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Już 6 lutego opublikowano nowelizację Kodeksu pracy, dzięki której wiemy dokładnie, co się zmieni i jak wpłynie to na sytuację pracowników i pracodawców. Najnowsze przepisy to nie tylko kwestia kontroli pracy zdalnej – ustawodawca pochylił się nad zagadnieniem niestandardowych miejsc wykonywania pracy w ogóle. Zdezaktualizują się więc obecne przepisy o telepracy. Na jakie zmiany powinniśmy się przygotować?
Definicja pracy zdalnej
Choć trudno w to uwierzyć, do tej pory w polskim prawie brakowało jasnej i jednoznacznej definicji pracy zdalnej. Biorąc pod uwagę, że minęły już ponad dwa lata od wybuchu pandemii, który diametralnie zmienił rynek pracy, to może dziwić. Dzięki wykonywaniu pracy zdalnej pracownik zyskał większą elastyczność, zaoszczędził czas i środki na dojazdy – nic więc dziwnego, że mimo zakończenia pandemii, wiele osób pozostało w domach, by stamtąd kontynuować pracę. Nowe przepisy mają wyjaśnić wiele kwestii, jednak rozwiązując kilka problemów, od razu tworzą nowe.
Przykładem niech będzie to, że w myśl nowelizacji Kodeksu pracy, praca zdalna oznacza wykonywanie obowiązków przez pracownika w miejscu każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania. Co więcej, konieczne będzie uprzednie złożenie wniosku w formie papierowej lub elektronicznej.
Niektóre interpretacje przepisów wskazują na fakt, że pracownik nie będzie mógł zmieniać dowolnie miejsca pracy (na przykład z mieszkania na kawiarnię lub z przestrzeni coworkingowej na mieszkanie) bez uprzedniego złożenia wniosku, co w przypadku, gdy w dotychczasowym miejscu wykonywania pracy zdalnej na przykład zabraknie internetu lub prądu, będzie generowało dodatkowe problemy.
Nowe uprawnienia, możliwości i obowiązki
Nowe przepisy umożliwiają także przedsiębiorcy skierowanie pracowników na pracę zdalną w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu zagrożenia lub w okresie, w którym pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w zwyczajowym miejscu pracy.
Pracodawca musi także określić zasady wykonywania pracy zdalnej – sposobem określenia tych zasad może być porozumienie pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub regulamin ustalony przez pracodawcę. Dopuszczalne jest także określenie zasad pracy zdalnej indywidualnie – w porozumieniu z pracownikiem.
Ostatnią możliwością jest polecenie pracodawcy – przedsiębiorca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej, dotyczy to jednak wspomnianych wcześniej, wyjątkowych okoliczności.
Pracownik ma prawo złożyć wniosek o pracę zdalną, którego pracodawca nie może odrzucić w kilku okolicznościach:
- gdy wnioskująca pracownica jest w ciąży,
- gdy osoba wnioskująca wychowuje dziecko, które nie ukończyło 4. roku życia;
- gdy osoba wnioskująca sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności;
- gdy osoba wnioskująca jest rodzicem i posiada zaświadczenie o ciąży powikłanej lub znajduje się w sytuacji niepowodzeń położniczych;
- gdy osoba wnioskująca jest rodzicem dziecka posiadającego orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności (nawet, jeżeli potomek ukończył 18. rok życia);
- gdy osoba wnioskująca jest rodzicem dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet, jeżeli potomek ukończył 18. rok życia).
W wyżej wymienionych przypadkach jedyną możliwością odrzucenia wniosku może być sytuacja, w której wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca musi taką odmowę uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie do 7 dni roboczych od dnia złożenia podania.
Wątpliwości budzi możliwość odrzucenia wniosku z powodu “organizacji pracy” w zakładzie pracy – przepis ten jest nieprecyzyjny i z pewnością pojawi się potrzeba wydania interpretacji indywidualnych, które rozstrzygną potencjalne konflikty.
Rodzaje kontroli pracy zdalnej
Jak już wspomnieliśmy we wstępie, zgodnie z nowymi przepisami pracodawca będzie miał możliwość (nie obowiązek) przeprowadzania czynności kontrolnych w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Kontrola pracy zdalnej podlega zasadom, które muszą być wcześniej ustalone w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej lub porozumieniu. Komentatorzy ostrzegają, że litera obecnego prawa zezwala pracodawcy na wejście do mieszkania pracownika w celu przeprowadzenia kontroli. Co konkretnie może sprawdzać pracodawca?
Po pierwsze: wykonywanie pracy zdalnej – pod tym określeniem mieści się obecność pracownika w miejscu pracy, które zadeklarował oraz wykonywanie obowiązków w umówionych godzinach pracy.
Po drugie: przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Po trzecie: przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Prawidłowe przeprowadzenie kontroli – warunki
Choć wraz z nowelizacją Kodeksu pracy pracodawca otrzyma prawo do przeprowadzenia kontroli, w praktyce monitorowanie pracy zdalnej nie jest takie łatwe. Pracodawca nie może tak po prostu odwiedzić pracownika w domu bez zapowiedzi. W obecnym kształcie przepisy są dalekie od precyzyjnego określenia, jak taka kontrola pracy zdalnej powinna przebiegać. W ustawie widnieją jedynie trzy punkty, na podstawie których pracodawca powinien dokonywać kontroli.
Po pierwsze: pracodawca może przeprowadzić kontrolę w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wskazanym przez niego jako miejsce wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach, w których wykonuje pracę zdalną.
Po drugie: pracodawca musi dostosować sposób przeprowadzenia kontroli do miejsca wykonywanej pracy oraz do rodzaju wykonywanej pracy.
Po trzecie: realizowanie czynności kontrolnych nie może naruszać prawa do prywatności pracownika ani innych osób przebywających w miejscu przeprowadzania kontroli.
Przepisy dotyczące zasad kontroli wykonywania pracy zdalnej znajdują się w art. 6728. §1 Ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.
Nieprawidłowości wykryte w toku kontroli – co dalej?
Kontrola przeprowadzona w miejscu świadczenia pracy zdalnej może zakończyć się stwierdzeniem nieprawidłowości. Niezależnie od tego, czy uchybienia te dotyczą przestrzegania przepisów i zasad BHP, wykonywania obowiązków powierzonych przez pracodawcę czy spełniania wymogów w zakresie ochrony informacji i bezpieczeństwa danych, pracodawca może podjąć konkretne działania.
Po pierwsze: może zobowiązać pracownika do wprowadzenia zmian, które umożliwią przejście kontroli z wynikiem pozytywnym. W takim przypadku pracodawca powinien wyznaczyć termin, w którym pracownik powinien dokonać korekty.
Po drugie: może wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. W takim układzie pracodawca wskazuje termin, od którego pracownik będzie zobowiązany wykonywać swoje obowiązki w zwyczajowym miejscu pracy.
Podsumowanie
W tej chwili trudno ocenić, jak wprowadzenie nowych przepisów wpłynie na faktyczne ich wykorzystanie. Czy pracodawcy chętnie zaczną korzystać z uprawnień do kontrolowania pracowników w miejscu wykonywania pracy zdalnej? Taki scenariusz wydaje się mało prawdopodobny, choć nie jest niemożliwy.
Z pewnością jednak wielu pracowników z rezerwą podejdzie do wizji pracodawcy odwiedzającego ich w miejscu zamieszkania i sprawdzania pomieszczeń domowych po to, by zweryfikować, czy stosują się do zasad BHP i czy zachowują procedury ochrony danych osobowych. Co więcej, choć przepisy mówią o prawie pracodawcy do przeprowadzenia kontroli, próżno w nich szukać informacji o postępowaniu w przypadku odmowy przeprowadzenia kontroli.
W domyśle zapewne będzie to skutkowało cofnięciem zgody na wykonywanie pracy zdalnej, wciąż jednak wydaje się, że przepisy dotyczące kontroli pracy zdalnej mogą prowadzić do konfliktów pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
