Proces zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie
Aby móc kompleksowo omówić kwestię wdrażania systemów zarządzania ryzykiem w firmach (Enterprise Risk Management), chcemy szczegółowo, krok po kroku, przejść przez ten proces. Podzieliliśmy go na cztery etapy:
- Identyfikacja ryzyka
- Analiza i pomiar ryzyka
- Sterowanie ryzykiem
- Monitorowanie i kontrolowanie ryzyka
Identyfikacja ryzyka
Każda firma narażona jest na czynniki powodujące ryzyko, ale różnią się one diametralnie w zależności od rozmiaru przedsiębiorstwa, a także branży, w jakiej funkcjonuje. Aby przekonać się, na jakie ryzyko najbardziej narażona jest Twoja firma, należy najpierw zdać sobie sprawę z ich rodzajów (ryzyka prawne, środowiskowe, rynkowe itp.) oraz wskazać na ewentualne zagrożenia związane z danym ryzykiem.
Innymi słowy, należy odpowiedzieć sobie na trzy pytania:
- Jakie mogą być konsekwencje podjętego ryzyka?
- Na jakie obszary działalności mogą wpłynąć?
- Jakie inne podmioty mogą zostać objęte efektami ryzyka?
Analiza i pomiar ryzyka
Gdy już wiemy, z jakim ryzykiem mamy do czynienia, należy zmierzyć, jak bardzo zagraża ono prowadzonej działalności – jakie są szanse na jego wystąpienie oraz jakie straty może wywołać, jeżeli spełni się negatywny scenariusz. Na tym etapie firma powinna zdecydować, czy dane ryzyko jest na tyle poważne (i prawdopodobne), że należy podjąć działania zabezpieczające przed jego wystąpieniem lub skutkami. Mało które przedsiębiorstwo może pozwolić sobie na to, by reagować na wszystkie potencjalne zagrożenia – analiza i pomiar ryzyka pozwalają skupić się na tych najistotniejszych.
Sterowanie ryzykiem
Na tym etapie przedsiębiorstwo podejmuje konkretne działania, których celem jest zapobieganie ryzyku lub minimalizowanie efektów jego realizacji. Więcej o planie działania opowiemy w dalszej części artykułu.
Monitorowanie i kontrolowanie ryzyka
Po wdrożeniu działań naprawczych konieczne jest regularne i szczegółowe monitorowanie ryzyka. Należy sprawdzać, czy uruchomione zabezpieczenia spełniają swoje funkcje oraz czy prawdopodobieństwo realizacji ryzyka zwiększa się, czy raczej zmniejsza.
Przykładowe źródła i czynniki ryzyka
Każde przedsiębiorstwo mierzy się z własnymi problemami, a ryzyka, jakie mu grożą, zależą często od tego, w jakiej branży funkcjonuje i jak liczny personel zatrudnia. Istnieją jednak pewne przykłady ryzyk, na które narażone może być wiele firm, niezależnie od tych czynników.
Duże ryzyko niosą za sobą kwestie bezpieczeństwa. Dziś przede wszystkim cyfrowego. Przedsiębiorstwa narażone są na oszustwa, których źródłem bywają sami pracownicy czy współpracownicy. Poważnymi konsekwencjami grożą nie tylko kradzieże mienia firmowego (w tym dokumentów), ale także danych i wrażliwych informacji. Nie zawsze musi jednak chodzić o szpiegostwo przemysłowe – problemem dla firm jest także utrata danych, spowodowana awarią serwera firmowego czy uszkodzeniem sprzętu. Nie bez powodu obecnie kładzie się duży nacisk na bezpieczeństwo danych, w tym regularne zmienianie haseł, dwustopniową weryfikację czy korzystanie z wirtualnych sieci prywatnych (VPN).
Poza bezpieczeństwem, źródłem ryzyka mogą być czynniki finansowe, takie jak konieczność długiego oczekiwania na spłatę należności przez kontrahentów. Może to doprowadzić do utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa. Ryzykownych jest także wiele operacji finansowych – na przykład z powodu nie dającego się przewidzieć zachowania na rynku walut czy ryzyko zmiany przepływów pieniężnych (np. w konsekwencji zmian stóp procentowych).
Przedsiębiorstwa powinny brać pod uwagę także ryzyka związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi – na przykład ryzyko wystąpienia wypadków przy pracy czy odpływu specjalistów potrzebnych na dane stanowisko. To ostatnie może się wiązać z emigracją, ale też z przechodzeniem doświadczonych pracowników na emerytury.
Jak wdrożyć skuteczne zarządzanie ryzykiem w firmie?
Wiele zależy od tego, jak dużym biznesem zarządzamy i z jakimi rodzajami ryzyk mamy do czynienia na co dzień. Poniżej przedstawiamy uniwersalne, dobre praktyki, które pomogą w zarządzaniu ryzykiem Twojej firmie.
W początkowej fazie kluczowe jest wyselekcjonowanie tych rodzajów ryzyka, które są dla firmy największym zagrożeniem. Warto uszeregować je tak, by w pierwszej kolejności zająć się tymi najistotniejszymi, a ryzyka na akceptowalnym poziomie odrzucić lub przełożyć na później. Dopiero wprowadzenie tego podziału pozwoli na zajęcie się rozwiązywaniem problemów i minimalizowaniem ryzyka w sposób systemowy.
Kolejnym krokiem powinno być stworzenie planu działania. Nadal poruszamy się tu w obszarze czterech kroków, które opisywaliśmy powyżej, jednak idealnym rozwiązaniem jest przygotowanie szablonu – planu, który będzie pomocny w radzeniu sobie z wieloma, a nawet ze wszystkimi, rodzajami ryzyk po ewentualnej drobnej korekcie i dostosowaniu go do konkretnej sytuacji.
Istotną rolę we wdrażaniu ERM pełni jasna komunikacja. Istnieją ryzyka, na które firma po prostu nie może sobie pozwolić, te o najwyższym priorytecie dla przedsiębiorstwa. Aby je zminimalizować, konieczne jest, by te priorytety były znane wszystkim pracownikom firmy, a już z pewnością wszystkim osobom zaangażowanym w proces, którego to ryzyko dotyczy.
Kolejnym etapem powinien być podział obowiązków. Uruchomienie przygotowanego uprzednio planu działania nie powinno spoczywać na barkach jednej osoby ani być rozproszone na całą organizację. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy planu pozwoli przeprowadzić operację efektywnie i w przewidzianym czasie.
Raz wdrożony system zarządzania ryzykiem powinien być monitorowany, mierzony i dostosowywany do nowych wyzwań i ryzyk. Konieczne jest regularne sprawdzanie, jak efektywne okazały się wprowadzone rozwiązania i co jeszcze można zrobić lepiej. Z czasem pojawią się kolejne ryzykowne przedsięwzięcia i trudne decyzje, które mogą wywołać niepożądane konsekwencje, dlatego plan działania powinien być systematycznie sprawdzany i usprawniany w razie potrzeby.
Jakie korzyści przynosi wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem?
Odpowiednio wdrożony system ERM w przedsiębiorstwie przynosi firmie korzyści, choć nie zawsze widoczne gołym okiem i nie zawsze łatwe do zmierzenia. Co możesz zyskać, zarządzając ryzykiem?
Bardziej szczelne finanse firmy
Już dwa pierwsze kroki procesu zarządzania ryzykiem: identyfikacja oraz analiza i pomiar ryzyka pozwalają wykryć newralgiczne obszary w działalności przedsiębiorstwa. Ich rozpoznanie pozwala zwrócić baczniejszą uwagę na wewnętrzne procesy zachodzące w ramach tych obszarów, tym samym ograniczając ryzyko utraty środków.
Przeciwdziałanie niepotrzebnemu podejmowaniu ryzyka pomaga obnażyć problemy, które generują niepotrzebne koszty. Optymalizacja procesów biznesowych, obejmujących te kłopotliwe elementy funkcjonowania firmy, prowadzi do konkretnych oszczędności.
Możliwość przygotowania się na negatywne konsekwencje działań
Działania podejmowane przez przedsiębiorcę często są ryzykowne – w mniejszym lub większym stopniu. Jeżeli prowadzisz własną firmę, z pewnością wiesz, że negatywne konsekwencje działań podejmowanych przez Ciebie lub Twoich pracowników czasem występują i jest to zupełnie normalne. Nie zmienia to jednak faktu, że powinno być ich jak najmniej. Wprowadzenie systemu zarządzania ryzykiem pozwala przygotować się na to, co może się wydarzyć i wypracować schematy umiejętnego reagowania w takich sytuacjach.
Lepsza współpraca wewnątrz firmy
Choć wprowadzenie procesów zarządzania ryzykiem może początkowo spotkać się z niezbyt ciepłym przyjęciem ze strony pracowników, a nawet kadry średniego szczebla (która często jest odpowiedzialna za wdrożenie oraz egzekwowanie nowych wytycznych), w dłuższej perspektywie może zaowocować lepszą komunikacją pomiędzy działami, zespołami i pojedynczymi pracownikami.
Rozwiązania mające na celu ograniczenie poziomu ryzyka często obejmują implementację kontroli wewnętrznych, działania mające na celu budowanie kultury organizacyjnej oraz skupienie się na sprawiedliwym i efektywnym podziale obowiązków. Wszystkie te elementy – jeżeli zostaną wprowadzone prawidłowo – pozytywnie wpłyną na współpracę wewnątrz zespołu, a nawet mogą zmniejszyć rotację pracowników.
Podsumowanie
Systemy zarządzania ryzykiem w firmach to rozwiązania, które pozwalają wykryć, przeanalizować, a następnie zaradzić ryzykom, z jakimi mierzy się przedsiębiorstwo. Prawidłowo wdrożony ERM pozwala zaoszczędzić środki firmy oraz usprawnić procesy biznesowe – wszystko dzięki uporządkowanemu podejściu do potencjalnych zagrożeń i ryzykownych decyzji.
