System POS, terminal POS, materiały POS – czym są?
Równolegle funkcjonują co najmniej trzy warianty terminu POS: system POS, terminal POS oraz materiały POS. Żeby uniknąć niedopowiedzeń, zacznijmy od wyjaśnienia każdego z nich.
Systemy kasowe POS – nowoczesne zarządzanie sprzedażą
Systemem POS nazywamy zbiorczo oprogramowanie oraz urządzenia służące do monitorowania transakcji sprzedaży. Wyposażone są one w szereg funkcji niezbędnych do prowadzenia handlu detalicznego. Kluczem do efektywnego wykorzystania systemu POS jest połączenie wszystkich tych funkcji, dzięki czemu Twój sklep, restauracja czy punkt usługowy może działać maksymalnie efektywnie.
Systemy POS mogą przyjąć formę oprogramowania stworzonego z myślą o tradycyjnych urządzeniach do obsługi płatności, takich jak terminale płatnicze. Istnieją jednak warianty POS – aplikacje napisane na tablety czy smartfony z systemem Android lub iOS. W połączeniu z drukarką fiskalną otrzymujemy wówczas w pełni funkcjonalną kasę fiskalną – bez konieczności zakupu fizycznego urządzenia.
Ważne!
Systemy POS wymagają zwykle płatności subskrypcyjnej. Mimo braku konieczności zakupu urządzenia, Twoja firma będzie więc ponosić stałe, miesięczne koszty. Dostawcy systemów point of sale z reguły udostępniają kilka form współpracy. Im dłuższy okres trwania umowy, tym niższa miesięczna kwota do zapłaty.
Terminale i aplikacje POS
Każdy terminal płatniczy jest terminalem POS. To urządzenia, które znamy z hoteli, stacji benzynowych czy dyskontów. Terminal płatniczy to właściwie system POS wbudowany w urządzenie. Jeżeli jednak przedsiębiorca zdecyduje się na zakup terminala fizycznego, nie będzie mógł “wyjąć” z niego oprogramowania, by zainstalować je na innym sprzęcie.
Na rynku dostępne są dwa rodzaje terminali:
- terminale stacjonarne – ich cechą jest konieczność stałego połączenia ze źródłem zasilania oraz internetem. Oznacza to, że nie musimy dbać o poziom akumulatora ani regularnie go ładować. Warto jednak pamiętać, że w razie przerw w dostawach energii elektrycznej potrzebne będzie zasilanie awaryjne – i to zarówno dla terminala, jak i routera. Bez dostępu do sieci terminal nie zadziała. Stacjonarne urządzenie to dobre rozwiązanie dla sklepów i stałych punktów usługowych. Do każdego terminala istnieje możliwość dokupienia pinpadów (także bezprzewodowych), dzięki którym klienci łatwiej dokonają zakupów.
- terminale mobilne – urządzenia wyposażone w akumulator. Dzięki wbudowanej baterii mogą działać bez podłączenia do prądu przez wiele godzin. Im bardziej zaawansowany model, tym więcej możliwości połączenia z siecią oferuje (Wi-Fi, GPRS/3G, Bluetooth). Z przenośnych terminali korzystają firmy kurierskie, restauracje czy przewoźnicy. To szczególnie dobre rozwiązanie, gdy chcesz umożliwić klientom restauracji płatność przy stoliku (na przykład w restauracyjnym ogródku).
Niekiedy do tej grupy zalicza się także aplikacje mobilne – wirtualne terminale online, które wymagają jedynie oprogramowania i smartfona lub tabletu. Wspomnieliśmy o nich wcześniej. Przewagą fizycznych terminali nad aplikacjami na telefony jest prostota urządzenia i mniejsza awaryjność. Aplikacje z kolei wygrywają uniwersalnością. Dzięki przekształceniu smartfona w terminal firma może umożliwić pracownikom wykonywanie szerokiego wachlarza zadań, wyposażając ich tylko w jedno urządzenie – służbowy telefon.
Materiały POS i marketing POS
Trzeci termin, który opisujemy, jest najmniej związany z tematem artykułu. Warto jednak o nim wspomnieć, by uniknąć pomyłek związanych z nazewnictwem.
Na materiały POS składają się wszystkie materiały reklamowe, których celem jest zwiększenie sprzedaży produktów lub usług bezpośrednio w punkcie sprzedaży (stąd point of sale). To wszelkiego rodzaju broszury z informacjami o produkcie czy promocji, plakaty, ulotki czy roll-upy. Słowem: fizyczne reklamy, rozmieszczone w punkcie sprzedaży lub jego bezpośrednim sąsiedztwie. Ich zadaniem jest zwrócenie uwagi klienta na reklamowany produkt – oczywiście po to, by dokonał zakupu od razu.
Marketing POS to z kolei wszystkie działania marketingowe, które wykorzystują posiadane materiały POS.
Systemy POS dla gastronomii, sklepów internetowych i nie tylko
Systemy POS wykorzystuje się w branży gastronomicznej, handlu detalicznym, a także w usługach. To kompleksowe oprogramowanie, które stanowi wielką pomoc dla prowadzących biznes. Przed systemami POS stoją zwykle dwa duże zadania – wsparcie sprzedawców w obsłudze klienta oraz zarządzanie danymi magazynowymi.
Oprogramowanie to ma jednak w zanadrzu sporo funkcji opcjonalnych, które mogą okazać się kluczowe dla Twojego biznesu. Sprawdź, jakie możliwości daje Twojej firmie system point of sale!
Oprogramowanie wspierające obsługę klienta
Jednym z najważniejszych zadań, do których wykorzystamy system POS, będzie obsługa klienta.
- Obsługa płatności – oprogramowanie POS umożliwia klientom skorzystanie z preferowanej formy płatności bezgotówkowej. Urządzenia wyposażone w najnowsze oprogramowanie obsługują płatności przy użyciu:
- kart płatniczych,
- płatności mobilnych (Apple Pay, Google Pay, BLIK),
- kuponów,
- kart flotowych,
- kart przedpłaconych,
- kart podarunkowych.
Część urządzeń i aplikacji umożliwia także obsługę płacenia offline, cyklicznie, w ratach oraz płatności odroczonych.
- Integracja z drukarką fiskalną – systemy POS umożliwiają integrację z drukarkami fiskalnymi, a co za tym idzie – wystawianie paragonów dla klientów.
- Skanowanie kodów kreskowych – to jedno z najbardziej podstawowych zadań systemów POS – przyspiesza obsługę klienta, ułatwia pracę sprzedawcom i zmniejsza ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego.
- Zarządzanie zamówieniami – systemy POS to nie tylko oprogramowanie do sprzedaży produktów w sklepie. Aplikacje te umożliwiają administrowanie zamówieniami złożonymi z wielu elementów, edytowanie wybranych produktów czy dzielenie płatności. To funkcja szczególnie przydatna w restauracjach, w których goście mogą wybierać różne dania i zmieniać ich skład (na przykład rezygnując z konkretnego składnika lub zamawiając dodatkowy). Dzielenie rachunku nada się z kolei do obsługi dużych grup klientów, którzy spędzają czas przy jednym stole, ale płatności dokonują osobno.
Zarządzanie danymi magazynowymi
- Stały dostęp do danych – funkcja, dzięki której obsługa punktu sprzedaży może zweryfikować stan magazynowy, sprawdzić czy zgadza się nazwa produktu lub poszukać innych wariantów (np. większego lub mniejszego rozmiaru odzieży). W przypadku sieci sklepów integracja ta umożliwia sprawdzenie stanów magazynowych także w pozostałych sklepach lub w magazynie centralnym. To przydatna funkcja, dzięki której łatwiej zatrzymać klienta. Nawet, jeśli upatrzony produkt nie jest dostępny, sprzedawca może zaproponować sprowadzenie go z innego sklepu lub zorganizowanie dostawy do domu.
- Pełna historia produktów – systemy POS umożliwiają wgląd do historii towaru. W bazie danych znajdą się daty dostawy, przyjęcia na magazyn itp. Oprogramowanie odnotowuje także sprzedaż produktu, a w razie zwrotu pozwala wprowadzić produkt ponownie na stan.
- Generowanie i druk etykiet – dzięki wspomnianej już integracji z drukarką fiskalną oraz stałego połączenia z magazynem, system POS może łatwo wygenerować etykiety, którymi oznaczysz towary.
Raportowanie
Systemy POS oferują szereg funkcji umożliwiających śledzenie wyników finansowych oraz transakcji płatniczych.
- Generowanie raportów fiskalnych – większość systemów pozwala na stworzenie i wydruk raportów dobowych oraz okresowych (na podstawie podanego zakresu dat).
Inne funkcje systemów POS
Poza najistotniejszymi cechami POS, które wymieniliśmy powyżej, systemy te potrafią jeszcze więcej. Do pozostałych funkcji należą:
- Obsługa wielu walut – wraz z funkcją DCC (dynamic currency conversion – dynamiczny przelicznik walut). To rozwiązanie pozwala klientom na zapłatę we własnej walucie. Często taki sposób zapłaty jest korzystniejszy dla nich, z kolei sprzedawca pobiera prowizję od przewalutowania.
- Cashback – terminale płatnicze zintegrowane z kasami fiskalnymi umożliwiają konsumentom wypłatę gotówki w sklepie. Sprzedawcy, którzy udostępniają tę usługę swoim klientom, zarabiają na prowizji od każdej tego typu transakcji.
- Wpłata gotówki – część terminali wyposażona jest także w odwrotną funkcjonalność, w ramach której klienci mogą wpłacić gotówkę na kartę, korzystając ze sklepowego terminala.
- Doładowanie telefonu – terminal płatniczy można wykorzystać w celu doładowania konta powiązanego z telefonem komórkowym.
- Napiwki – dzięki tej funkcji terminal będzie przyjmował napiwki jako osobną część płatności, a dodatkowa kwota trafi do właściwej osoby, czyli pracownika, który jest zalogowany i aktualnie obsługuje urządzenie.
- Generowanie kodów QR – w myśl zasady, która nakazuje dać klientom jak najwięcej możliwości dokonania płatności, nowoczesne systemy POS umożliwiają wygenerowanie kodu QR, który przenosi do płatności. Choć rzadko wykorzystywana, ta opcja może przesądzić o pozyskaniu klienta – na przykład jeżeli standardowe płatności nie chcą zadziałać.
- Jeden terminal, wiele firm – w ramach wspierania mikroprzedsiębiorców, część producentów systemów POS umożliwia skorzystanie z usługi, w ramach której na jednym urządzeniu (np. terminalu) można stworzyć kilka profili. Każdy z tych profili może służyć innemu przedsiębiorcy, co umożliwia mikrofirmom prowadzenie działalności jednocześnie, zachowując całkowitą odrębność.
Kompleksowy system POS czy tradycyjna kasa fiskalna?
To jedno z najczęściej zadawanych wśród przedsiębiorców pytań. Nowoczesne systemy point of sale, choć oferują szeroki wachlarz funkcji, niespotykany w tradycyjnych kasach fiskalnych, nie są pozbawione wad.
Czy więc warto wybrać system sprzedażowy? Tak, o ile uświadomisz sobie dwa ważne aspekty z tym związane.
- Cena – systemy POS są znacznie droższe od kas fiskalnych. W większości przypadków jednak zakup kasy fiskalnej zamiast inwestycji we wdrożenie systemu POS będzie jedynie oszczędnością pozorną – a to z uwagi na bardzo ograniczoną funkcjonalność. Pamiętaj jednak, że planując uruchomienie systemu POS, możesz przy okazji sprawdzić, czy kwalifikujesz się do skorzystania z ulgi na terminal płatniczy.
- Szkolenia dla pracowników i uruchomienie nowego oprogramowania – obsługa systemów POS, choć z reguły intuicyjna, może sprawiać trudności osobom, które nie są przyzwyczajone do korzystania z tego rodzaju rozwiązań.
Mimo tych wątpliwości warto zainwestować zarówno czas, jak i środki w zaimplementowanie nowoczesnego POS w Twojej firmie. Mnogość funkcji, pełna integracja z magazynem, dostosowanie do panujących standardów i przepisów (zwłaszcza w kontekście obsługi wielu metod płatności bezgotówkowych) – to wszystko sprawia, że system POS jest rozwiązaniem lepszym – szczególnie dla firm, obsługujących wielu klientów lub posiadających więcej niż jeden punkt sprzedaży.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest system POS?
System POS (Point of Sale) to zbiorcza nazwa oprogramowania oraz urządzeń służących do monitorowania i zarządzania transakcjami sprzedaży, wyposażonych w funkcje potrzebne w handlu detalicznym.
Może przyjąć formę oprogramowania dla tradycyjnych urządzeń płatniczych albo aplikacji na tablety i smartfony z systemem Android lub iOS – w połączeniu z drukarką fiskalną taka aplikacja tworzy w pełni funkcjonalną kasę fiskalną bez konieczności zakupu fizycznego urządzenia.
Systemy POS działają zwykle w modelu subskrypcyjnym, więc firma ponosi stałe, miesięczne koszty (im dłuższa umowa, tym niższa miesięczna opłata).
Czym różni się system POS od terminala POS i materiałów POS?
Pod skrótem POS funkcjonują trzy różne pojęcia:
- System POS to oprogramowanie i urządzenia do zarządzania sprzedażą.
- Terminal POS to urządzenie płatnicze (znane np. ze sklepów i stacji benzynowych) – w praktyce system POS wbudowany na stałe w sprzęt, którego oprogramowania nie da się przenieść na inne urządzenie.
- Materiały POS to natomiast coś zupełnie innego: fizyczne materiały reklamowe w punkcie sprzedaży (broszury, plakaty, ulotki, roll-upy), a marketing POS to działania wykorzystujące te materiały.
Jakie są rodzaje terminali płatniczych?
Na rynku dostępne są dwa rodzaje terminali:
- Terminale stacjonarne wymagają stałego połączenia z zasilaniem i internetem – nie trzeba dbać o akumulator, ale w razie przerwy w dostawie prądu potrzebne jest zasilanie awaryjne (bez sieci terminal nie działa); sprawdzają się w sklepach i stałych punktach usługowych.
- Terminale mobilne mają wbudowany akumulator i mogą działać wiele godzin bez podłączenia do prądu, oferując różne sposoby łączności (Wi-Fi, GPRS/3G, Bluetooth); korzystają z nich firmy kurierskie, restauracje czy przewoźnicy, m.in. by umożliwić płatność przy stoliku. Do tej grupy zalicza się też aplikacje mobilne (wirtualne terminale) – fizyczne terminale wygrywają z nimi prostotą i mniejszą awaryjnością, a aplikacje uniwersalnością.
Jakie funkcje oferują systemy POS?
Systemy POS wykorzystuje się w gastronomii, handlu detalicznym i usługach, a ich dwa główne zadania to wsparcie obsługi klienta i zarządzanie danymi magazynowymi. W obszarze obsługi klienta oferują m.in.:
- obsługę płatności bezgotówkowych (karty, płatności mobilne jak Apple Pay, Google Pay i BLIK, kupony, karty flotowe, przedpłacone i podarunkowe),
- integrację z drukarką fiskalną,
- skanowanie kodów kreskowych,
- zarządzanie zamówieniami (w tym dzielenie rachunku).
W obszarze magazynu umożliwiają:
- stały dostęp do stanów (także w innych sklepach sieci),
- pełną historię produktów i generowanie etykiet,
- raportowanie fiskalne (raporty dobowe i okresowe).
Wśród funkcji dodatkowych znajdziemy m.in. obsługę wielu walut (DCC), cashback, wpłatę gotówki na kartę, doładowanie telefonu, napiwki, generowanie kodów QR do płatności oraz obsługę kilku firm na jednym urządzeniu.
System POS czy tradycyjna kasa fiskalna – co wybrać?
System POS oferuje znacznie szerszy zakres funkcji niż kasa fiskalna, ale wiążą się z nim dwa aspekty do rozważenia.
Pierwszym jest cena – systemy POS są droższe od kas fiskalnych, choć zakup samej kasy bywa oszczędnością pozorną ze względu na jej ograniczoną funkcjonalność (planując wdrożenie POS, warto sprawdzić, czy kwalifikujesz się do ulgi na terminal płatniczy).
Drugim jest konieczność przeszkolenia pracowników i uruchomienia nowego oprogramowania, które bywa wyzwaniem dla osób nieprzyzwyczajonych do takich rozwiązań. Mimo to system POS jest zwykle rozwiązaniem lepszym – zwłaszcza dla firm obsługujących wielu klientów lub prowadzących więcej niż jeden punkt sprzedaży.
Czy system POS może zastąpić kasę fiskalną?
Tak – system POS w formie aplikacji na smartfon lub tablet, połączony z drukarką fiskalną, tworzy w pełni funkcjonalną kasę fiskalną, bez potrzeby kupowania osobnego fizycznego urządzenia. Systemy POS integrują się z drukarkami fiskalnymi, co pozwala wystawiać klientom paragony generować raporty fiskalne (dobowe i okresowe). Dzięki temu jedno rozwiązanie łączy funkcje kasy fiskalnej z szerszymi możliwościami zarządzania sprzedażą i magazynem.
