W jakiej sytuacji możesz zawiesić działalność gospodarczą?
W teorii wstrzymać działanie firmy możesz w każdym momencie – gdy tylko uznasz to za korzystne. Istnieje jednak jeden, dość poważny, wyjątek: nie możesz zatrudniać pracowników.
Jeśli więc w Twojej firmie pracują osoby zatrudnione na umowę o pracę, a chcesz zawiesić działalność, najpierw musisz rozwiązać umowy zawarte z pracownikami. Weź jednak pod uwagę, że jeśli planujesz zwolnienia grupowe, musisz uprzednio poinformować o tym fakcie Powiatowy Urząd Pracy. Przygotuj się też na konieczność umotywowania tego ruchu.
Jeśli jednak nie zatrudniasz nikogo, zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie wiąże się z wieloma formalnościami. Co więcej, możesz zawiesić firmę ile razy chcesz i to bezterminowo. Pamiętaj jednak, że zawieszenie nie może trwać krócej niż 30 dni.
Jak zawiesić i wznowić działalność gospodarczą?
Właściwie jedyną czynnością konieczną do zawieszenia działalności jest zgłoszenie tego zamiaru do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Możesz to oczywiście zrobić online, korzystając z formularza dostępnego na stronie biznes.gov.pl. Jeżeli wolisz rozwiązania tradycyjne, możesz także wysłać list lub załatwić sprawę osobiście, we właściwym urzędzie miasta, gminy lub dzielnicowym.
We wniosku musisz zawrzeć datę, od której następuje zawieszenie działalności (możesz wpisać datę wsteczną, aktualną lub późniejszą). Dzień wznowienia działalności nie musi być określony, ponieważ od 2018 roku zawieszenie może być bezterminowe.
Wznowienie działalności gospodarczej odbywa się tak samo – wystarczy złożyć odpowiedni wniosek w CEIDG.
Wszelkie czynności związane z zawieszeniem działalności są bezpłatne, chyba że skorzystasz z pośrednictwa pełnomocnika. Wówczas zapłacisz 17 zł z tego tytułu.
Ważne!
Jeżeli prowadzisz spółkę cywilną, proces jest nieco bardziej złożony – należy najpierw zgłosić zawieszenie do GUS oraz REGON. Kolejnym krokiem jest wypełnienie formularza NIP-2 i wysłanie go do urzędu skarbowego. Dopiero po wykonaniu tych czynności możesz potwierdzić zawieszenie w CEIDG – zrobisz to już po dniu, w którym spółka została zawieszona.
Zawieszenie działalności gospodarczej a pracownicy
Jeżeli zatrudniasz pracowników na umowę zlecenie lub umowę o dzieło, nie wpływa to w żaden sposób na możliwość zawieszenia działalności gospodarczej. Jeśli jednak Twoja firma zawarła z choć jedną osobą umowę o pracę lub zatrudnia pracowników na zasadzie powołania, wyboru lub mianowania, musisz najpierw rozwiązać wszystkie umowy.
Pamiętaj też, by wykreślić z rejestru ubezpieczeń wszystkich zwolnionych pracowników. Musisz to zrobić najpóźniej 7 dni od momentu, w którym ustał stosunek pracy.
Ważne!
Jeżeli osoba, którą zatrudniasz, przebywa obecnie na:
- urlopie macierzyńskim,
- urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- urlopie rodzicielskim,
- urlopie wychowawczym,
możesz zdezaktywować działalność.
Weź pod uwagę także konieczność złożenia zawiadomienia o przyczynach zwolnień grupowych w powiatowym urzędzie pracy, właściwym dla Twojej firmy. W zawiadomieniu tym należy wyszczególnić:
- przyczyny zwolnienia,
- liczbę zatrudnionych pracowników,
- grupy zawodowe pracowników zatrudnionych oraz wyznaczonych do zwolnienia,
- termin planowanego zwolnienia,
- kolejność zwalniania pracowników,
- zamiary dotyczące rozwiązania stosunku pracy w związku ze zwolnieniem (czy firma planuje odprawy, na jakiej podstawie zwalnia pracowników, czy stosunek pracy ma ustać od razu itp.).
Zawieszona działalność – co ze składkami?
Kluczową korzyścią, płynącą z zawieszenia działalności gospodarczej, jest brak konieczności odprowadzania składek ZUS. Dzieje się to automatycznie – nie musisz kontaktować się z ZUS – informacje z CEIDG trafią do Zakładu bezpośrednio po wpłynięciu Twojego wniosku.
Monitorowanie i kontrolowanie ryzyka
Po wdrożeniu działań naprawczych konieczne jest regularne i szczegółowe monitorowanie ryzyka. Należy sprawdzać, czy uruchomione zabezpieczenia spełniają swoje funkcje oraz czy prawdopodobieństwo realizacji ryzyka zwiększa się, czy raczej zmniejsza.
Ważne!
Jeżeli Twoja firma zatrudniała pracowników przed zawieszeniem działalności, musisz wyrejestrować ich z ZUS w terminie do 7 dni od momentu ustania stosunku pracy. Aby to zrobić, skorzystaj z formularza ZUZ ZWUA. Pamiętaj, żeby jako dzień wyrejestrowania podać datę o jeden dzień późniejszą niż data rozwiązania stosunku pracy. Jeśli więc stosunek pracy ustaje 16 maja, pracownik powinien być wyrejestrowany ze składek od 17 maja.
Upewnij się też, że pamiętasz o wyrejestrowaniu z ZUS wszystkich członków rodzin pracowników. Należy tego dokonać na osobnym formularzu – ZUS ZCNA.
Brak składek to także brak ubezpieczenia zdrowotnego – jeżeli więc zamierzasz zachować prawo do korzystania ze świadczeń zdrowotnych podczas gdy Twoja firma będzie zawieszona, musisz zgłosić się do ubezpieczenia NFZ dobrowolnie, o ile nie posiadasz ubezpieczenia z innego tytułu.
W którym momencie najlepiej zawiesić działalność?
Choć możesz wstrzymać działalność w każdym momencie, pamiętaj, że jeśli zrobisz to – na przykład – w połowie miesiąca, składkę zdrowotną zapłacisz za cały miesiąc. Inaczej jest ze składką ZUS – tę zapłacisz jedynie za dni, w których działalność wciąż była aktywna.
Przykład
Pani Teresa prowadzi sezonową działalność, którą zawiesza zwykle pomiędzy listopadem a marcem. Jeżeli pani Teresa zgłosi wstrzymanie wykonywania działalności gospodarczej od 10 listopada do 10 marca następnego roku, będzie musiała zapłacić składkę zdrowotną za cały listopad oraz za cały marzec.
Zdecydowanie korzystniejszym rozwiązaniem będzie dla niej zawieszenie działalności wraz z ostatnim dniem października – dzięki temu uniknie płacenia składek za listopad.
Jakie czynności możesz wykonywać, gdy Twoja firma jest zawieszona?
Zawieszenie działalności sprawia, że nie możesz prowadzić działalności gospodarczej ani osiągać przychodów z tego tytułu. Nie oznacza to jednak, że nie możesz już wykonywać żadnych czynności związanych z Twoją firmą.
Co możesz robić w trakcie zawieszenia?
- przyjmować należności powstałe przed datą wstrzymania działalności,
- osiągać dochody związane z wykonywaniem usług lub dostawą produktów, które miały miejsce przed zawieszeniem,
- sprzedawać wyposażenie i środki trwałe, firmy,
- regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem,
- zabezpieczać źródła przychodów,
- powoływać lub odwoływać zarządcę sukcesyjnego.
Co więcej – zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia z wszystkich czynności – wciąż jest sporo z nich pozostaje Twoim obowiązkiem. Przygotuj się więc, że w czasie, gdy firma jest nieaktywna, musisz uczestniczyć w ewentualnych kontrolach, składać coroczne sprawozdanie finansowe, prowadzić księgowość, opłacać należności publiczno-prawne (np. podatki od pojazdów czy nieruchomości) oraz uczestniczyć w postępowaniach dotyczących Twojej firmy.
O czym jeszcze warto pamiętać?
Na koniec opiszemy jeszcze kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, jeżeli planujesz wstrzymanie działalności gospodarczej. Sprawdź, co zawieszenie oznacza w kontekście podatków, księgowości czy amortyzacji.
Podatki PIT, CIT, VAT
W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie odprowadza podatku dochodowego – niezależnie od tego, czy rozlicza się na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym czy ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Oczywiście jeżeli obowiązek zapłaty zaliczki na podatek dochodowy lub ryczałtu powstanie przed zawieszeniem działalności, należy opłacić podatek zgodnie ze standardowymi zasadami.
Przedsiębiorcy, korzystający z karty podatkowej, nie opłacają podatku podczas zawieszenia, jednak jeżeli początek okresu wstrzymania przypada później niż 1. dnia miesiąca, a koniec wcześniej niż ostatniego dnia miesiąca, należy opłacić pozostałą kwotę podatku, proporcjonalnie do liczby dni, w których działalność była aktywna.
Przykład
Pan Hubert rozlicza się kartą podatkową, a jego miesięczny podatek wynosi 420 zł. Przedsiębiorca zawiesił firmę 15 października, co oznacza, że musi zapłacić podatek za pierwsze 14 dni października. Aby to zrobić, musi od pełnej kwoty podatku odjąć 1/30 należności za każdy dzień, w którym firma nie była aktywna.
Skoro pełny, miesięczny podatek to 420 zł, za 1/30 należności należy przyjąć kwotę 14 zł. Pan Hubert musi więc od 420 zł odjąć 238 zł (14×17), co daje kwotę należności równą 182 zł.
W kontekście podatku VAT sprawa jest prostsza – gdy firma jest zawieszona, nie musisz składać deklaracji JPK_V7M ani JPK _V7K. Pamiętaj jednak, że zwolnienie dotyczy pełnych okresów rozliczeniowych – wciąż musisz więc złożyć deklarację uwzględniającą miesiąc lub kwartał, w którym firma działała – nawet jeśli był to tylko jeden dzień. To kolejny powód, dla którego najkorzystniej jest zawiesić działalność w pierwszym dniu nowego miesiąca lub kwartału.
Księgowość
Zawieszenie nie zwalnia z prowadzenia księgowości. Jeżeli więc w uzyskujesz przychód w tym okresie – na przykład ze sprzedaży własnych środków trwałych lub z należności, które powstały przed zawieszeniem, musisz ewidencjonować te przychody.
Twoja firma, choć funkcjonująca w zawieszeniu, może ponosić koszty, których celem jest zabezpieczenie źródła przychodu, uniknięcie straty lub pokrycie zobowiązań finansowych zaciągniętych w czasie, gdy działalność była aktywna. Mowa o kosztach takich jak czynsze, podatki od nieruchomości, opłaty za serwer czy domenę, opłaty za pojazdy, ubezpieczenia czy raty leasingowe.
Nawet przedsiębiorcy, korzystający z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, muszą prowadzić księgowość w czasie zawieszenia. Co prawda nie uwzględniają oni kosztów uzyskania przychodu, ale powinni ewidencjonować przychody z należności i sprzedaży aktywów.
Rozliczenie roczne
Jeżeli na koniec roku Twoja działalność wciąż jest zawieszona, nie zmienia to faktu, że masz obowiązek złożenia zeznania rocznego, zgodnie ze standardowymi terminami:
- dla podatników, korzystających ze skali podatkowej lub podatku liniowego: PIT-36 lub PIT-36L należy złożyć do 30 kwietnia,
- dla podatników, rozliczających się ryczałtem: PIT-28 należy złożyć do ostatniego dnia lutego,
- dla użytkowników karty podatkowej: formularz PIT-16A należy złożyć do 31 stycznia.
Ważne!
Rozliczenie roczne należy złożyć nawet, jeżeli przez cały rok Twoja działalność nie osiągnęła żadnego przychodu.
Amortyzacja
Jeżeli zawieszasz działalność gospodarczą, utracisz możliwość amortyzowania aktywów, ponieważ przestaną być używane na potrzeby firmy w okresie zawieszenia.
Przykład
Pani Matylda zawiesiła w kwietniu działalność gospodarczą – mała cukiernię. W ramach prowadzonej firmy, pani Matylda amortyzuje samochód osobowy, z którego korzystała w celu rozwożenia ciast, tortów i deserów do klientów.
Ostatni odpis amortyzacyjny będzie miał miejsce w kwietniu. Jeżeli pani Matylda zdecyduje się wznowić działalność, będzie mogła kontynuować realizowanie odpisów amortyzacyjnych od miesiąca następującego po miesiącu, w którym firma zostanie aktywowana.
Podsumowanie
Samo zawieszenie działalności gospodarczej to stosunkowo prosty proces, jednak wymaga odpowiedniego przygotowania – zwłaszcza, jeśli zatrudniasz pracowników na umowę o pracę. Dzięki zawieszeniu działalności unikniesz kosztów związanych z prowadzeniem firmy w okresie, w którym nie możesz lub nie chcesz świadczyć usług lub dostarczać produktów.
Zawieszenie działalności to dobre rozwiązanie, dzięki któremu przetrwasz trudny okres, przygotujesz się do zmiany profilu działalności lub skupisz się na poszerzaniu kompetencji. Dzięki zawieszeniu unikniesz też wielu formalności związanych z zakładaniem firmy. Wznowienie wykonywania działalności gospodarczej jest szybsze i prostsze, niż zakładanie nowej firmy – wystarczy złożyć w CEIDG wniosek o wznowienie działalności.
