Refakturowanie kosztów zakupu towarów i usług

Księgowość
Dodane: 15 czerwca 2022

Gdy między kontrahentami dochodzi do zawarcia transakcji, zwykle towarzyszy jej wystawienie faktury VAT – w ten sposób sprzedający dokumentuje sprzedaż, a kupujący otrzymuje jej potwierdzenie wraz z niezbędnymi informacjami, takimi jak data zawarcia transakcji, kwota do zapłaty czy termin płatności.

Zdarza się jednak, że kupujący jest jedynie pośrednikiem pomiędzy sprzedającym a osobą czy podmiotem, który faktycznie będzie korzystać z zakupionej usługi czy – rzadziej – towaru. W takiej sytuacji kupujący może chcieć skorzystać z refakturowania.

W niniejszym poradniku odpowiemy na kilka pytań:

Zapraszamy do lektury!

 

Refakturowanie – co to jest?

Refakturowanie kosztów zakupu to innymi słowy przeniesienie kosztów na podmiot, na rzecz którego działa kupujący. Co istotne – osoba pośrednicząca w zakupach nie może przy tym nałożyć marży na transakcję, ponieważ kwota na refakturze musi być taka sama jak kwota z pierwotnego dokumentu.

Oczywiście typowe pośredniczenie w transakcji to nie jedyna okoliczność, w której refakturowanie okazuje się wygodną, a czasem wręcz konieczną pomocą.

Inną sytuacją, w której przedsiębiorcy regularnie korzystają z refakturowania jest wynajem nieruchomości takich jak biura czy magazyny. Właściciel lokalu otrzymuje faktury od dostawców energii elektrycznej czy gazu, a następnie może je refakturować na najemcę – nazywamy to refakturowaniem mediów. Dzięki takiemu podejściu właściciel nieruchomości nie traci kontroli nad zużyciem mediów w lokalu, który do niego należy, ale też nie musi zaprzątać sobie głowy płatnościami – refakturowanie sprawia, że mogą je umieścić sami zainteresowani.

W dużym skrócie zatem refakturowanie można pojmować jako odsprzedaż towaru lub usługi podmiotowi trzeciemu – właściwemu nabywcy.

WAŻNE!


Choć pojęcie refakturowania przyjęło się w praktyce, próżno szukać takiego określenia w polskim prawie podatkowym. Na chwilę obecną refakturowanie pozostaje mechanizmem umownym, choć bardzo często stosowanym przez przedsiębiorców.

 

Jakie usługi i towary można refakturować?

Jak już wspomniałem w przykładzie powyżej, refakturować można niemal każdą usługę czy towar: nikogo nie zaskoczy refakturowanie energii elektrycznej czy pozostałych mediów. Częściej jednak przedsiębiorcy decydują się na refakturowanie kosztów zakupu usług niż towarów.

Przyczyna jest prosta: rzadziej dochodzi do sytuacji, w której pośredniczy się w zakupie towarów w sposób wymagający refakturowania – jeżeli już mamy do czynienia z pośrednictwem w zakupach (na przykład nieruchomości czy pojazdu), ostateczne dokumenty dotyczące kupna podpisuje zazwyczaj bezpośredni nabywca lub pełnomocnik, a nie pośrednik. Jego rola ogranicza się najczęściej do doradztwa i konsultacji przed i podczas procesu zakupowego.

 

Refakturowanie a podatki

Elementem, który budzi najwięcej wątpliwości – zwłaszcza wśród przedsiębiorców, którzy nie mieli dotąd okazji korzystać z mechanizmu refakturowania – jest księgowanie refaktur. Jak właściwie refakturowanie usług wpływa na obowiązek podatkowy? Czy w każdej sytuacji należy podjąć takie same kroki?

Moment powstania obowiązku podatkowego

Tym, co nastręcza przedsiębiorcom wielu trudności, jest fakt braku występowania pojęcia refakturowania w prawie podatkowym – nie odnosi się do niego żadna ustawa czy rozporządzenie. Wynikają z tego problemy związane na przykład z ustaleniem właściwego momentu powstania obowiązku podatkowego. Skąd więc wiemy, jak przejść przez proces refakturowania?

W związku z brakiem jednoznacznego wskazania w przepisach, praktyką stało się stosowanie w tym przypadku zasad ogólnych – obowiązek podatkowy więc powstaje w momencie, w którym usługa została wykonana (lub towar dostarczony).

Praktyka i zwyczaj to jednak nie to samo, co twardy przepis, który z powodzeniem można stosować i odwoływać się do niego w niejednoznacznych sytuacjach – znane są bowiem interpretacje podatkowe, które wskazywały na inny moment powstania obowiązku podatkowego w kontekście refakturowania – na przykład datę wystawienia faktury.

Jeżeli więc w toku działań biznesowych pojawia się konieczność refakturowania zakupu towarów lub usług, warto przed podjęciem dalszych kroków wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.

Refakturowanie a podatek PIT / CIT

Podobnie jak w przypadku podatku od towarów i usług, także w stosunku do podatku dochodowego w kontekście refakturowania stosuje się zasady ogólne. Tak samo jednak, w wyjątkowo nieprecyzyjnych i budzących wątpliwości sytuacjach, warto dla pewności wystąpić do Krajowej Izby Sądowej o indywidualną interpretację podatkową.

Refakturowanie przez nievatowca

Problem we właściwej interpretacji może sprawić także sytuacja, w której refakturowania dokonuje podatnik niebędący vatowcem. Pomocny w tym przypadku okazuje się art. 43 ustawy o VAT, który mówi o tym, kiedy podatnik może być zwolniony z podatku VAT. Wiemy też, że zwolnienie to dotyczy całej sprzedaży, z czego możemy wysnuć wniosek, że także refakturowania – które jest częścią sprzedaży.

Konkluzja jest więc taka, że refakturowanie towarów lub usług przez podatnika niebędącego płatnikiem podatku VAT nie obejmuje tego podatku. To ważne, ponieważ nawet, jeżeli usługodawca czy dostawca towaru odprowadza podatek VAT i wystawił fakturę z uwzględnionym podatkiem od towarów i usług, przedsiębiorca niebędący vatowcem może wystawić refakturę bez VAT.

 

Jak uzyskać indywidualną interpretację podatkową?

Możliwości jest kilka: wniosek składany elektronicznie, pocztą na adres Krajowej Izby Skarbowej czy osobiście – w siedzibie KIS.

Oczywiście najłatwiej i najszybciej indywidualną interpretację podatkową uzyskasz składając wniosek przez internet i logując się Profilem Zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na stronie internetowej Krajowej Izby Skarbowej.

Aby uzyskać indywidualną interpretację podatkową, kliknij w powyższy link, pobierz stamtąd odpowiedni wniosek (ORD-IN, ORD-WS lub ORD-OG), wypełnij go, a następnie opłać wydanie interpretacji podatkowej. Koszt operacji wynosi 40 zł za każdy opis stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego – możesz zadać kilka pytań w jednym wniosku lub opisać kilka sytuacji; za każdą z nich trzeba jednak zapłacić. Opłatę należy uiścić przed złożeniem wniosku, ponieważ dowód wpłaty musi być dołączony do zgłoszenia.

WAŻNE!


Na indywidualną interpretację podatkową możesz czekać nawet do 3 miesięcy. Gotowa interpretacja trafi do skrzynki na Twoim profilu ePUAP lub otrzymasz ją pocztą, jeżeli taką opcję wskażesz we wniosku.

 

Przykłady interpretacji podatkowych dotyczących refakturowania:

W rządowej wyszukiwarce interpretacji podatkowych Eureka dostępne są podglądy interpretacji, które mogą pomóc we właściwym zrozumieniu sytuacji, w jakiej znajduje się Twoja firma. Zanim więc wyślesz wniosek o wydanie interpretacji sprawdź, czy podobny problem nie został już zgłoszony wcześniej przez innego przedsiębiorcę i czy nie jest dostępne korzystne bądź niekorzystne rozwiązanie dla Twojej firmy.

Oto kilka przykładów interpretacji podatkowych związanych z refakturowaniem – kliknij w jeden z odnośników, by poznać interpretację Krajowej Izby Skarbowej:

Powyższe interpretacje mogą okazać się pomocne – jeżeli jednak nadal nie masz pewności co do tego, jak zaksięgować refakturowanie, zwróć się z prośbą o wydanie interpretacji do KIS. Pamiętaj jednak, ile trzeba czekać na informację zwrotną!

 
 
Czytaj także:
Termin odliczenia VAT z faktur
Faktura proforma a faktura VAT
Terminy wystawiania faktur

Zobacz naszą ofertę

Zobacz pozostałe porady

Podatek VAT - czy warto być jego płatnikiem?

Czy warto być VATowcem?

Zakładasz firmę i nie wiesz, czy warto być VATowcem? Sprawdź, w jakich sytuacjach odprowadzanie podatku VAT może być opłacalne dla Twojej firmy!

Czytaj więcej
Paragon może pełnić rolę faktury uproszczonej - sprawdź, gdzie znajdziesz jej numer

Gdzie jest numer faktury na paragonie?

Paragon można w określonych warunkach traktować jak fakturę VAT. To właśnie nazywamy fakturą uproszczoną. Dowiedz się, gdzie jest numer faktury na paragonie!

Czytaj więcej
Podatek PIT i różne rodzaje deklaracji

Rodzaje pitów – ile mamy różnych formularzy PIT?

Choć mówiąc o rocznej deklaracji podatkowej mamy na myśli zazwyczaj formularz PIT-37 lub PIT-36, istnieje wiele innych rodzajów formularzy. Sprawdź, kiedy należy je stosować!

Czytaj więcej