Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacją nazywamy zastępowanie ręcznie wykonywanych, powtarzających się czynności, schematami działań, sterowanymi przy użyciu zaawansowanych systemów informatycznych. Automatyzacją w pierwszej kolejności obejmuje się procesy kluczowe dla działalności firmy, a jej celem jest usprawnienie działań, zwiększenie zysków przedsiębiorstwa, a także komfortu pracy osób zatrudnionych.
W stosunku do automatyzacji procesów biznesowych korzysta się często ze skrótu BPA – pochodzi on od angielskiego terminu Business Process Automation.
BPA (Business Process Automation) – Inwestycja w przyszłość
Zamiana żmudnych, ręcznych procesów, na nowoczesne, w pełni zautomatyzowane sekwencje działań to zadanie wymagające zaangażowania środków oraz wiedzy wdrażających. Zajmują się tym przedsiębiorstwa, dysponujące specjalistami ds. automatyzacji. Choć koszty wdrożenia złożonych systemów informatycznych mogą okazać się duże, raz zautomatyzowany proces biznesowy przynosi wiele korzyści. Dlatego właśnie proces automatyzacji należy traktować jak długoterminową inwestycję.
Wokół BPA nie działoby się tak wiele, gdyby nie fakt, że przynosi ono szereg konkretnych korzyści. Firmy coraz chętniej inwestują w automatyzację, co potwierdzają odpowiedzi ankietowanych w raporcie State of Process Orchestration (2023) – aż 91% respondentów zapowiedziało, że ich przedsiębiorstwa mają zamiar zwiększyć inwestycje w automatyzację w latach 2024-2025. Rok wcześniej na podobne pytanie twierdząco odpowiedziało 88% pytanych. Rosnące zainteresowanie wynika nie z chęci wypróbowania nowych technologii, a z czystej kalkulacji – automatyzacja daje efekty.
Masz uprawnienia do skorzystania z ulgi na start, jeżeli spełniasz wszystkie trzy warunki:
- po raz pierwszy prowadzisz działalność albo otwierasz firmę po co najmniej 5 latach od zawieszenia lub zamknięcia poprzedniej,
- jesteś osobą fizyczną – prowadzisz działalność jednoosobową lub jesteś wspólnikiem spółki cywilnej,
- nie pracujesz na rzecz byłego pracodawcy, u którego pracowałeś na etacie w tym lub poprzednim roku kalendarzowym.
Warunki spełnione? To znaczy, że można korzystać z Ulgi na start, która przynosi nowym przedsiębiorcom szereg korzyści.
Ważne!
Wraz z terminem automatyzacji procesów biznesowych – często występuje jeszcze jeden – orkiestracja procesów biznesowych. W sieci znajdziemy wiele definicji tych terminów, jednak najczęściej wskazywaną różnicą pomiędzy nimi jest to, że automatyzacją nazywamy usprawnianie pojedynczych zadań, składających się na większy proces, z kolei orkiestracja skupia się na optymalizacji i synchronizacji zautomatyzowanych procesów. W dużym uproszczeniu można więc uznać, że orkiestracja jest kolejnym – po automatyzacji – etapem procesu optymalizacji działań w firmie.
Robotic Process Automation (RPA)
W języku angielskim spotykamy się także ze skrótem RPA – Robotic Process Automation. Tłumaczy się go często jako zrobotyzowaną automatyzację procesów. Termin ten oznacza programowanie cyfrowych robotów, które odpowiedzialne są za wykonywanie konkretnych, pojedynczych zadań w sposób zbliżony do działania ludzkiego. Boty odwzorowują zachowania pracowników, korzystając z tych samych narzędzi – aplikacji, paneli zarządzających itp. Dzięki temu wdrożenie RPA jest z reguły tańsze – nie wymaga tworzenia systemów do obsługi, ponieważ używa tych, które do tej pory wykorzystywało przedsiębiorstwo.
Jakie korzyści przynosi automatyzacja procesów biznesowych?
Krócej
Uproszczenie skomplikowanych czynności sprawia, że ich wykonanie zajmuje mniej czasu – to korzyść, którą zwykle obserwuje się jako pierwszą. Wystawienie faktury w 5 sekund zamiast minuty robi wrażenie, ale poważnie robi się dopiero, gdy pomnożymy ten wynik przez liczbę faktur wystawianych w każdym miesiącu.
Bardziej wydajnie
Dobrze zaplanowany proces, poddany automatyzacji, pozwoli uniknąć “wąskich gardeł“, czyli sytuacji wywołujących przestoje w pracy. Co więcej, maszyny – na przykład na linii produkcyjnej – mogą pracować dłużej i bardziej intensywnie niż ludzie, a do ich nadzoru niepotrzebna jest aż tak liczna załoga. W skrajnych przypadkach robotyzacja umożliwia wykonywanie niektórych czynności bez przerw – także nocą i w weekendy.
Poprawniej
W ślad za krótszym czasem wykonywania niektórych czynności idą kolejne benefity, takie jak znaczące zmniejszenie częstotliwości występowania tzw. błędu ludzkiego. Przekazanie procesu uzupełniania dokumentów w ręce maszyn sprawia, że – o ile dysponują one poprawnymi danymi, a na etapie programowania systemu nie popełniono błędu ludzkiego – są w stanie przeprocesować dane szybciej i bez pomyłek. Uwalnia się w ten sposób czas pracowników, którzy mogą dzięki temu zająć się innymi, bardziej istotnymi zadaniami w swojej codziennej pracy.
Jedną z – docelowo obowiązkowych – metod automatyzacji jest zapowiadany od kilku lat Krajowy System e-Faktur. Choć formalnie już działa i chętne firmy mogą z niego korzystać, jego uruchomienie na skalę ogólnokrajową zostało przesunięte w styczniu 2024 na nieokreślony jeszcze termin w przyszłości.
Lepiej wykonywane czynności, związane z powtarzalnymi procesami oraz zautomatyzowana kontrola jakości mogą także zmniejszyć liczbę zwrotów i reklamacji i przyczynić się do lepszego postrzegania firmy przez klientów.
Lepiej dla pracowników
Wdrożenie automatyzacji nie musi oznaczać, że firma zacznie zwalniać masowo pracowników. Zamiast tego organizacje będą mogły uwolnić potencjał swoich zespołów dzięki temu, że pracownicy nie będą musieli wykonywać wciąż nudnych, żmudnych i czasochłonnych zajęć. W ich miejsce pojawią się ciekawsze zadania, które wpłyną także na satysfakcję odczuwaną z codziennej pracy.
Czy każda firma powinna automatyzować procesy?
Odpowiedź jest prosta: tak, jeżeli zmaga się z powtarzalnymi, czasochłonnymi i możliwymi do optymalizacji procesami w codziennym działaniu.
Choć nie sposób zautomatyzować procesu udzielania porad psychologicznych (każdy przypadek jest unikalny), nic nie stoi na przeszkodzie, by podjąć próbę automatyzacji procesów, związanych z obsługą pacjenta (szeregowanie wiadomości, katalogowanie dokumentacji w chmurze).
Automatyzację z powodzeniem zastosujemy:
- w procesach produkcyjnych – maszyny od lat składają elementy produktów czy prowadzą wstępną kontrolę jakości na liniach produkcyjnych,
- w procesach magazynowych – sprawdzanie kompletności zamówienia, etykietowanie, sortowanie,
- w procesach rekrutacyjnych – sortowanie i katalogowanie aplikacji, umawianie spotkań rekrutacyjnych (kalendarze online), tworzenie ankiet służących preselekcji kandydatów,
- w procesach sprzedażowych – wystawianie, a czasem też drukowanie faktur i pozostałych dokumentów, aktualizowanie stanów magazynowych i cen, wstępna obsługa reklamacji,
- w procesach związanych z analizą danych – tąpnięcia na rynkach, istotne zmiany dotyczące – na przykład – dostępności materiałów i tym podobne. Systemy informatyczne mogą na bieżąco przeszukiwać sieć pod kątem występowania wyselekcjonowanych tematów lub fraz kluczowych. Następnie są w stanie przygotowywać raporty, zawierające kluczowe informacje, które mogą przesądzić o zdobyciu przewagi konkurencyjnej.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów biznesowych nie tylko przyspiesza działania firmy, ale także ułatwia tworzenie ambitnych, długoterminowych planów na przyszłość. Nawet jeden w pełni zautomatyzowany proces jest w stanie zaoszczędzić tysiące roboczogodzin, a skala oszczędności (i zwiększonej efektywności) rośnie wraz z kolejnymi procesami, które zdecydujemy się usprawnić.
W najbliższych latach automatyzacja z pewnością okaże się trendem, którego większość przedsiębiorstw nie będzie mogła zlekceważyć – choćby z tego powodu, że konkurencja raczej nie będzie czekać.
