Na czym polega outsourcing – definicja
Gdy przed przedsiębiorcą pojawia się zadanie, którego nie potrafi zrealizować lub też jego wykonanie pochłonęłoby zbyt wiele czasu i środków, naturalnym krokiem często jest uzyskanie pomocy z zewnątrz. Zatrudnianie firm trzecich w celu wykonania konkretnego zadania lub zestawu zadań to praktyka co najmniej tak stara, jak sam biznes. Praktyka, która oddaje istotę outsourcingu do dziś. Jak jednak opisać outsourcing – zwłaszcza, że konkretnej definicji prawnej wciąż brakuje? W Polsce funkcjonuje dość ogólne wyjaśnienie tego terminu. W standardowym rozumieniu outsourcing (pochodzący od połączenia angielskich słów outside-resource-using) to powierzenie podmiotowi trzeciemu (na przykład firmie specjalistycznej) pewnego zakresu obowiązków firmy na podstawie umowy zawartej pomiędzy podmiotami.
Dlaczego warto wybrać outsourcing?
Firmy korzystają z outsourcingu z dwóch głównych powodów. Jednym z nich jest chęć ograniczenia wydatków firmowych. Wynajęcie podmiotu zewnętrznego w konkretnym celu – zwłaszcza jednorazowo – to zazwyczaj koszt znacznie niższy niż koszt zatrudnienia lub przeszkolenia pracownika. Drugim powodem jest często chęć zwiększenia efektywności i poprawy jakości wykonywanych zadań. Eksperci w danej dziedzinie będą realizowali odpowiadające im projekty szybciej i lepiej niż pracownicy, którzy nie mieli do tej pory do czynienia z tego rodzaju zadaniami – przynajmniej w teorii.
Outsourcing a polskie prawo
Zwięzłość i brak szczegółów w podanej wcześniej definicji wynika z prostego faktu. Otóż w polskim prawie pojęcie outsourcingu… nie istnieje. Termin ten pojawia się w orzeczeniach sądów (por. sygn. akt I PK 210/09, sygn. akt II Ka 125.20, sygn. akt II UK 103/18), ale definicja, jaką przytacza się w tym kontekście, wydaje się bazować na opisie sformułowanym przez Michała Trockiego. Badacz ten w publikacji o wiele mówiącym tytule Outsourcing: metoda restrukturyzacji działalności gospodarczej napisał, że outsourcing to wydzielenie ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego realizowanych przez nie funkcji i przekazanie ich do wykonania innym podmiotom gospodarczym.
Krótka analiza obu definicji wskazuje, że są one do siebie bardzo podobne i różnią się właściwie przede wszystkim brzmieniem. Obu brakuje jednak istotnych detali. Aby je poznać, należy przyjrzeć się rodzajom outsourcingu.
Umowa outsourcingowa – wzór
Porozumienia, których zawarcie jest jednym z warunków koniecznych, aby w ogóle móc mówić o outsourcingu, należą do umów nienazwanych. Próżno więc szukać oficjalnego wzoru do wypełnienia – zwłaszcza, że wiele elementów takiego dokumentu będzie indywidualnych, dopasowanych do ustaleń pomiędzy stronami.
Umowy outsourcingu tworzy się jednak często na podstawie umów nazwanych, takich jak umowa o dzieło. Tym, co odróżnia umowę o dzieło od umowy o outsourcing, będą więc zawarte w dokumencie elementy typowe dla outsourcingu. Jednym z nich jest sprecyzowana kwestia kontroli – firma, która korzysta z outsourcingu, nie może kontrolować pracowników, którzy świadczą usługi na jej rzecz. Pracownicy ci pozostają zatrudnieni przez swoich oryginalnych pracodawców i to przed nimi odpowiadają – także w czasie realizacji zlecenia wykonywanego poza typowym miejscem pracy.
Element ten jest niezwykle istotny, ponieważ odróżnia outsourcing od pracy tymczasowej, o czym więcej powiemy w dalszej części artykułu.
Co powinna zawierać umowa o outsourcing?
Oto lista najistotniejszych elementów, których nie może zabraknąć w żadnym porozumieniu:
Zacząć należy od standardowego określenia stron. W tej sekcji powinno się znaleźć miejsce na nazwy podmiotów, numery NIP/REGON, adresy miejsc prowadzenia działalności gospodarczej. Dla jasności przekazu warto jedną stronę umowy określić “Zlecającym outsourcing”, a drugą “Dostawcą usług outsourcingowych”.
Rdzeniem tego rodzaju porozumienia powinno być szczegółowe określenie, czym właściwie jest – w rozumieniu stron umowy – usługa outsourcingowa. Włącza się w to dokładny zakres zadań, jakie dostawca usługi podejmuje się realizować, kwestie raportowania, staranności, a także zastrzeżenie prawa (lub też jego braku) do powierzenia wykonania zlecenia innym osobom lub podmiotom.
W umowie outsourcingowej nie może zabraknąć punktu poświęconego zasadom poufności oraz odpowiedzialności za podejmowane działania oraz ewentualne zaniechania. Istotną kwestią jest też raportowanie działań – dobrą praktyką jest określenie częstotliwości oraz szczegółowości, z jaką przygotowywane są raporty.
Równie istotnym elementem umowy jest określenie sposobu świadczenia usług przez Dostawcę usług outsourcingowych.
Dokument powinien zawierać także informacje dotyczące czasu trwania umowy (dzień rozpoczęcia oraz zakończenia wykonywania usług) oraz określenie ewentualnych konsekwencji, wynikających z opóźnień i stwierdzonych nieprawidłowości.
Punktem stałym w umowie o outsourcing jest także sekcja dotycząca wynagrodzenia – jego wysokości, terminów oraz warunków wypłacania itp.
Powyższe elementy pojawią się w zdecydowanej większości umów outsourcingowych. Nie znaczy to jednak, że lista jest kompletna. W zależności od potrzeb stron biorących udział w transakcji, do dokumentu można dodać wiele innych punktów, takich jak określenie sposobu rozstrzygania sporów czy warianty rozwiązania umowy.
Rodzaje outsourcingu
Jako że znamy już podstawy, czas przejść do bardziej szczegółowego omówienia. Na najbardziej podstawowym poziomie outsourcing dzielimy ze względu na podmiot realizujący zlecone zadania:
Outsourcing wewnętrzny (kapitałowy) zachodzi, gdy firma tworzy specjalny podmiot (na przykład spółkę-córkę) w celu powierzenia jej pewnego zakresu obowiązków. W ten sposób firma dba o klarowny podział zadań, tworzy podwaliny pod poszerzanie kompetencji w przyszłości, jednocześnie zachowując kontrolę nad działaniami nowego podmiotu. Ten rodzaj usługi może okazać się bardzo kosztowny, ale jest rozwiązaniem długoterminowym, nastawionym na czerpanie zysków w przyszłości i przez długi okres.
Outsourcing zewnętrzny (kontraktowy) jest zdecydowanie częściej spotykany. To sytuacja, w której firma zleca realizację części projektów lub zadań w ramach projektu zewnętrznemu podmiotowi. W ten sposób przedsiębiorca optymalizuje koszty, a także oszczędza czas i może liczyć na rezultaty o wiele szybciej niż w przypadku, w którym zdecydowałoby się na budowę kompetencji wewnętrznie.
To jednak tylko jeden z możliwych podziałów. Aby dysponować pełnym obrazem, należy wniknąć w temat nieco głębiej i poznać szczegóły dotyczące outsourcingu pracowniczego i jego wariantów.
Outsourcing pracowniczy w firmie
Do tej kategorii zaliczyć możemy (na zasadzie podobieństwa) pracę tymczasową, bodyleasing oraz leasing pracowniczy.
Outsourcing a praca tymczasowa
Jednym z pojęć, które często mylone są z outsourcingiem, jest praca tymczasowa. Możemy ją odróżnić bez trudu dzięki regulacjom prawnym. Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych wprost definiuje, że praca tymczasowa to wykonywanie przez pracownika zatrudnionego przez agencję pracy tymczasowej na rzecz tzw. pracodawcy użytkownika, zadań:
- o charakterze sezonowym, okresowym, doraźnym lub
- których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika nie byłoby możliwe lub
- których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę użytkownika.
W teorii każdy z wymienionych wyżej warunków odpowiada także outsourcingowi pracowniczemu. Jest jednak pewna subtelna różnica. W ramach pracy tymczasowej pracownik, który wykonuje zlecenie dla pracodawcy użytkownika trafia pod jego kierownictwo i nadzór. To zaś oznacza, że jest podporządkowany pracodawcy użytkownikowi.
Outsourcing z kolei zakłada, że pracownik pozostaje zatrudniony w swojej macierzystej firmie. W związku z tym podlega nadzorowi i kontroli ze strony oryginalnego pracodawcy, a nie pracodawcy użytkownika.
To rozgraniczenie jest istotne z punktu widzenia ww. ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Jeżeli organy uznają bowiem, że działanie stron umowy nosi znamiona organizowania pracy tymczasowej, będzie to równoznaczne z pewnymi ograniczeniami.
Jakie to ograniczenia? Jednym z nich jest obowiązek prowadzenia ewidencji pracowników tymczasowych. Innym są obowiązujące limity czasowe – pracodawca użytkownik nie może korzystać z pracowników tymczasowych w nieskończoność.
Bodyleasing i leasing pracowniczy
Wkraczamy na grząski grunt pojęć, które są do siebie niemal bliźniaczo podobne. O wszystkim decyduje jednak wspomniane niemal. Różnice są drobne, choć – gdy już się je pozna – wyraźne. Sam outsourcing pracowniczy to pojęcie, które spotyka się relatywnie rzadko. Firmy operują często określeniami takimi jak bodyleasing (leasing pracowników) czy praca tymczasowa. Spróbujmy odróżnić je od siebie.
Pierwsze z pojęć stosuje się najczęściej w branży IT. Usługa bodyleasingu polega na “wypożyczeniu” pracownika na określony, często relatywnie krótki, czas z jednej firmy do drugiej. Bodyleasing występuje często w kontekście realizacji pojedynczego projektu, takiego jak wdrożenie nowego systemu w firmie-zleceniodawcy outsourcingu, zorganizowanie szkoleń dla pracowników itd.
Przykład
Firma ABC dysponuje szeroką kadrą specjalistów IT. Przedsiębiorstwo DEF potrzebuje doświadczonej osoby, która przeprowadzi wdrożenie nowego systemu wewnątrz firmy, a także przeszkoli personel i udzieli wsparcia w procesie. W tym celu przedstawiciel DEF zwraca się do Firmy ABC z zapytaniem dotyczącym bodyleasingu. Jeżeli strony dojdą do porozumienia, pracownik ABC przeniesie się na kilka miesięcy do DEF, by na miejscu realizować zadania zlecone przez kierownictwo DEF.
A co z leasingiem pracowniczym? Zasadniczo trudno wskazać różnicę pomiędzy bodyleasingiem a leasingiem pracowniczym – zwłaszcza, że pojęcia te stosuje się zamiennie nawet w sądach. Z pewnością jednak leasing pracowniczy to określenie, z którym częściej spotkamy się poza branżą IT.
Obie formy outsourcingu pracowniczego – leasing pracowniczy oraz bodyleasing są dopuszczalne w polskim prawie. Nie znajdziemy jednak stosownych przepisów, które w klarowny sposób zamkną temat – dysponujemy jednak przykładami orzecznictwa sądowego, w ramach którego outsourcing pracowniczy był wskazywany jako legalna forma optymalizacji.
Ważne!
W umowie leasingu pracowniczego (bodyleasingu) powinna pojawić się trzecia strona. Poza pracodawcą, który “użycza” pracownika oraz firmą korzystającą z outsourcingu, w dokumencie musi zostać wyszczególniony pracownik, który został wskazany do realizacji projektu w imieniu swojej firmy macierzystej.
Outsourcing a przejście zakładu pracy
Istotnym zagadnieniem jest także przejście zakładu pracy. To jeden z potencjalnych skutków prawnych, wynikających z zawarcia umowy outsourcingu, który szczegółowo określa art. 231 Kodeksu pracy.
Zgodnie z treścią ww. artykułu, jeżeli dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, pracodawca ten staje się stroną w dotychczasowych stosunkach pracy (por. art. 231. § 1 KP). W takiej sytuacji następuje zmiana pracodawcy – z insourcera na outsourcera przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości zatrudnienia pracownika.
Dotychczasowe orzeczenia sądów potwierdzają, że przejście zakładu pracy następuje w sytuacjach, w których z jednej firmy do drugiej przenosi się:
- składniki materialne biznesu (maszyny, pojazdy, nieruchomości),
- zadania dotyczące pracowników podlegających przejściu.
To właśnie ten drugi punkt wskazuje jasno, że zawarcie umowy outsourcingu pracowniczego może doprowadzić do przejścia zakładu pracy (w całości lub w części).
Ważne!
Przejście zakładu pracy nie musi być wyrażone wolą pracodawców (stron umowy outsourcingowej) – zachodzi ono automatycznie, gdy spełnione zostaną odpowiednie warunki.
Konieczne jest więc – przed zawarciem umowy – dokładne przeanalizowanie sytuacji i ocena okoliczności, aby uniknąć wywołania niechcianego skutku przejścia zakładu pracy.
Jak dokonać takiej oceny? To proces skomplikowany, bo zależny od wielu czynników, w tym indywidualnych – dotyczących stron umowy oraz ustaleń pomiędzy nimi. Warto jednak znaleźć przy okazji tej oceny odpowiedzi na kilka kluczowych pytań:
- Czy nastąpiło przejęcie składników majątkowych przedsiębiorstwa – zarówno materialnych jak i niematerialnych?
- Czy pracownicy, którzy podlegają przejściu są powiązani z zadaniami lub procesami, które przejmuje drugi pracodawca? W jakim zakresie?
- Czy profil działalności obu pracodawców (stron porozumienia) się pokrywa czy zachodzą w nich istotne różnice?
- Czy następuje przejęcie klientów jednego pracodawcy na rzecz drugiego?
- Czy pracownicy, którzy przechodzą do drugiego pracodawcy, będą podlegali jego kierownictwu czy pozostaną pod nadzorem oryginalnego pracodawcy?
Skutki przejęcia części zakładu pracy
Jeżeli doszło do przejścia części lub całości zakładu pracy, zdarzenie to pociągnie za sobą konkretne konsekwencje. Będzie to:
- zmiana pracodawcy przejmowanych pracowników przy zachowaniu ciągłości zatrudnienia,
- obowiązek poinformowania pracowników i/lub organizacji związkowych działających przy zakładach pracy o terminie, przyczynach i skutkach przejścia zakładu pracy dla pracowników,
- obowiązek poinformowania pracowników o ewentualnych zmianach warunków pracy,
- obowiązek zgłoszenia przejęcia pracowników do ZUS,
- obowiązek włączenia przejętych pracowników do PPK,
- obowiązek przejęcia akt osobowych przejętych pracowników od oryginalnego pracodawcy.
Wymienione powyżej obowiązki informacyjne należy spełnić w terminie minimum 30 dni przed dniem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.
Ważne!
W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części, pracownicy otrzymują prawo do rozwiązania stosunku pracy. Mogą zdecydować się na ten krok bezwarunkowo, z zachowaniem 7-dniowego uprzedzenia oraz w terminie 2 miesięcy od momentu, w którym zakład pracy lub jego część przeszedł na innego pracodawcę.
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca zachęcił pracowników do pozostania – na przykład oferując korzystną zmianę warunków zatrudnienia lub premię retencyjną.
W kontekście działań restrukturyzacji należy także pamiętać o tym, że samo przejście zakładu pracy lub jego części nie może być przez pracodawcę traktowane jako przyczyna wypowiedzenia stosunku pracy. Inaczej jest jednak w przypadku, gdy przejście zakładu wywoła konsekwencje organizacyjne (np. konieczność redukcji etatów). W takim przypadku pracodawca może wypowiedzieć umowy części pracowników.
Outsourcing pracowniczy – podsumowanie
Outsourcing, choć coraz bardziej popularny – zwłaszcza w branży IT – jest działaniem skomplikowanym prawnie. Orzecznictwo sądowe dopuszcza je, z czego skwapliwie korzysta wiele firm, jednak zanim Twoja firma zdecyduje się na ten ruch, warto szczegółowo przeanalizować wszystkie planowane ruchy, a także poświęcić sporo uwagi prawidłowemu sformułowaniu umowy i ocenie okoliczności, w jakich ma ona zostać zawarta.
Zaniedbania w tej materii mogą doprowadzić do bałaganu organizacyjnego i konieczności wyjaśniania wielu spornych kwestii z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, organizacjami związkowymi i wieloma innymi organami.