Co to jest spis z natury?
Spis z natury, zwany także inwentaryzacją lub remanentem, to dokładne przeliczenie i wycena należącego do firmy towaru oraz surowców. Jak sama nazwa wskazuje, spis z natury nie może opierać się na danych z programów do ewidencji stanów magazynowych – wszystkie towary należy przeliczyć ręcznie i zaprotokołować faktyczny stan posiadania.
Dzięki spisowi z natury, firma dysponuje informacjami dotyczącymi rzeczywistego stanu posiadania – w ten sposób może zweryfikować, czy w ciągu roku prawidłowo raportowano stany magazynowe, odkryć ewentualne nieprawidłowości, pomyłki czy kradzieże.
Głównym celem spisu z natury jest jednak ustalenie faktycznego dochodu przedsiębiorstwa – w KPiR do dochodu należy:
- dodać różnicę pomiędzy remanentem końcowym (z ostatniego dnia roku podatkowego) a remanentem początkowym (z pierwszego dnia roku podatkowego), jeżeli wartość spisu końcowego jest wyższa niż początkowego,
- odjąć różnicę pomiędzy remanentem początkowym a końcowym, jeżeli wartość spisu końcowego jest niższa niż początkowego.
Kogo dotyczy obowiązek sporządzania spisu z natury?
Cykliczny obowiązek przeprowadzania remanentu dotyczy przedsiębiorców, którzy prowadzą KPiR oraz rozliczają się skalą podatkową lub podatkiem liniowym.
Ważne!
Firmy, które rozliczają przychody, korzystając z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, nie mają obowiązku sporządzania spisu z natury cyklicznie. Konieczność wykonania remanentu zachodzi w ich przypadku tylko w jednej sytuacji – gdy likwidują działalność gospodarczą.
W jakich sytuacjach należy przeprowadzić inwentaryzację?
Spis z natury co do zasady należy przeprowadzać w konkretnych momentach. Wskazuje je Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
- na dzień 1 stycznia,
- w ostatni dzień roku podatkowego,
- w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej,
- w dniu likwidacji działalności gospodarczej,
- w przypadku zmiany wspólnika i/lub proporcji udziałów wspólników,
- w dowolnym terminie na wniosek naczelnika urzędu skarbowego.
Ważne!
Jeżeli rok podatkowy zaczyna się i kończy w tym samym terminie, co rok kalendarzowy, nie ma potrzeby sporządzania spisu z natury na dzień 1 stycznia – w takiej sytuacji wystarczy tylko przepisać spis z ostatniego dnia roku.
Jakie składniki muszą znaleźć się w spisie z natury?
Prawidłowe sporządzenie spisu z natury wymaga zastosowania się do wytycznych, opisanych we wspomnianym wcześniej Rozporządzeniu Ministra Finansów. Dotyczy to nie tylko zawartości spisu, ale także danych, jakie w dokumencie powinny być zawarte.
Inwentaryzacji podlegają nie tylko towary – oto lista elementów, które należy objąć spisem z natury:
- towary handlowe,
- materiały podstawowe i pomocnicze (w tym także surowce),
- półwyroby,
- produkcja w toku,
- wyroby gotowe,
- braki,
- odpady,
- towary stanowiące własność podatnika, które znajdują się poza zakładem podatnika w dniu sporządzenia spisu,
- towary obce znajdujące się na terenie zakładu podatnika.
Warto też pamiętać, że w spisie z natury nie należy uwzględniać środków ewidencji trwałej ani wyposażenia firmy.
Jak wycenić elementy spisu z natury?
Wyszczególnione w spisie z natury towary handlowe podlegają nie tylko przeliczeniu, ale też wycenie – podatnik ma obowiązek sporządzić wycenę na podstawie cen zakupu lub nabycia. Jeżeli jednak ceny te są niższe od rynkowych, należy wziąć pod uwagę aktualne (na dzień sporządzenia spisu) ceny danych towarów.
Półwyroby, wyroby gotowe oraz braki własnej produkcji należy z kolei wycenić zgodnie z kosztami ich wytworzenia.
Wreszcie wycena odpadów polega na oszacowaniu ich przydatności do dalszego użytkowania.
Ważne!
Towarów obcych, ujętych w spisie, nie należy wyceniać – należy jedynie wyszczególnić ich liczbę oraz określić, czyją własność stanowią.
Ważne!
Wycena nie musi być sporządzona równocześnie z przeprowadzeniem inwentaryzacji – podatnik ma na to 14 dni od dnia przygotowania spisu z natury.
Jak sporządzić spis z natury?
Spis z natury przyjmuje postać arkusza, który należy odpowiednio opisać. Dane, jakie powinny znaleźć się w spisie to:
- imię i nazwisko właściciela lub nazwa przedsiębiorstwa,
- data sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w §24 ww. Rozporządzenia – w tym:
- przyjęte jednostki miary,
- liczba danego elementu stwierdzoną w chwili wykonywania spisu,
- cenę jednostki miary wyrażoną w walucie PLN,
- wartość składnika, wynikającą z pomnożenia jego ilości przez cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury,
- klauzulę kończącą, np. o treści “Spis zakończono na pozycji…”,
- podpisy osób, biorących udział w spisie,
- podpis właściciela przedsiębiorstwa.
Zerowy spis z natury
Co zrobić, gdy przedsiębiorstwo nie posiada towarów na sprzedaż ani nie realizuje produkcji, która mogłaby doprowadzić do powstania odpadów? Sytuacja dotyczy wielu firm usługowych, które zwyczajnie nie mają czego umieszczać w spisie z natury.
Podatnik, który jest w takiej sytuacji, wciąż ma obowiązek sporządzić tzw. zerowy spis z natury, czyli dokument, który wygląda identycznie jak typowe podsumowanie przeprowadzonej inwentaryzacji. Różnica polega na tym, że tabela, w której wyszczególnia się składniki spisu, pozostanie pusta, a ostateczna wartość spisu wyniesie 0,00 zł.
Warto także pamiętać o klauzuli zakończenia – w tym przypadku wystarczy umieścić adnotację o treści: “spis zakończono na pozycji 0”.
Podsumowanie
Inwentaryzacja towarów i pozostałych składników drogą spisu z natury to obowiązek wszystkich podatników, korzystających ze skali podatkowej lub podatku liniowego. Spis powinien być częścią ewidencji KPiR, co oznacza, że nie trzeba przekazywać go do urzędu skarbowego (poza sytuacją, gdy spis wykonywany jest na wniosek naczelnika US) – wystarczy przechowywać go w dokumentacji firmowej.
Przygotowanie spisu to też dobra okazja do porównania stanów magazynowych figurujących w programach komputerowych ze stanem faktycznym.
