Czym jest nota obciążeniowa i pod jakimi innymi nazwami występuje?
Przedsiębiorcy zazwyczaj dokumentują sprzedaż korzystając z faktur VAT. Gdy jednak sytuacja wyklucza możliwość wystawienia standardowej faktury, konieczne jest potwierdzenie zawarcia transakcji w inny sposób. Jednym ze sposobów jest właśnie wystawienie noty obciążeniowej.
Ten sam dokument, różne nazwy
Choć nota to dość prosty dokument, problemy może sprawić już kwestia nazewnictwa. W różnych źródłach możemy spotkać się z kilkoma terminami. Nota księgowa to podstawowa nazwa określająca typ dokumentu. Rodzaje noty księgowej to z kolei:
- nota księgowa obciążeniowa – dokument świadczący o uzyskaniu przychodów lub poniesieniu kosztów nieopodatkowanych podatkiem od towarów i usług,
- nota księgowa uznaniowa – jw., ale notę uznaniową wystawia strona transakcji, która jest winna drugiej stronie należność – w ten sposób uznaje istnienie ww. należności,
- nota księgowa uznaniowo-obciążeniowa – wystawia się ją w sytuacji, w której strona wystawiająca może zostać obciążona, a jednocześnie uznać obciążenie,
- nota księgowa zewnętrzna – wystawiana, gdy strona rozlicza się z podmiotem zewnętrznym,
- nota księgowa wewnętrzna – wystawiana w ramach rozliczeń wewnątrzfirmowych – przykładem może być rozliczanie składek.
W jakich sytuacjach można skorzystać z noty księgowej?
Nota księgowa to dokument, który zastępuje fakturę VAT w sytuacji, gdy transakcje nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z tym zwykle nie chodzi o typową sprzedaż, a raczej o konieczność odzyskania należności. Oto przykłady sytuacji, w których możemy wystawić notę księgową:
Nieterminowa płatność – jeżeli kontrahent nie zapłacił w terminie, nota obciążeniowa może zostać wystawiona w celu naliczenia kary umownej lub przy okazji naliczania odsetek za opóźnienie.
Korekta do faktury wystawionej przez sprzedawcę – nabywca może wystawiać noty księgowe w ramach korekty błędów popełnionych przez sprzedawcę wystawiającego fakturę. Aby możliwa była korekta przy zastosowaniu noty księgowej, błąd powinien dotyczyć jednego lub wielu z wymienionych elementów:
- daty wystawienia,
- danych sprzedawcy lub nabywcy,
- numerów identyfikacji podatkowej podatników,
- datę dokonania operacji, wykonania usługi, dostarczenia towarów lub otrzymania zapłaty,
- nazw towarów lub usług.
Żądanie wypłaty odszkodowania – w sytuacji, gdy podmiot zwraca się do ubezpieczyciela w celu złożenia żądania wypłaty odszkodowania, może posłużyć się notą obciążeniową. To właśnie nota obciążeniowa pozwala obciążyć ubezpieczyciela kosztami.
Przeniesienie kosztów na nabywcę – należy przy tym pamiętać, że noty księgowe można zastosować jedynie w przypadku, gdy przenosimy koszty, od których nie trzeba odprowadzać podatku VAT. Może to być na przykład opłata skarbowa czy składki członkowskie.
Obciążenie kosztami pracownika – pracodawca ma prawo wystawić notę obciążeniową pracownikowi, który uszkodził mienie firmowe (i jest tym samym zobowiązany do zrekompensowania strat) czy też otrzymał innego rodzaju karę.
Nota obciążeniowa a nota korygująca – na czym polega różnica?
Choć to zupełnie różne nazwy, podatnicy często mylą notę obciążeniową z notą korygującą. Poświęćmy więc chwilę, by rozstrzygnąć różnice i uniknąć pomyłek.
Nota księgowa (obciążeniowa lub uznaniowa) to dokument, który wystawiamy do operacji niepodlegającej VAT.
Nota korygująca wystawiana była (ponieważ dokument ten znika z obrotu prawnego na rzecz faktur korygujących) do konkretnej faktury VAT, a jej celem była korekta danych, które błędnie ujęto na oryginalnej fakturze. Warto pamiętać, że z pomocą noty korygującej można było poprawić jedynie informacje takie jak:
• adres,
• numer NIP,
• nazwa podmiotu biorącego udział w transakcji.
Nigdy nie stosowano jednak not korygujących w celu korekty kwot, zastosowanych stawek podatku czy wartości poszczególnych towarów.
Czy nota obciążeniowa musi trafić do KSeF?
W związku z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (od 1 kwietnia 2026 roku zdecydowana większość przedsiębiorców w Polsce musi wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Systemu) pojawiło się wiele pytań. Do kwestii wystawiania not księgowych w KSeF odniósł się już bezpośrednio Dyrektor KIS w interpretacji z 29 maja 2025 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.383.2025.1.AMA).
Zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS, noty księgowe to dowody księgowe, dla których nadrzędnym aktem prawnym pozostaje ustawa o rachunkowości (a nie ustawa o VAT). Przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się do kwestii wystawiania not księgowych.
W dużym uproszczeniu: nota księgowa nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. W związku z tym obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wynikający z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, jej nie dotyczy.
Jak zaksięgować notę obciążeniową?
Aby nota obciążeniowa mogła zostać zaksięgowana w księdze przychodów i rozchodów, konieczne jest spełnienie warunków opisanych w Ustawie o rachunkowości, a konkretnie w art. 21 ust. 1 tego dokumentu:
- należy określić rodzaj dowodu księgowego wraz z numerem identyfikacyjnym,
- należy określić strony biorące udział w operacji gospodarczej, której dotyczy nota, poprzez uwzględnienie nazw oraz adresów umożliwiających ich identyfikację,
- należy opisać rzeczoną operację gospodarczą oraz podać jej wartość – określoną, w miarę możliwości, także w jednostkach naturalnych,
- należy uwzględnić w opisie datę przeprowadzenia operacji gospodarczej oraz datę sporządzenia dowodu,
- dowód księgowy powinien być podpisany przez wystawcę dowodu, a także osoby, którym wydano lub od których przyjęto składniki aktywów,
- konieczne jest także zadekretowanie dowodu księgowego poprzez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.
Pomocne w ustaleniu możliwości zaksięgowania noty obciążeniowej w księgach rachunkowych mogą być także przepisy zawarte w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
§ 6, pkt. 3 ust. 3 ww. dokumentu wspomina, że podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe, do których zaliczamy (poza fakturami) także inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające:
- informacje umożliwiające wiarygodne określenie stron uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dotyczy dowód (dane kontaktowe, w tym adresy i nazwy podmiotów),
- datę wystawienia dowodu (noty) oraz dokonania operacji gospodarczej, a w przypadku, gdy daty te są tożsame – tylko jedną z nich,
- opis przedmiotu operacji gospodarczej wraz z wartością oraz określeniem ilości (jeżeli dotyczy),
- podpis osoby odpowiedzialnej za dokumentowanie operacji gospodarczych przez strony.
Zwyczajowo na nocie księgowej pozostawia się miejsce na podpis wystawcy dowodu oraz odbiorcy dokumentu, jednak podpis na nocie obciążeniowej nie jest wymagany, dlatego że dokument ten nie poświadcza o zmianie stanu aktywów ani nie jest dowodem zastępczym. Wystarczy, że podane informacje pozwalają na ustalenie tożsamości stron wymienionych w dokumencie.
Jak zaksięgować notę obciążeniową jako przychód?
W sytuacji, gdy efektem wystawienia noty obciążeniowej jest przychód (na przykład gdy naliczyłeś karę umowną kontrahentowi lub oczekujesz zwrotu odsetek), należy ująć ją w księgach jako pozostały przychód operacyjny:
- Wn: Rozrachunki z odbiorcami (konto 20),
- Ma: Pozostałe przychody operacyjne (konto 76-0)
Jak zaksięgować notę obciążeniową jako koszt?
Jeżeli to Ty otrzymujesz notę obciążeniową (np. ze względu na nieopłacone w terminie zobowiązania), a więc Twoja firma ponosi koszty, należy zaksięgować notę jako pozostały koszt operacyjny:
- Wn: Pozostałe koszty operacyjne (konto 76-1),
- Ma: Rozrachunki z dostawcami (konto 21).
Nota księgowa – wzór
Jakie informacje powinny znaleźć się w nocie księgowej? Choć nie istnieje stały, określony ustawą wzór noty księgowej, aby taki dokument był wiążący, powinien zawierać szereg informacji, w tym:
- tytuł: nota księgowa, ewentualnie określenie rodzaju dowodu transakcji, na przykład nota obciążeniowa lub nota obciążeniowa uznaniowa,
- numer dokumentu,
- data wystawienia,
- termin płatności,
- metoda płatności,
- oznaczenie (oryginał lub kopia),
- dane wystawcy (nazwa lub imię i nazwisko, dane adresowe i kontaktowe, NIP),
- dane odbiorcy (nazwa lub imię i nazwisko, dane adresowe i kontaktowe, NIP).
Następnie należy określić szczegóły obciążeń i/lub uznań, uwzględniając kwotę obciążenia lub uznania, walutę oraz zamieszczając krótki opis umożliwiający identyfikację obciążenia (np. opłata skarbowa). Nota obciążeniowa powinna także zawierać datę dokonania operacji gospodarczej.
Notę księgową powinno się podsumować podaniem łącznej kwoty (liczbowo i słownie).
Zanim sporządzimy dokument, pamiętajmy że noty obciążeniowe należy wystawić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – oryginał dla odbiorcy, kopia dla wystawiającego. Pamiętaj także, że notą księgową nie można poświadczyć transakcji, które podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.
