Jak działa mechanizm podzielonej płatności (MPP)?
Sedno działania split payment zawiera się w nazwie mechanizmu. Kupujący – zamiast płacić całą kwotę usługodawcy czy dostawcy towarów – rozdziela płatność na dwie części. Pierwsza – wartość netto transakcji – powinna trafić na rachunek bankowy sprzedającego. Drugą, czyli kwotę podatku VAT, należy wysłać bezpośrednio na rachunek VAT. Rachunek ten jest przypisany do podatnika, nie ma więc obaw, że środki zaginą gdzieś po drodze i urząd skarbowy nie otrzyma ich na czas.
Często jednak pojęcie przedpłaty stosuje się w kontekście zaliczki i zadatku – traktując je jak rodzaje przedpłaty, a nie odrębne terminy. Przyjrzyjmy się im uważnie.
Na czym polega komunikat przelewu?
Jeśli transakcja, w której bierzesz udział, wymaga zapłaty z wykorzystaniem Mechanizmu Podzielonej Płatności, musisz skorzystać z komunikatu przelewu split payment. To specjalny rodzaj przelewu, który można zastosować:
- w transakcjach split payment,
- w celu zapłaty za zaliczkę,
- w celu zapłaty za wiele faktur od jednego kontrahenta.
Art. 108a ust. 3 ustawy o VAT precyzuje kwestię wykorzystania komunikatu przelewu oraz informuje o tym, jakie dane podatnik powinien uwzględnić, wykonując tego rodzaju przelew środków. W komunikacie przelewu należy wpisać:
- Kwotę podatku VAT (lub jej część, jeśli transakcja dotyczy zaliczki).
- Kwotę sprzedaży brutto (lub jej część, jeśli transakcja dotyczy zaliczki).
- Numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność. Jeżeli jest to faktura ustrukturyzowana, należy podać numer identyfikacyjny dokumentu w KSeF.
- NIP dostawcy.
Ważne!
Obowiązek podawania numeru identyfikacyjnego KSeF w komunikacie przelewu zacznie obowiązywać 1 stycznia 2027 roku. Mówi o tym art. 108g ustawy o VAT, który wejdzie w życie z początkiem roku 2027. Do tego momentu jest to rozwiązanie dobrowolne.
Komunikat przelewu MPP – wyjątkowe sytuacje
W niektórych przypadkach komunikat przelewu może wyglądać nieco inaczej niż zwykle. Mowa o sytuacjach, w których opłacasz zaliczkę, podatek z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych lub też opłacasz kilka faktur objętych MPP jednym komunikatem przelewu.
Gdy komunikatem przelewu opłacasz zaliczkę, zamiast numeru faktury należy umieścić w nim adnotację „ZALICZKA”.
Jeżeli służy do płatności podatku z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych, uzupełnij komunikat przelewu o:
- kwotę podatku do zapłaty w ramach split payment,
- numer dokumentu związanego z płatnością,
- numer NIP płatnika z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych.
Jeśli jednym komunikatem przelewu opłacasz wiele faktur objętych mechanizmem podzielonej płatności, pamiętaj o tych ważnych zasadach.
Jeżeli transakcja obejmuje faktury inne niż ustrukturyzowane:
- komunikat przelewu obejmuje wszystkie faktury wystawione przez dostawcę lub usługodawcę w danym okresie (minimum 1 dnia, maksimum 1 miesiąca),
- komunikat przelewu powinien zawierać łączną kwotę podatku wynikającego z faktur, których dotyczy,
- zamiast numeru faktury, należy w komunikacie przelewu uwzględnić okres, którego dotyczy płatność.
Jeżeli transakcja obejmuje faktury ustrukturyzowane:
- komunikat przelewu obejmuje dowolne faktury wystawione przez dostawcę lub usługodawcę w danym okresie (minimum 1 dnia, maksimum 1 miesiąca),
- komunikat przelewu powinien zawierać łączną kwotę podatku wynikającego z faktur, których dotyczy,
- zamiast numeru faktury, należy w komunikacie przelewu zamieścić identyfikator zbiorczy nadawany przez Krajowy System e-Faktur.
Ważne!
Obowiązek podawania identyfikatora zbiorczego w miejscu numeru faktury zacznie obowiązywać 1 stycznia 2027 roku. Mówi o tym art. 108g ustawy o VAT, który wejdzie w życie z początkiem roku 2027. Do tego momentu jest to rozwiązanie dobrowolne.
Mechanizm podzielonej płatności – korzyści dla kupującego i sprzedającego
Wiele mówi się o tym, że konieczność stosowania split payment to przede wszystkim kolejny obowiązek dla przedsiębiorców. To fakt, ale jest to obowiązek, który przynosi także konkretne korzyści. Oto, co zyskujesz dzięki mechanizmowi podzielonej płatności:
- MPP = dochowanie należytej staranności – w sytuacji, gdy nieświadomie nawiążesz współpracę z nieuczciwym kontrahentem, split payment chroni przed negatywną oceną urzędu skarbowego. Fiskus, widząc, że przez cały czas rzetelnie korzystasz z MPP, nie będzie miał podstaw sądzić, że Twoja firma nie dochowała należytej staranności.
- Szybszy zwrot różnicy podatku – korzystając ze split payment, zwrot podatku na rachunek VAT otrzymasz w terminie do 25 dni od dnia złożenia deklaracji. Urząd skarbowy nie ma możliwości przedłużenia tego terminu.
- Bezpieczeństwo środków na rachunku VAT – pieniądze, które znajdują się na przypisanym do Twojej firmy rachunku VAT, nie podlegają egzekucji sądowej i administracyjnej. Zasada ta nie dotyczy, rzecz jasna, należności publiczno-prawnych, do których opłacania rachunek VAT służy.
- Mniejsze ryzyko naliczenia odsetek od zaległości podatkowych – podwyższone odsetki od zaległości podatkowych w wysokości 150% nie mają zastosowania, jeżeli w danym okresie rozliczeniowym co najmniej 95% kwoty podatku naliczonego wynika z faktur opłaconych z wykorzystaniem split payment. To zwolnienie od karnych odsetek nie obowiązuje jednak w każdym przypadku. Jeżeli kwota zaległości podatkowych jest wyższa niż dwukrotność kwoty podatku naliczonego, zwolnienia nie stosuje się.
- Brak sankcji VAT – w kontekście kwot zapłaconych w ramach MPP nie stosuje się sankcji z art. 112b i art. 112c ustawy o VAT – do wysokości kwoty VAT z faktur opłaconych w MPP.
- Niższa kwota zobowiązania – jeżeli zapłacisz podatek VAT przed terminem, a zapłata ta nastąpi w całości z rachunku VAT, możesz obniżyć kwotę podatku do zapłaty. W tym celu należy zastosować wzór:
Kiedy nie można stosować mechanizmu podzielonej płatności?
Nie każdy może korzystać z mechanizmu podzielonej płatności. To opcja niedostępna m.in. dla konsumentów, ale także dla przedsiębiorców, którzy otrzymują faktury bez VAT. Także rozliczanie transakcji gotówką lub kartą wyklucza możliwość stosowania split payment.
W skrócie: mechanizm podzielonej płatności dostępny jest jedynie dla podatników podatku VAT, w transakcjach opłacanych przelewem w polskiej walucie.
Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności – kogo dotyczy?
Obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności dotyczy nie podatników, a transakcji, które spełniają konkretne kryteria. Masz obowiązek zastosowania MPP jeżeli:
- jesteś podatnikiem VAT,
- transakcja, w której bierzesz udział dotyczy sprzedaży lub nabycia towarów bądź usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług,
- wartość brutto faktury do transakcji przekracza 15 000 zł.
Ważne!
Masz obowiązek zastosowania split payment, nawet jeżeli transakcja dotyczy kilkudziesięciu rodzajów produktów, ale chociaż jeden z nich dotyczy towarów lub usług wrażliwych, wyszczególnionych w ww. załączniku.
Pamiętaj jednak o dwóch istotnych kwestiach.
- Po pierwsze: wartość faktury brutto nadal musi przekraczać 15 000 zł, aby transakcja była objęta obowiązkiem stosowania MPP.
- Po drugie: podzieloną płatność należy w takim przypadku zastosować nie do wszystkich towarów uwzględnionych na fakturze, a jedynie kwoty należności wynikającej z nabycia towarów lub usług wrażliwych. Pozostałą kwotę możesz, ale nie musisz uregulować z uwzględnieniem MPP.
Jakie towary i usługi wymagają zastosowania split payment?
Załącznik nr 15 do ustawy o VAT wyszczególnia między innymi:
- węgiel kamienny, węgiel brunatny oraz brykiety i podobne paliwa stałe wytwarzane z tych rodzajów węgla,
- płyty, arkusze, folie, taśmy i pasy z tworzyw sztucznych, niewzmocnionych, nielaminowanych, niepołączonych z innymi materiałami,
- pręty walcowane na gorąco ze stali niestopowej,
- rury przewodowe, okładzinowe, przewody rurowe i rury płuczkowe,
- złoto inwestycyjne, platyna nieobrobiona plastycznie,
- komputery i pozostałe maszyny do automatycznego przetwarzania danych,
- jednostki pamięci oraz półprzewodnikowe urządzenia pamięci trwałej (dyski twarde HDD i SSD),
- telefony komórkowe i smartfony,
- części i akcesoria do pojazdów samochodowych oraz do motocykli.
Pełną listę produktów i usług objętych obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności znajdziesz w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług.
Ważne!
Obowiązek zapłaty w ramach split payment należy – rzecz jasna – do nabywcy. Nie znaczy to jednak, że sprzedający nie musi robić nic. Jego zadaniem jest dopilnowanie obowiązku i odpowiednie oznaczenie faktury.
Jeżeli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi i wystawiasz fakturę na kwotę przekraczającą 15 000 zł brutto, a sprzedawane towary lub usługi wymienia załącznik nr 15 do ustawy o VAT, na fakturze musisz zawrzeć adnotację o treści „mechanizm podzielonej płatności”.
Kary i sankcje za niestosowanie obowiązkowego MPP
Jeżeli – mimo obowiązku stosowania MPP – zdecydujesz się tego nie robić lub nie dopilnujesz realizacji tego obowiązku, tobie i twojej firmie grożą konkretne sankcje.
Sankcje za brak split payment dla nabywcy
Kupujący, który nie zastosuje mechanizmu podzielonej płatności mimo tego, że ma taki obowiązek, będzie musiał zapłacić dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku VAT przypadającej na towary lub usługi objęte split payment.
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może za taki czyn ponieść odpowiedzialność za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe – w takiej sytuacji dodatkowego zobowiązania, o którym mowa w powyższym akapicie, nie nakłada się. Zamiast tego brak zapłaty faktury objętej obowiązkowym split payment grozi w tym przypadku grzywną w wysokości nie wyższej niż 720 stawek dziennych.
A co, jeśli to zwykła pomyłka, którą zauważy sprzedający i szybko ją naprawi? Jeżeli dostawca prawidłowo rozliczy całą kwotę podatku VAT przypadającą na sprzedaż dokonaną z pominięciem MPP, powyższa sankcja nie zostanie nałożona.
Ważne!
Kupujący, który zapłaci za fakturę objętą obowiązkiem split payment z pominięciem tego obowiązku, nie może uznać danego wydatku za koszt uzyskania przychodu.
Jeżeli to zrobi, musi zmniejszyć koszty uzyskania przychodów lub – jeżeli nie ma takiej możliwości – odpowiednio zwiększyć przychody.
Jeżeli jednak faktura nie była właściwie oznaczona (nie zawierała adnotacji o treści „mechanizm podzielonej płatności”), płatność dokonana poza MPP nie będzie objęta wyłączeniem możliwości zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów. W tym przypadku nabywca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe oznaczenie faktury przez sprzedającego.
Sankcje za brak split payment dla sprzedawcy
Jeżeli sprzedający wystawi fakturę objętą obowiązkiem zastosowania mechanizmu podzielonej płatności, ale nie oznaczy jej adnotacją o treści „mechanizm podzielonej płatności”, grożą mu sankcje. Najczęściej naczelnik urzędu skarbowego nakłada w takiej sytuacji dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku VAT wynikającej z towarów lub usług objętych obowiązkiem zastosowania MPP.
Analogicznie jak w przypadku omawianych wcześniej sankcji dla kupujących, jeżeli sprzedawca za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, uniknie dodatkowego zobowiązania. Grozi mu jednak kara grzywny w wysokości nie większej niż 180 stawek dziennych.
I znów – podobnie jak w przypadku kupujących – sankcji tej można uniknąć, jeśli kontrahent z drugiej strony wykaże się przytomnością umysłu i opłaci fakturę z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności pomimo braku odpowiedniej adnotacji.
Czy można z MPP korzystać dobrowolnie?
A co, jeśli chcesz skorzystać z MPP, ale towary, które kupujesz, nie trafiły do załącznika nr 15 do ustawy o VAT, lub też faktury nie przekraczają wartości 15 000 zł? W takiej sytuacji wciąż możesz zastosować split payment. Musisz jednak spełnić dwa warunki.
- Po pierwsze: jesteś podatnikiem VAT.
- Po drugie: kupujesz towary od innego przedsiębiorcy (nie od osoby prywatnej).
Jeśli spełniasz oba kryteria, wystarczy, że wybierzesz komunikat przelewu podczas płatności za fakturę. Rozdzieleniem kwot na rachunki dostawcy zajmie się bank, z którego usług korzystasz.
Ważne!
Wybór dobrowolnego split payment nie jest wiążący na później. Możesz opłacić w ten sposób wybraną jedną lub kilka faktur, a pozostałe opłacać standardowo. Do dobrowolnego split payment możesz wrócić w każdej chwili – o ile pozostajesz podatnikiem VAT i kupujesz towary od przedsiębiorcy.
Kiedy nie stosuje się mechanizmu podzielonej płatności?
Istnieją dwie sytuacje, w których mechanizm podzielonej płatności nie jest stosowany – i to pomimo spełnienia warunków dotyczących wartości (minimum 15 000 zł) oraz przedmiotu transakcji (tzw. towary i usługi wrażliwe). Split payment nie ma zastosowania:
- gdy transakcja jest realizowana na podstawie umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym, a sprzedający w dniu dostawy towarów był podmiotem prywatnym,
- gdy dokonuje się potrącenia wierzytelności w zakresie, w jakim kwoty należności są potrącane.
Split payment w praktyce – jak zapłacić z mechanizmem podzielonej płatności?
Stoisz przed koniecznością lub potrzebą zapłaty za transakcję mechanizmem podzielonej płatności? Oto kroki, które musisz wykonać.
Zanim zaczniemy: płatność z wykorzystaniem MPP możesz zrealizować jedynie za pośrednictwem rachunku otwartego w związku z prowadzoną działalnością w banku: rozliczeniowego w banku lub imiennego w SKOK. Co więcej, rachunki te muszą znajdować się na białej liście podatników VAT, która umożliwia weryfikację kontrahenta na potrzeby VAT.
- Krok 1: znajdź rachunek swojego kontrahenta na białej liście podatników VAT. To krok konieczny – upewnij się, że wysyłasz pieniądze sprawdzonemu odbiorcy.
- Krok 2: sprawdź, czy odbiorca wskazał na fakturze numer rachunku firmowego. To istotne, bo jeżeli zlecisz przelew w ramach split payment na rachunek osobisty, bank nie będzie mógł go zrealizować.
- Krok 3: w aplikacji lub panelu swojego banku wybierz komunikat przelewu. Wskaż rachunek firmowy odbiorcy i zleć płatność za wskazaną fakturę.
Ważne!
Jako kupujący nie musisz rozdzielać płatności samodzielnie – bank zrobi to za ciebie. Nie musisz także znać numeru rachunku VAT odbiorcy. Wystarczy, że wskażesz rachunek firmowy – rachunek VAT kontrahenta jest do niego przypisany.
Podsumowanie
Mechanizm podzielonej płatności (split payment) polega na tym, że nabywca reguluje fakturę nie zwykłym przelewem, a komunikatem przelewu. To sygnał dla banku, by rozdzielił przelew: kwota netto trafia na rachunek firmowy sprzedawcy, a podatek VAT – na przypisany do konta rachunek VAT. Mechanizm ten staje się obowiązkowy, gdy spełnione są wszystkie trzy warunki: strony transakcji są podatnikami VAT, wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto, a co najmniej jedna pozycja na fakturze to towar lub usługa znajdująca się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Stosowanie split payment to nie tylko obowiązek, ale i korzyści: przyspieszony zwrot VAT (do 25 dni), ochrona środków zgromadzonych na rachunku VAT czy możliwość obniżenia zobowiązania przy przedterminowej zapłacie.
Niedopilnowanie obowiązku grozi z kolei sankcjami: dodatkowym zobowiązaniem, utratą możliwości ujęcia poniesionych kosztów w kosztach uzyskania przychodu, a także grzywny – zarówno dla nabywcy, jak i sprzedającego.
Najczęściej zadawane pytania
Na czym polega mechanizm podzielonej płatności (MPP)?
W ramach mechanizmu płatność za fakturę zostaje rozdzielona na dwie części: kwota netto trafia na rachunek firmowy sprzedawcy, a kwota VAT na przypisany rachunek VAT. Nabywca nie dzieli przelewu samodzielnie – robi to bank na podstawie komunikatu przelewu.
Kiedy split payment jest obowiązkowy?
Masz obowiązek zastosować mechanizm podzielonej płatności, gdy jednocześnie spełnione są trzy warunki:
- obie strony transakcji są podatnikami VAT,
- wartość brutto faktury przekracza 15 000 zł brutto,
- co najmniej jedna pozycja na fakturze to towar lub usługa wyszczególniana w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Jakie towary i usługi są objęte obowiązkowym split payment?
Przykładowe towary i usługi objęte obowiązkiem płatności split payment:
- węgiel, stal,
- elektronika (komputery, telefony, dyski HDD i SSD),
- części samochodowe oraz motocyklowe,
- roboty budowlane.
Pełna lista towarów i usług, co do których konieczne jest stosowanie MPP, znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Jakie korzyści przynosi stosowanie split payment?
Split payment daje przyspieszony zwrot VAT w terminie 25 dni, którego urząd skarbowy nie może przedłużyć, ochronę środków na rachunku VAT przed egzekucją, brak podwyższonych odsetek (150%) i sankcji VAT oraz możliwość obniżenia kwoty podatku przy wcześniejszej zapłacie z rachunku VAT.
Czy mogę opłacać fakturę ze split payment dobrowolnie?
Tak. Z mechanizmu podzielonej płatności możesz korzystać nawet, jeżeli wartość faktury nie jest wyższa niż 15 000 zł lub nie obejmuje tzw. „towarów wrażliwych”. Konieczne jest jednak – jako nabywca – spełnienie dwóch warunków:
- musisz być podatnikiem VAT,
- musisz kupować towar od innego przedsiębiorcy.
