Dlaczego warto sprawdzić wiarygodność kontrahenta przed podpisaniem umowy?
Kluczowym elementem, na którym należy się skupić, jest bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy. Wejście w interesy z nierzetelnym kontrahentem może mieć szereg negatywnych skutków, z kolei sprawdzenie wiarygodności kontrahenta oszczędza tych kłopotów. Oto cztery powody, dla których warto dokonać weryfikacji!
Ochrona przed utratą czasu i pieniędzy
Zaangażowanie w realizację zlecenia dla nieuczciwego partnera biznesowego kosztuje. Wystarczy, że klient nie odbierze zamówionych produktów – nawet, jeśli wrócą do ciebie, stracisz czas oraz poniesiesz koszty transportu i pakowania. Wracający towar trzeba będzie gdzieś zmagazynować, a następnie poszukać dla niego kupców.
Do tego wszystkiego może się okazać, że część towaru uległa uszkodzeniu w transporcie, przez co nie będzie możliwe sprzedanie go w pełnej cenie. Choć każdy z tych kosztów osobno może być niewielki, razem z pewnością uderzą po kieszeni.
Szczególnie bolesna może być sytuacja, w której klient zamówi produkty personalizowane (gadżety z logo firmy czy też przedmioty zapakowane w konkretny sposób). Odzyskanie środków włożonych w inwestycję staje się wówczas zadaniem karkołomnym i niemal z góry skazanym na porażkę.
Zabezpieczenie przed konsekwencjami skarbowymi
Zasada należytej staranności w VAT funkcjonuje od kilku lat i dotyczy przede wszystkim nabywców towarów i usług. Mają oni obowiązek dochować należytej staranności szczególnie w dwóch sytuacjach:
- gdy nawiązują współpracę z nowym kontrahentem,
- gdy zawierają transakcję z podmiotem, z którym współpracowali wcześniej, ale nowa transakcja dotyczy towarów nieobjętych do tej pory branżą lub profilem działalności kontrahenta.
Niedopełnienie należytej staranności może poskutkować brakiem prawa do odliczenia podatku VAT od danej transakcji.
Uniknięcie długotrwałych procesów sądowych
Jeżeli transakcja z winy kontrahenta nie dojdzie do skutku, ale wygeneruje koszty po stronie Twojej firmy, będziesz mieć możliwość dochodzenia swoich praw. Nie jest to jednak ani szybkie ani tanie. Zaangażowanie się w proces sądowy wymaga przede wszystkim czasu, ale także jest źródłem kolejnych wydatków – bez gwarancji, że pieniądze uda się odzyskać.
Przeciągający się proces sam w sobie stanowi obciążenie dla Twojej firmy – zajmuje bowiem czas i pochłania środki, które można by przeznaczyć na dalszy rozwój firmy lub realizowanie dochodowych zleceń.
Mniejsze ryzyko przegapienia lepszych okazji
Wreszcie zaangażowanie we współpracę z nierzetelnym kontrahentem sprawia, że tracisz moce przerobowe swojej firmy. Przekierowujesz je na zlecenie, z którego – w najlepszym wypadku – nie będzie dochodu, a w najgorszym – wygeneruje straty. To właśnie stracona szansa, której nie sposób wycenić, ale zawsze jest czymś negatywnym. Sumienna weryfikacja kontrahenta pozwoli Twojej firmie uniknąć takich sytuacji.
Weryfikacja tożsamości firmy w oficjalnych rejestrach
Sprawdzenie kontrahenta powinno rozpocząć się od oficjalnych rejestrów – CEIDG oraz KRS. To najprostszy i najskuteczniejszy sposób na to, by zweryfikować:
- czy firma istnieje,
- czy aktywnie funkcjonuje (nie jest zawieszona),
- czy firma nie jest w stanie upadłości.
Wypis danych z CEIDG zdobędziesz odwiedzając Bazę Przedsiębiorców i wpisując minimum jedno z dostępnych kryteriów wyszukiwania. Może to być NIP, REGON, numer KRS, nazwa firmy, a nawet nazwisko właściciela.
Dane KRS pozyskasz, korzystając z wyszukiwarki Portalu Rejestrów Sądowych.
Jak sprawdzić, z którego rejestru należy skorzystać?
Jeśli nie masz pewności, w jakim modelu działa kontrahent, którego chcesz sprawdzić, skorzystaj z rządowej Wyszukiwarki Firm, która – po wpisaniu NIP – odpowie informacją, w którym rejestrze należy szukać dalszych informacji.
- W CEIDG znajdziesz informacje o jednoosobowych działalnościach gospodarczych oraz wspólnikach spółek cywilnych.
- W KRS zweryfikujesz kontrahentów działających w ramach spółek handlowych, fundacji, stowarzyszeń i spółdzielni.
.
Osoby uprawnione do reprezentacji
W KRS – poza podstawowymi danymi firm – znajdziesz także informacje dotyczące osób uprawnionych do reprezentacji. To ważny trop, który pozwoli Ci upewnić się, że osoba, która wyraża chęć prowadzenia interesów z Twoją firmą, faktycznie ma do tego prawo.
Weryfikacja kontrahenta na białej liście VAT
Biała lista podatników VAT to wykaz, w którym figurują wszystkie podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT, ale także podmioty niezarejestrowane oraz wykreślone i przywrócone do rejestru VAT. Biała lista VAT umożliwia weryfikację kontrahenta na potrzeby VAT, a więc sprawdzenie, czy kontrahent, z którym chcesz współpracować, jest czynnym podatnikiem VAT. Znajdziesz tam jednak także informacje o ewentualnym wykreśleniu z listy.
Co więcej, w Wykazie podatników VAT znajdziesz także numer rachunku bankowego kontrahenta. To ważne: jeżeli osoba, z którą się kontaktujesz, z jakiegoś powodu wskazuje inny numer rachunku do przelewu środków, stanowi to poważne ostrzeżenie, które należy dokładnie sprawdzić.
Status podatnika VAT sprawdzisz, wpisując jego dane (numer konta, NIP, REGON lub nazwę podmiotu) w Wykazie podmiotów VAT.
Ważne!
Na białej liście VAT możesz sprawdzić dane obowiązujące w konkretnym dniu. To istotne, bo może się zdarzyć, że kontrahent obecnie figuruje w rejestrze VAT, ale w momencie zawierania transakcji (jeśli sprawdzasz post factum) był w nim nieobecny.
Jak sprawdzić wypłacalność kontrahenta?
Aby upewnić się, że zaczynasz współpracę z rzetelną firmą, musisz wiedzieć, jak sprawdzić wypłacalność kontrahenta. Zrobisz to najdokładniej, korzystając z dostępnych w sieci – choć często płatnych – raportów o zadłużeniu. Potencjalnego kontrahenta sprawdzisz m.in. w:
- Biurze Informacji Kredytowej – BIK
- Biurze Informacji Gospodarczej – BIG InfoMonitor
- Krajowym Rejestrze Długów
- Krajowym Biurze Informacji Gospodarczej
- Krajowym Rejestrze Zadłużonych
W większości powyższych wykazów nie wystarczy jednak wpisać numeru NIP, by otrzymać potrzebne informacje. Biura informacji gospodarczej i kredytowej oferują zazwyczaj plany abonamentowe, umożliwiające regularne sprawdzanie wielu kontrahentów w swoich bazach i pobieranie raportów o zadłużeniu na życzenie.
Jak zweryfikować zagranicznego kontrahenta – w Unii Europejskiej?
Weryfikację kontrahenta krajowego mamy już opanowaną – co jednak, gdy chcemy zawrzeć umowę z firmą mającą siedzibę poza granicami naszego kraju? W tym przypadku możemy skorzystać z kilku rozwiązań.
System VIES
VIES to system wymiany informacji o VAT – nie stanowi on odrębnej bazy danych – to jedynie wyszukiwarka, sprawdzająca zawartość krajowych baz danych.
Aby skorzystać z wyszukiwarki VIES, wystarczy odwiedzić ten adres, z rozwijanej listy wybrać państwo członkowskie odpytywanego kontrahenta, wpisać jego numer VAT, a następnie wybrać własne państwo członkowskie i wprowadzić numer VAT. Wynikiem wyszukiwania będzie jeden z dwóch rezultatów:
- Numer aktywny – oznacza, że podmiot figuruje w rejestrze VAT, a wyszukiwanie wyświetli informacje o VAT UE odpytywanego podmiotu.
- Numer nieaktywny – oznacza, że podmiot nie jest zarejestrowany w sprawdzanej przez VIES krajowej bazie danych. Wynika to z jednej z trzech przyczyn:
- numer VAT nie istnieje,
- numer VAT nie został aktywowany na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych,
- rejestracja nie została ukończona.
Może się zdarzyć, że system VIES nie potwierdzi słów kontrahenta, który utrzymuje, że zarejestrował się do celów podatku VAT. W takiej sytuacji najlepiej zwrócić się do urzędu skarbowego w kraju kontrahenta z prośbą o weryfikację lub też sprawdzić w odpowiednim krajowym rejestrze handlowym.
Krajowe rejestry handlowe
Każdy kraj dysponuje własnym systemem, w którym rejestruje spółki handlowe. Niemiecki Handelsregister, hiszpański Colegio de Registradores czy chorwacki Sudski registar – każda z tych instytucji pozwoli nam sprawdzić, jaki jest status kontrahenta (zarejestrowany czy niezarejestrowany). Pełna lista krajowych rejestrów handlowych wraz z odnośnikami dostępna jest w unijnym portalu e-Sprawiedliwość. Ten sam portal oferuje także wyszukiwarkę spółek w ramach systemu BRIS – działa ona podobnie do systemu VIES.
Ważne!
W podane wyżej sposoby można weryfikować także kontrahentów z siedzibą w Polsce.
.
Jak sprawdzić kontrahenta z kraju spoza UE?
Jeżeli chcesz nawiązać współpracę z kontrahentem, który ma siedzibę w kraju poza Unią Europejską, konieczne może się okazać skorzystanie z konkretnych baz danych lub zamówienie raportu w międzynarodowej wywiadowni gospodarczej. Zacznijmy od prostszego rozwiązania.
Krajowe (lub stanowe) wyszukiwarki i bazy handlowe
- Firmy ze Stanów Zjednoczonych możesz wyszukać, korzystając z wykazu NASS – nie jest to jednak baza danych, a jedynie wyszukiwarka, która po wyborze stanu z rozwijanej listy przekieruje cię na wyszukiwarkę odpowiednią dla danego stanu.
- Firmy z Chin teoretycznie możesz sprawdzić w bazie National Enterprise Credit Information Publicity System (NECIPS). Strona jest w całości po chińsku, dlatego konieczne może się okazać skorzystanie z automatycznego tłumaczenia strony. Aby zweryfikować chińskiego kontrahenta, potrzebna ci będzie nazwa spółki (ważne: chodzi o chińską, nie angielską nazwę spółki, ponieważ to pod nią będzie ona zarejestrowana w systemie) lub numer rejestracji.
- Firmy z Wielkiej Brytanii najlepiej zweryfikować w usłudze Companies House. Numer VAT UK sprawdzisz w rządowej wyszukiwarce.
W przypadku kontrahentów pochodzących z innych krajów schemat działania jest podobny – należy wyszukać oficjalny rejestr gospodarczy funkcjonujący w danym kraju, a następnie uzupełnić pola wyszukiwania podstawowymi danymi, przekazanymi Twojej firmie przez potencjalnego kontrahenta.
Międzynarodowe wywiadownie gospodarcze
Wiele z wyszukiwarek dostępnych w sieci może się okazać pomocne, ale nie odpowiedzą na pytania dotyczące wiarygodności kontrahenta. Dowiesz się z nich, czy firma jest aktywna, zarejestrowana do celów VAT i czy dane podane przez osobę, która kontaktuje się z Twoją firmą, są autentyczne. To wszystko bardzo ważne, ale nie zawsze zawiera kluczowe informacje o sytuacji finansowej kontrahenta czy o zadłużeniu.
Odpowiedzią na tego rodzaju potrzeby mogą być wyspecjalizowane rejestry dłużników oraz raporty przygotowywane przez międzynarodowe wywiadownie gospodarcze. Bazują one nie tylko na ogólnodostępnych danych z wyszukiwarek rządowych czy stanowych, ale monitorują także strony www, materiały publikowane przez firmy, publikacje w mediach, social media, zdarzenia prawne, sprawozdania finansowe i rejestry dłużników.
Korzystanie z usług wywiadowni gospodarczy jest płatne, jednak gdy w grę wchodzą duże pieniądze i duża niepewność co do potencjalnego kontrahenta, jest to z pewnością opcja warta rozważenia.
Dodatkowe metody weryfikacji: opinie w sieci i social media
Skoro już wiesz, czy firma istnieje i jest wypłacalna, warto też zweryfikować, w jaki sposób mówi się o niej w internecie. To etap, którego nie należy pomijać. Co możesz zrobić?
Sprawdź wizytówkę firmy w Google
Wystarczy wpisać nazwę firmy w najpopularniejszej wyszukiwarce na świecie. Jeżeli firma posiada wizytówkę Google, znajdziesz tam podstawowe informacje kontaktowe, adres, opinie, odnośnik do strony internetowej czy godziny otwarcia. Sprawdź, czy dane pokrywają się z tymi, które już masz, a następnie skopiuj adres firmy.
Zweryfikuj adres firmy w Google Maps
To proste rozwiązanie, które może powiedzieć Ci bardzo dużo o kontrahencie. Zdarzały się przypadki oszustw, które wykrywano właśnie dzięki temu, że podany przez potencjalnego kontrahenta adres nie istniał lub stanowił siedzibę zupełnie innej firmy. Upewnij się, że podawany przez kontaktującą się z Tobą osobę adres jest prawdziwą siedzibą przedsiębiorcy.
Sprawdź profile i opinie w mediach społecznościowych
Upewnij się, że firma prowadzi działania w mediach społecznościowych. Choć, rzecz jasna, nie ma takiego obowiązku, aktywny profil w social mediach, podający dane kontaktowe i regularnie publikujący, to sygnał, że firma faktycznie funkcjonuje na różnych polach. Brak jakiejkolwiek aktywności w mediach społecznościowych lub „martwe” profile (bez jakiejkolwiek aktywności od długiego czasu) powinny stanowić sygnał ostrzegawczy.
Sprawdź też, co ludzie sądzą o współpracy z kontrahentem. Nie zatrzymuj się jednak na średniej ocen w Google. Sprawdź różne źródła ocen, a także treść uwag od klientów – zarówno tych pozytywnych, jak i negatywnych. Zwróć uwagę na to, czy i w jaki sposób firma odpowiada na wątpliwości swoich klientów.
Wykorzystaj narzędzia AI do zebrania informacji na temat kontrahenta
Choć nie powinien to być jedyny sposób weryfikacji kontrahenta, warto wykorzystać dostępne modele, takie jak Claude, Gemini czy ChatGPT. Za pomocą kilku celnych pytań możesz otrzymać informacje dotyczące Twojego potencjalnego partnera biznesowego. Pamiętaj jednak, by zweryfikować źródła, do których odnoszą się wyniki prezentowane przez wyszukiwarki AI.
Podsumowanie
Sprawdzenie kontrahenta krajowego i zagranicznego powinno być krokiem wykonanym bezwzględnie przed nawiązaniem współpracy. Choć praca ta może się wydawać żmudna i czasochłonna, z pewnością zajmie mniej czasu i pochłonie mniej środków niż próba wycofania się ze współpracy lub odzyskania poniesionych kosztów, jeżeli okaże się, że kontrahent nie jest uczciwy lub ma poważne problemy finansowe.
Pamiętaj też o zasadzie należytej staranności – jeżeli, jako nabywca, niewystarczająco rzetelnie sprawdzisz kontrahenta, możesz także ponieść konsekwencje skarbowe w postaci braku możliwości odliczenia podatku VAT od zakupów.
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego sprawdzenie kontrahenta przed nawiązaniem współpracy jest istotne?
Dzięki wnikliwej weryfikacji kontrahenta unikniesz:
- Utraty czasu i pieniędzy.
- Długotrwałych procesów sądowych.
- Konsekwencji skarbowych.
Co więcej: rezygnacja ze współpracy z potencjalnym kontrahentem, będąca wynikiem wnikliwego researchu, to korzyść dla Twojej firmy. Dzięki temu możesz skupić swoje wysiłki na poszukiwaniu rzetelnego, godnego zaufania partnera do interesów.
Gdzie sprawdzić polskiego kontrahenta?
Firmy funkcjonujące na terenie Polski najlepiej sprawdzić na kilku poziomach:
- W CEIDG i KRS sprawdzisz czy firma istnieje oraz czy nie jest w stanie upadłości lub zawieszenia.
- W Wykazie podatników VAT (Biała lista VAT) sprawdzisz, czy kontrahent jest zarejestrowany do celów VAT.
- W biurze informacji gospodarczej (m.in. BIK, BIG InfoMonitor, KRD) sprawdzisz, czy potencjalny kontrahent jest wypłacalny i czy nie jest zadłużony.
W jakich bazach zweryfikować kontrahenta z Unii Europejskiej?
Firmy i spółki działające na terenie Unii Europejskiej zweryfikujesz korzystając z:
- Systemu VIES.
- Unijnego portalu e-sprawiedliwość.
- Krajowych rejestrów handlowych (np. w niemieckim Handelsregister czy hiszpańskim Colegio de Registradores).
Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego spoza UE?
Prawdziwość danych, które podaje Twojej firmie potencjalny klient lub partner spoza UE sprawdzisz, korzystając z krajowych lub stanowych baz danych.
- W USA funkcjonuje wykaz NASS Corporate Registration, który umożliwi znalezienie odpowiedniej wyszukiwarki dla stanu, w którym działa sprawdzana firma.
- W Chinach działa baza NECIPS.
- W Wielkiej Brytanii skorzystaj z rejestru Companies House lub wyszukiwarki na stronie gov.uk.
