W tym artykule będziemy mówić jedynie o zmianach, jakie wprowadził Krajowy System e-Faktur w kontekście faktoringu.
Jeżeli szukasz zbioru bardziej ogólnych informacji na temat KSeF, przeczytaj nasz artykuł: Krajowy system e-Faktur (KSeF) – co to jest i na czym polega?
Co zmienia KSeF w faktoringu?
Rezygnacja z faktur papierowych i elektronicznych na rzecz dokumentów wystawianych w zunifikowanym systemie to kolosalna zmiana, która musiała wpłynąć na faktoring. Przedsiębiorcy nie dostaną już do ręki lub na maila faktury, którą będą mogli przesłać firmie faktoringowej celem finansowania. Niesie to za sobą pewne ograniczenia, ale też korzyści – przede wszystkim szybszą realizację usługi faktoringu. Z czego to wynika?
Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska, scentralizowana baza danych o fakturach. Docelowo każda faktura VAT trafi właśnie tam, dzięki czemu stanie się dostępna do odczytu natychmiast – nie zaginie po drodze, nie dotrze do odbiorcy z opóźnieniem, a ten nie będzie mógł tłumaczyć, że nie dostał maila czy nie zauważył wiadomości.
Przygotowanie jest kluczowe
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur w kontekście faktoringu jest potężną zmianą, która wpłynie pozytywnie m.in. na ocenę ryzyka. Kluczową zmianą jest dostęp faktorów do wiarygodnych danych z faktur w czasie rzeczywistym, co pozwoli szybciej wydawać decyzje o finansowaniu, a także wesprze automatyzację.
Przyszłość przyniesie więc przedsiębiorcom szybsze decyzje i ułatwiony dostęp do usług faktoringowych – będzie to jednak wymagać odpowiedniego oznaczenia faktora w dokumentach wystawianych w KSeF i nadania wymaganych uprawnień.
Dorota Mazur, Dyrektor Rozwoju Działu Sieci Partnerskiej, PragmaGO
Aby wyciągnąć faktyczne korzyści z wdrożenia KSeF w kontekście faktoringu, na System muszą być przygotowane wszystkie zaangażowane podmioty: faktor, faktorant, ale i odbiorca faktury. Jeżeli każdy z nich będzie działał sprawnie w ramach KSeF, przyspieszenie procesów będzie odczuwalne dla wszystkich.
Jeżeli chcesz wiedzieć, jak przygotować Twoją firmę na KSeF, sprawdź nasz bezpłatny e-book: Jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur w Twojej firmie?
Koniec z manipulacjami?
Zmiana daty wystawienia dokumenty czy nawet treści faktury bez pozostawiania śladu w Systemie nie jest możliwa. Krajowy System e-Faktur stawia na transparentność i nie daje przestrzeni na nieprawidłowości. Każda zmiana musi zostać przeprowadzona w drodze korekty, co oznacza, że sporów co do treści faktury po prostu nie będzie.
Ważne!
Krajowy System e-Faktur nie jest jednak odporny na oszustwa czy niezamierzone pomyłki – o wielu możliwościach „obejścia” systemu będziemy dowiadywać się z czasem. Już dziś jednak pamiętać należy o tym, by wskazać firmę faktoringową w polu dla podmiotu trzeciego – także, gdy dokonujemy korekty. W przeciwnym razie korekta może być niezauważalna dla faktora.
Zmiana sposobu weryfikacji faktur w KSeF
Z oczywistych względów KSeF wpływa na to, w jaki sposób weryfikuje się faktury. Od momentu wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur podstawowym elementem weryfikacji stał się numer KSeF – to identyfikator faktury, na który składa się 35 znaków.
Kolejny krok: automatyzacja procesów faktoringowych
Cyfryzacja faktur otwiera pole do automatyzacji procesów faktoringowych. Dobra współpraca pomiędzy faktorem a faktorantem na tym polu może poskutkować błyskawiczną realizacją usług faktoringowych – jeszcze szybszą niż obecnie panujące standardy.
Obecnie faktorzy pracują nad implementowaniem systemów automatyzujących obsługę faktur, dzięki czemu w przyszłości przedsiębiorcy mogą spodziewać się finansowania faktur nie w kilka godzin, a nawet w ciągu minut.
Jak możesz przygotować się do korzystania z finansowania faktur w dobie KSeF?
Oto kilka sposobów na przygotowanie Twojej firmy do sprawnego wykorzystywania faktoringu w czasach, gdy KSeF jest obowiązkowy.
Po pierwsze: możesz zgłosić faktora, z którym współpracujesz, jako upoważnionego do pobierania faktur z KSeF
Pamiętaj, że uprawnienia do KSeF możesz nadawać na różnych poziomach:
- dostępu do faktur,
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- nadawania i odbierania uprawnień.
Uważaj, żeby nie nadać faktorowi (ani nikomu innemu) zbyt szerokich uprawnień – upoważnij inne osoby i podmioty tylko do tego, co jest niezbędne w celu kontynuowania współpracy.
.
Po drugie: przekazuj identyfikatory KSeF faktorowi
Przekazywanie numerów KSeF do systemu faktora ułatwi mu identyfikację transakcji. Pamiętaj jednak, że włączenie tej opcji (by działała automatycznie) może wymagać zaangażowania programistów, którzy odpowiednio zmodyfikują połączenia pomiędzy systemem Twoim a faktora.
Ważne!
Pamiętaj o przekazywaniu KSeF ID zarówno dla faktur, jak i dokonywanych korekt.
Pamiętaj też, że uprawnienia dotyczące dostępu do faktur także mają duże znaczenie. Osoby dysponujące takim dostępem mogą przeglądać i pobierać faktury, a tym samym wiedzą o wszystkich transakcjach, jakie zawiera Twoja firma.
Po trzecie: zwróć uwagę na prawidłowe uzupełnienie schematu faktury
Faktor to podmiot trzeci, który bierze udział w transakcji. Z tego powodu w fakturach wystawianych w KSeF należy umieścić odpowiednią adnotację. W węźle „Podmiot 3” wprowadza się dane faktora. Pamiętaj, że aby prawidłowo uzupełnić fakturę, musisz przypisać mu rolę „1 – Faktor”. To konieczny warunek, który należy spełnić, by uniknąć problemów przy rozliczeniach.
Ważne!
Brak wskazania faktora w węźle „Podmiot 3” poskutkuje tym, że dokument nie będzie widoczny dla faktora – pamiętaj o tym, wypełniając faktury w KSEF.
W strukturze FA(3) przewidziano konkretne miejsce na wprowadzenie numeru rachunku bankowego faktora – jest to węzeł „FA/Platnosc/RachunekBankowyFaktora”.
Pamiętaj też, by w fakturze umieścić wzmiankę o zawartej cesji wierzytelności. Dla lepszego przepływu informacji warto tę kwestię uzgodnić z faktorem, by wspomniane dane wpisać w odpowiednie pole (np. „Dodatkowy opis”).
Po czwarte: wprowadź możliwość automatycznego zgłaszania i pobierania faktur z KSeF
Aby przyspieszyć i usprawnić proces korzystania z faktoringu w kontekście KSeF, przygotuj się do automatycznego zgłaszania i pobierania faktur z KSeF. Nie zapomnij przy tym o automatycznym pobieraniu faktur wystawianych przez faktora.
.
Po piąte: zadbaj o procedury wystawiania faktur w trybie offline
To ogólne zalecenie, które dotyczy wszystkich użytkowników KSeF, jednak warto wspomnieć o nim w kontekście faktoringu. Dobrze skonfigurowane procedury, dzięki którym faktury po okresie awarii natychmiast trafią do Krajowego Systemu e-Faktur to gwarancja sprawnego wznowienia transakcji faktoringowej.
.
Faktoring a KSeF – jakie są potencjalne korzyści dla faktorantów?
Celem, do którego dążymy, jest znaczące przyspieszenie i usprawnienie procesu finansowania dla naszych klientów. Dzięki KSeF osiągniemy kolejny etap.
Podczas wystawiania faktury możliwe jest oznaczenie faktora jako podmiot trzeci oraz uwzględnienie jego numeru rachunku w dokumencie. Skuteczne wystawienie takiej faktury w KSeF w przyszłości umożliwi automatyczny import dokumentów i ominięcie podatnego na błędy procesu OCR faktur. Ponadto sprawi, że faktura od razu po wystawieniu pojawi się w Panelu Klienta – gotowa do finansowania.
Efekt? Pieniądze trafią na konto faktoranta znacznie szybciej.
Marcin Walczuch, Product Owner, PragmaGO
Przedsiębiorcy korzystający z KSeF w dobie faktoringu mogą spodziewać się szeregu pozytywnych zmian w nadchodzących miesiącach lub latach – wszystko zależy od tempa, w jakim rynek faktoringowy zareaguje na nowe możliwości.
- Nowe produkty faktoringowe – możliwość pełnej automatyzacji (opartej na ścisłej współpracy pomiędzy faktorem a faktorantem) otworzy pole do tworzenia nowych produktów finansowych – takich jak błyskawiczny faktoring czy cashflow management, łączący w sobie charakterystyczne elementy faktoringu klasycznego i odwrotnego.
- Krótsza ścieżka weryfikacyjna – dzięki możliwości sprawdzania faktur po identyfikatorze KSeF, systemy weryfikacji powinny działać szybciej i sprawniej,
- Szybsze wypłaty środków – krótsza weryfikacja to krótszy proces. Wypłata środków może następować szybciej – na wzór gwarantowanych zaliczek, oferowanych przez niektórych faktorów. Tym razem jednak przedsiębiorcy będą mogli liczyć na wypłatę całości zaliczki faktoringowej w krótszym czasie.
KSeF a faktoring – jakie wyzwania stawia przed firmami?
Jak każda zmiana technologiczna – a wprowadzenie KSEF należy do tych największych – także i ta wymaga od przedsiębiorców adaptacji. Przejście na cyfrowy model to przede wszystkim nowe obowiązki i konieczność przyzwyczajenia się do ich spełniania.
Kluczowym wątkiem jest wymóg oznaczania faktora i umieszczania potrzebnych danych w fakturach wystawianych w KSeF. Należy pamiętać o tym, by dopełniać tego obowiązku w sposób drobiazgowy, by uniknąć kłopotów z rozliczeniem.
- Dane faktora w węźle „Podmiot 3”,
- Numer rachunku faktora w węźle „FA/Platnosc/RachunekBankowyFaktora”,
- Informacja o zawartej cesji w uzgodnionym z faktorem polu (np.: „Dodatkowy Opis”).
Przedsiębiorcy powinni też zwracać szczególną uwagę na poprawność wprowadzanych danych. Każdorazowe korygowanie faktury musi przejść przez KSeF, a to oznacza potencjalne zaburzenia procesu faktoringowego.
Jeżeli korzystasz z faktoringu odwrotnego, najlepszym sposobem na usprawnienie procesu faktoringowego, jest automatyczne przekazywanie identyfikatora KSeF faktur wystawianych przez dostawców faktorowi.
Podsumowanie
Wśród szeregu zmian, jakie przyniosło wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, znalazły się także te szczególnie istotne z punktu widzenia klientów faktoringowych: szybsza weryfikacja faktur czy rysująca się w przyszłości perspektywa automatyzacji procesu udzielania faktoringu.
Rozwiązania te będą miały jednak szansę zadziałać jedynie, gdy prawidłowo oznaczysz faktora w strukturze dokumentu, podasz jego rachunek bankowy i umieścisz jasną informację o cesji. Bez tego faktor nie zobaczy faktury w systemie, co – zamiast przyspieszyć – utrudni realizację faktoringu.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie nowe obowiązki przynosi KSeF dla klientów faktoringowych?
Przedsiębiorca powinien każdorazowo oznaczać faktora na fakturach wystawianych w KSeF, umieszczając:
- dane faktora w polu „Podmiot3”,
- numer rachunku faktora w polu „FA/Platnosc/RachunekBankowyFaktora”,
- informację o zawartej cesji w miejscu uzgodnionym z faktorem.
Jak najlepiej przygotować się do korzystania z faktoringu w dobie KSeF?
Jeśli chcesz zapewnić swojej firmie bezproblemowe korzystanie z faktoringu w kontekście KSeF, wykonaj następujące kroki:
- nadaj faktorowi uprawnienia do pobierania faktur z KSeF,
- przekazuj – najlepiej automatycznie – identyfikatory KSeF faktorowi,
- zwróć uwagę na prawidłowe wypełnienie faktur w Systemie,
- wprowadź możliwość automatycznego zgłaszania i pobierania faktur z KSEF,
- przygotuj procedury działania w razie awarii KSeF.
Jakie korzyści dla faktorantów już są dostępne dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur?
- Szybsza i łatwiejsza weryfikacja faktur.
- Mniejsze pole do manipulacji.
- Natychmiastowe doręczenie faktur (brak ryzyka zagubienia faktury czy tłumaczeń, że kontrahent jej nie dostał).
Co może się zmienić w przyszłości dzięki wprowadzeniu KSeF dla przedsiębiorców korzystających z faktoringu?
- Krótsza ścieżka weryfikacyjna.
- Szybsza wypłata środków.
- Nowe produkty faktoringowe z korzystniejszymi warunkami.
