Co to jest sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe to dokument, którego zadaniem jest przedstawienie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa – powinien więc zawierać informacje o majątku, dochodach i aktywach firmy. Dane zgromadzone w sprawozdaniu finansowym dotyczą konkretnego okresu (zazwyczaj roku podatkowego). Prawidłowo sprawozdanie finansowe należy sporządzić według zasady wiernego i rzetelnego obrazu (księgi mają być prowadzone rzetelnie, a dane prawdziwe), ale to nie jedyna zasada, której należy się trzymać.
Sprawozdanie finansowe – kto je sporządza?
Sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego muszą złożyć wszystkie podmioty należące do rejestru przedsiębiorców KRS. Przedsiębiorstwa, które nie należą do spisu, składają sprawozdanie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe?
Dokument należy wysłać online, korzystając z systemu eKRS na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości (jeżeli przedsiębiorstwo należy do KRS) lub w aplikacji e-Sprawozdania Finansowe (pozostali podatnicy). Złożenie dokumentu należy potwierdzić profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym.
Ważne!
Sprawozdanie należy złożyć w terminie do trzech miesięcy od dnia bilansowego. Oznacza to, że sprawozdanie za 2022 rok należało złożyć do 31 marca 2023.
Jakich zasad należy przestrzegać podczas sporządzania sprawozdania finansowego?
Ustawa o rachunkowości wspomina o siedmiu zasadach, zgodnie z którymi należy przygotowywać sprawozdania finansowe. Oto one:
- wiarygodność,
- porównywalność,
- terminowość,
- ciągłość,
- sprawdzalność,
- kompletność,
- zrozumiałość.
Jakie dane zawiera sprawozdanie finansowe?
Aby sprawozdanie spełniło swoją funkcję, nie może w nim zabraknąć żadnych kluczowych danych. Jeżeli więc planujesz przygotować taki dokument, pamiętaj o elementach, które wymieniamy poniżej.
Informacje wprowadzające
Zawartość tego rozdziału dokumentu określa Ustawa o rachunkowości, a właściwie załącznik nr 1 do tejże. We wprowadzeniu musi się znaleźć:
- nazwa przedsiębiorstwa oraz adres jego siedziby,
- oznaczenie okresu, którego dotyczy sprawozdanie,
- data sporządzenia dokumentu,
- jednoznaczna informacja na temat tego, czy roczne sprawozdanie finansowe zawiera dane łączne – sytuacja taka zachodzi, gdy przedsiębiorstwo składa się z wielu jednostek organizacyjnych, z których każda przygotowuje własne sprawozdanie finansowe,
- informacja o tym, czy przedsiębiorstwo zakłada kontynuację działalności gospodarczej – w razie potrzeby (mając w pamięci zasadę wiernego i rzetelnego obrazu) należy umieścić w sprawozdaniu także informację o tym, czy kontynuowanie działalności gospodarczej przez podmiot sporządzający dokument jest zagrożone, a jeśli tak, to jakie okoliczności wpływają na powstanie takiego zagrożenia,
- informacja o zasadach i metodach zastosowanych podczas sporządzania sprawozdania finansowego – w tym metodach wyceny aktywów czy pomiaru wyniku finansowego.
Powyżej wymieniliśmy informacje wstępne – takie, które są wymagane, aby dokument był ważny. Rdzeniem sprawozdania finansowego są jednak dwa inne elementy: bilans oraz rachunek zysków i strat.
Co zawiera bilans?
Bilansem przedsiębiorstwa nazywamy pełny wykaz aktywów, pasywów, inwestycji długoterminowych i innych zasobów firmy – należy go sporządzić na dzień otwarcia oraz zamknięcia roku obrotowego. Co powinien zawierać bilans?
- spis aktywów (w tym środki trwałe, nieruchomości oraz wartości niematerialne),
- spis pasywów (m.in.: kapitał, udziały własne, zyski i straty, odpisy z zysku),
- spis inwestycji długoterminowych (aktywa finansowe oraz pozostałe aktywa nieużytkowane przez jednostkę),
- spis należności krótkoterminowych (w tym udzielone pożyczki i zapłacone zaliczki),
- spis rozliczeń międzyokresowych (aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego, koszty prac, remontów czy organizacji, które właśnie trwają lub są ujęte w planach przedsiębiorstwa),
- spis zapasów (w tym materiały, produkty, towary gotowe do sprzedaży lub znajdujące się na dowolnym etapie produkcji, a także zaliczki),
- sprawozdanie z przepływów pieniężnych.
Ważne!
Bilans w sprawozdaniu finansowym należy sporządzić w języku polskim oraz zastosować walutę PLN. Dopuszczalne jest zaokrąglanie danych liczbowych do tysiąca złotych.
Rachunek zysków i strat
Kompletne zestawienie, które zawiera przychody firmy, pochodzące ze sprzedaży towarów i usług oraz z przeprowadzonych operacji finansowych. Rachunek musi zawierać także wszystkie koszty uzyskania przychodu, osiągnięte zyski i poniesione straty w danym roku podatkowym.
Gotowe sprawozdanie z działalności jednostki musi zostać zatwierdzone – zazwyczaj przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa i/lub osobę kierującą daną jednostką. Zarówno kierownik jednostki, jak i księgowy, powinni złożyć podpis własnoręcznie. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest jednym z warunków prawidłowego złożenia dokumentu.
Ważne!
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości (art. 52 pkt. 2) sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane własnoręcznie przez jedną z wymienionych osób.
Jeżeli kierownictwo jest wieloosobowe, podpis złożyć muszą wszystkie osoby kierujące jednostką. Jeśli nie jest to możliwe, wystarczy podpis jednej osoby – w takim przypadku konieczne jest jednak złożenie przez pozostałą część kierownictwa oświadczeń o tym, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania ustawowe.
Kary i sankcje za niezłożenie sprawozdania
Obowiązek składania sprawozdań finansowych jest traktowany poważnie, a jeżeli jednostka nie wyśle dokumentu w terminie, osoby odpowiedzialne za złożenie sprawozdania ryzykują jedną lub kilka z wymienionych poniżej kar:
- ograniczenie wolności (do 24 miesięcy),
- grzywna (w kwocie od 10 do 720 stawek dziennych),
- postępowanie przymuszające (wezwanie do złożenia sprawozdania do 7 dni od otrzymania wezwania, pod groźbą kary grzywny lub rozwiązania spółki),
- rozwiązanie spółki i wykreślenie z Krajowego Rejestru Sądowego,
- nadzór kuratora.
