Co to jest kompensata faktury?
Kompensata faktury zwana jest również potrąceniem – to właśnie określenie znajdziemy w Kodeksie Cywilnym. Chodzi o sytuację, w której dwóch przedsiębiorców ma wobec siebie zobowiązania. Możliwe jest wówczas uregulowanie całości lub części zobowiązania jednej ze stron poprzez obniżenie go do wysokości wierzytelności niższej.
PRZYKŁAD
- Firma A posiada zobowiązanie wobec przedsiębiorstwa B na kwotę 25 000 zł.
- Firma B z kolei jest winna firmie A 11 000 zł.
Powyższa sytuacja oznacza, że – jeżeli tylko przedstawiciele obu przedsiębiorstw wyrażą na to zgodę – zobowiązanie opiewające na wyższą kwotę będzie mogło zostać zmniejszone o 11 000 zł. W rezultacie Firma A będzie musiała oddać firmie B jeszcze 14 000 zł, a zobowiązanie firmy B zostanie rozliczona.
Czy z kompensaty można skorzystać w każdej sytuacji?
Warunki, w jakich możliwe jest dokonanie potrącenia, opisuje Art. 498, §1 KC:
Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub innym organem państwowym.
W tym krótkim fragmencie znajdują się wszystkie najważniejsze informacje dotyczące potrącenia, a zwłaszcza tego, w jakich warunkach można je zastosować:
- strony transakcji muszą być wobec siebie jednocześnie dłużnikami i wierzycielami;
- obie wierzytelności objęte kompensatą muszą być wymagalne; mogą być także dochodzone na drodze sądowej;
- kompensatę stosuje się do wartości niższej spośród wierzytelności;
- przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze bądź rzeczy tej samej jakości.
Jeżeli powyższe warunki zostaną spełnione, zachodzi kompensata ustawowa – w takim przypadku wystarczą jedynie oświadczenia spisane przez każdą ze stron. W oświadczeniach tych przedsiębiorcy muszą zaakcentować wolę rozliczenia wzajemnych zobowiązań i należności drogą kompensaty.
Ważne!
Możliwe jest wysłanie prośby o dokonanie kompensaty bez udziału drugiej strony – w tym przypadku firma A wysyła wszystkie dane oraz propozycję kompensaty do firmy B. Aby jednak uniknąć niejasności i związanych z nimi kłopotów, warto uzyskać pisemne potwierdzenie przyjęcia warunków kompensaty ze strony kontrahenta.
Warto wspomnieć o jeszcze dwóch istotnych elementach związanych z potrąceniami – możliwej wielostronności oraz kompensatach umownych.
Kompensata wielostronna
Nic nie stoi na przeszkodzie, by więcej niż dwa przedsiębiorstwa umówiły się na kompensatę zadłużenia. Rozliczenie wielostronne dokonywane jest zwykle na podstawie umowy kompensaty, którą muszą podpisać wszystkie biorące udział w procesie strony.
Kompensata umowna
Choć podczas przeprowadzania kompensaty wierzytelności przepisy Kodeksu Cywilnego muszą być respektowane, strony mogą same ustalić szczegółowe warunki potrącenia. Często firmy decydują się na spisanie umowy kompensaty, która pozwoli uniknąć sytuacji spornych.
Kompensata faktury – wzór
W takiej umowie strony powinny umieścić:
- dane przedsiębiorstw;
- kwoty wierzytelności;
- kwoty dokonanej kompensaty (dokonanych kompensat);
- wysokość pozostałego zadłużenia;
- forma i termin płatności pozostałej części zobowiązania;
- dokumenty stanowiące podstawę potrącenia (np. wystawione faktury);
- podpisy przedstawicieli przedsiębiorstw.
Umowa kompensaty – omówienie
W górnej części dokumentu tradycyjnie powinny się znaleźć dane stron, a także data i miejscowość sporządzenia dokumentu. Pod tymi informacjami warto umieścić tytuł dokumentu (np.: “Kompensata Umowna”), aby uniknąć nieścisłości.
Część główną kompensaty umownej stanowi zwykle tabela wyszczególniająca zobowiązania i należności. Każda z pozycji powinna zostać opisana co najmniej trzema informacjami:
- numerem i nazwą dokumentu, z którego wynika (np. faktury VAT);
- datą wystawienia dokumentu;
- kwotą zobowiązania/należności.
Pod tabelą należy podsumować łączną kwotę zobowiązań i należności, które mają zostać objęte kompensatą, a także podsumować pozostałe należności (kwota do zapłaty po potrąceniu wynosi…).
Kolejnym krokiem jest uściślenie, co powinno się stać z pozostałą częścią zobowiązania lub należności (część zobowiązania/należności nieobjęta kompensatą zostanie uregulowana przelewem/gotówką…) oraz wskazanie terminu zapłaty, na który zgadzają się obie strony. W ten sposób kompensata może zmienić termin płatności na fakturze.
Kiedy możliwe jest dokonanie potrącenia umownego?
W Kodeksie Cywilnym (konkretnie w przytoczonym już art. 498) znajdziemy szczegółowo opisane warunki, których spełnienie pozwala na dokonanie kompensaty umownej. Przedsiębiorcy, którzy chcą zawrzeć umowę, w ramach której przeprowadzą potrącenie, muszą pamiętać, że jest to możliwe jedynie w trzech przypadkach:
- gdy obie wierzytelności są wymagalne – to znaczy, że upłynął termin jej spłaty określony na fakturze lub umowie;
- w przypadku wierzytelności przeterminowanych, ale jedynie, gdy istniała możliwość kompensaty wierzytelności przed upływem terminu przedawnienia;
- gdy wierzytelności są zajęte, ale jedynie, jeżeli dłużnik stał się wierzycielem wobec swojego wierzyciela przed momentem zajęcia wierzytelności.
Warto również pamiętać, że kompensata może zostać dokonana jedynie wobec wierzytelności pieniężnych lub rzeczy, których wartość można określić i jest ona równa wierzytelności.
Kiedy nie można dokonać kompensaty umownej?
Nie wszystko, na co umówią się między sobą przedsiębiorcy, jest zgodne z prawem. Kodeks Cywilny wskazuje także przypadki, w których kompensata zobowiązań jest niemożliwa, nawet w trybie umownym. Dotyczy to:
- wierzytelności niewymagalnych;
- wierzytelności przeterminowanych (poza przypadkami opisanymi w poprzednim rozdziale);
- wierzytelności zajętych (jw.);
- wierzytelności o dostarczenie środków utrzymania;
- wierzytelności wynikających z czynów niedozwolonych;
- wierzytelności wyłączonych z potrącenia na podstawie odrębnych przepisów.
Kompensata a prawo do odliczenia podatku VAT
Czy kompensata wzajemnych zobowiązań ma wpływ podatki? Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest to, czy kompensata wpływa na VAT? Odpowiedź brzmi: nie. Regulowanie należności wynikających z faktury, także w formie kompensaty, nie wywiera wpływu na moment wystąpienia prawa do odliczenia podatku ani nie wpływa na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wynika to z ogólnych przepisów dotyczących prawa do odliczenia VAT.
Pamiętajmy, że przedsiębiorca może odliczyć VAT, gdy spełni odpowiednie warunki – jest czynnym podatnikiem VAT, a towary i usługi, które nabył, są związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą (wykorzystuje je do czynności opodatkowanych). Na żaden z tych elementów fakt zaistnienia kompensaty nie wpływa.
Kompensata a przyspieszony zwrot podatku
W kontekście otrzymania przyspieszonego zwrotu podatku VAT warto jednak pamiętać, że kompensata nie stanowi formy zapłaty za pośrednictwem rachunku bankowego. Oznacza to, że zobowiązania uregulowane w ten sposób liczą się do ustawowego limitu (15 000 zł), przez co mają wpływ na możliwość otrzymania przyspieszonego zwrotu podatku.
Jeżeli więc suma należności rozliczonych w następstwie potrącenia (kompensaty) wynosi 15 000 zł lub mniej, podatnik może otrzymać zwrot podatku VAT w preferencyjnym terminie nieprzekraczającym 25 dni. Jeśli jednak należności uregulowana w formie kompensaty przekraczają kwotę 15 000 zł, podatnik nie ma takiej możliwości.
