Odliczenie VAT od zakupu paliwa – na jakich warunkach?
Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, a konkretnie art. 86a tego dokumentu, precyzuje, w jakich sytuacjach i w jakim zakresie przedsiębiorca może odliczyć podatku VAT za paliwo. Wszystko zależy od tego, czy tankowany pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem działalności, czy też korzysta się z niego w sposób mieszany (zarówno na cele firmy, jak i na użytek prywatny).
Jak odliczać VAT za zakup paliwa w całości?
Aby móc odliczyć 100 procent podatku VAT z faktury za paliwo, przedsiębiorca musi spełnić warunek konieczny: uwzględnić pojazd w ewidencji środków trwałych firmy, a więc także zadbać o jego amortyzację. Wiąże się z tym kilka dodatkowych obowiązków.
Po pierwsze: podatnik, który chce odliczać całość VAT, musi wysłać wypełniony formularz VAT-26 do właściwego urzędu skarbowego.
Po drugie: przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (zwanej także ewidencją użytkowania pojazdu lub – częściej – kilometrówką). Szczegółowy opis danych, jakie powinna zawierać ta ewidencja, możemy znaleźć we wspomnianej ustawie o VAT, w art. 86a, ust. 7.
Ważne!
“Kilometrówka” to określenie stosowane także do obliczeń związanych z podróżami służbowymi pracowników. Dla rozróżnienia tę drugą nazywamy zazwyczaj kilometrówką pracownika.
Jakie informacje należy zawrzeć w ewidencji przebiegu samochodu osobowego?
Oto dane, bez których ewidencja użytkowania pojazdu nie będzie wiążąca:
- numer rejestracyjny samochodu firmowego,
- data rozpoczęcia oraz dzień zakończenia prowadzenia kilometrówki,
- stan licznika.
Ważne!
Stan licznika pojazdu należy spisać na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji – na przykład w dniu zakupu pojazdu, jeżeli przedsiębiorca planuje prowadzić kilometrówkę od początku.
To jednak nie koniec: stan licznika musi zostać wprowadzony do ewidencji także na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz w dniu, w którym przedsiębiorca zakończył prowadzenie ewidencji przebiegu (na przykład w momencie sprzedaży samochodu lub wyłączenia go ze środków trwałych firmy).
Kilometrówka musi także zawierać wpisy osób kierujących danym pojazdem. W każdym z tych wpisów należy zawrzeć:
- numer wpisu,
- datę oraz cel podróży,
- opis trasy uwzględniający punkt startowy oraz końcowy,
- liczbę pokonanych kilometrów,
- dane osoby kierującej pojazdem (zwykle wystarczy imię i nazwisko).
Na koniec każdego okresu rozliczeniowego należy również podsumować liczbę przejechanych kilometrów oraz wprowadzić ją do ewidencji.
Inne obowiązki związane z ewidencją przebiegu pojazdu
To wciąż nie wszystko – podatnik musi podpisywać wpisy widniejące w ewidencji. W ten sposób zaświadcza on, że dane wprowadzone do kilometrówki są zgromadzone rzetelnie i autentyczne.
Ponadto do obowiązków przedsiębiorcy należy skonstruowanie regulaminu korzystania z pojazdu firmowego – z kolei pracownicy i inne osoby korzystające z samochodu, mają obowiązek zapoznania się z zapisami dokumentu i stosowanie się do nich. W treści regulaminu musi znajdować się informacja o kategorycznym wykluczeniu możliwości wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych.
Ważne!
Jeśli podatnik spełnia kryteria, umożliwiające mu odliczanie 100% VAT za paliwo, oznacza to, że może także w całości odliczać pozostałe koszty eksploatacyjne pojazdu, w tym naprawy, koszty serwisowe, przeglądów czy wydatki związane z podróżami zagranicznymi (winiety, dodatkowe ubezpieczenie pojazdu).
Odliczenie 75% VAT od wydatków na paliwo
Istnieje możliwość odliczenia ¾ podatku VAT za paliwo. Prawo do odliczenia podatku w tym wymiarze nabywa podatnik, który wprowadził pojazd do ewidencji środków trwałych firmy, ale nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu.
Odliczenie 50% VAT od paliwa
Nie wszystkie firmy mogą skorzystać z odliczenia całości podatku VAT za paliwo. Wynika to z faktu, że część przedsiębiorców – szczególnie w JDG – korzysta z pojazdów w trybie mieszanym. W tej sytuacji podatnikom przysługuje odliczenie 50% VAT od paliwa.
Istotnym ułatwieniem dla przedsiębiorców, którym nie zależy na odpisywaniu podatku VAT w całości jest fakt, że do 50-procentowego odliczenia nie jest potrzebny ani druk VAT-26, ani prowadzenie kilometrówki. Wystarczy prowadzić firmę, wpisać samochód w ewidencję środków trwałych oraz wykorzystywać pojazd także w celach firmowych, by móc odliczać 50% VAT od paliwa i aż 75% kwoty netto z faktur dotyczących kosztów eksploatacyjnych pojazdu.
Przykład:
Pani Janina prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Wprowadziła samochód osobowy do ewidencji środków trwałych firmy, ale nie prowadzi kilometrówki. W marcu zatankowała pojazd do pełna i zapłaciła 320 zł brutto, co daje:
- 260,16 zł netto
- 59,84 zł VAT.
Jak w tej sytuacji dokonać prawidłowego odliczenia? Pani Janina musi odjąć połowę podatku VAT (29,92 zł), a następnie z pozostałej kwoty (260,16 + 29,92 zł = 290,08 zł) odliczyć 75%, czyli 217,56 zł. To właśnie ta kwota stanowi koszt uzyskania przychodu.
Urząd skarbowy w żaden sposób nie sprawdza, jak często podatnik korzysta z pojazdu na potrzeby firmy. Nie ma także znaczenia, jaka część paliwa zostaje wykorzystana w celach firmowych, a jaka w celach prywatnych. Podobnie jak w przypadku pełnego odliczenia, podatnicy mogą do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć wydatki poniesione w ramach napraw i innych kosztów eksploatacji pojazdu – oczywiście w pomniejszonym do 75% zakresie.
Odliczenie VAT za paliwo i pozostałe wydatki w wysokości 20%
Ostatnią możliwością – najmniej korzystną z punktu widzenia podatnika – jest odliczanie VAT za paliwo oraz pozostałe koszty eksploatacyjne w przypadku, gdy pojazd stanowi własność prywatną przedsiębiorcy i nie jest włączony do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa.
W takim układzie podatnik może odliczyć zaledwie 20% kosztów paliwa, napraw, przeglądu czy usług wulkanizacyjnych. Przepisy istotne w tym kontekście znajdziemy w ustawie o PIT, a konkretnie w art. 23, ust. 1, pkt. 46:
“Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika”.
