Odliczenie VAT od zakupu paliwa – na jakich warunkach?
Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, a konkretnie art. 86a tego dokumentu, precyzuje, w jakich sytuacjach i w jakim zakresie przedsiębiorca może odliczyć podatku VAT za paliwo. Wszystko zależy od tego, czy tankowany pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem działalności, czy też korzysta się z niego w sposób mieszany (zarówno na cele firmy, jak i na użytek prywatny).
Jak odliczać VAT za zakup paliwa w całości?
Aby móc odliczyć 100 procent podatku VAT z faktury za paliwo, przedsiębiorca musi spełnić warunek konieczny: uwzględnić pojazd w ewidencji środków trwałych firmy, a więc także zadbać o jego amortyzację. Wiąże się z tym kilka dodatkowych obowiązków.
Po pierwsze: podatnik, który chce odliczać całość VAT, musi wysłać wypełniony formularz VAT-26 do właściwego urzędu skarbowego.
Po drugie: przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (zwanej także ewidencją użytkowania pojazdu lub – częściej – kilometrówką). Szczegółowy opis danych, jakie powinna zawierać ta ewidencja, możemy znaleźć we wspomnianej ustawie o VAT, w art. 86a, ust. 7.
Ważne!
“Kilometrówka” to określenie stosowane także do obliczeń związanych z podróżami służbowymi pracowników. Dla rozróżnienia tę drugą nazywamy zazwyczaj kilometrówką pracownika.
Jakie informacje należy zawrzeć w ewidencji przebiegu samochodu osobowego?
Oto dane, bez których ewidencja użytkowania pojazdu nie będzie wiążąca:
- numer rejestracyjny samochodu firmowego,
- data rozpoczęcia oraz dzień zakończenia prowadzenia kilometrówki,
- stan licznika.
Ważne!
Stan licznika pojazdu należy spisać na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji – na przykład w dniu zakupu pojazdu, jeżeli przedsiębiorca planuje prowadzić kilometrówkę od początku.
To jednak nie koniec: stan licznika musi zostać wprowadzony do ewidencji także na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz w dniu, w którym przedsiębiorca zakończył prowadzenie ewidencji przebiegu (na przykład w momencie sprzedaży samochodu lub wyłączenia go ze środków trwałych firmy).
Kilometrówka musi także zawierać wpisy osób kierujących danym pojazdem. W każdym z tych wpisów należy zawrzeć:
- numer wpisu,
- datę oraz cel podróży,
- opis trasy uwzględniający punkt startowy oraz końcowy,
- liczbę pokonanych kilometrów,
- dane osoby kierującej pojazdem (zwykle wystarczy imię i nazwisko).
Na koniec każdego okresu rozliczeniowego należy również podsumować liczbę przejechanych kilometrów oraz wprowadzić ją do ewidencji.
Inne obowiązki związane z ewidencją przebiegu pojazdu
To wciąż nie wszystko – podatnik musi podpisywać wpisy widniejące w ewidencji. W ten sposób zaświadcza on, że dane wprowadzone do kilometrówki są zgromadzone rzetelnie i autentyczne.
Ponadto do obowiązków przedsiębiorcy należy skonstruowanie regulaminu korzystania z pojazdu firmowego – z kolei pracownicy i inne osoby korzystające z samochodu, mają obowiązek zapoznania się z zapisami dokumentu i stosowanie się do nich. W treści regulaminu musi znajdować się informacja o kategorycznym wykluczeniu możliwości wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych.
Ważne!
Jeśli podatnik spełnia kryteria, umożliwiające mu odliczanie 100% VAT za paliwo, oznacza to, że może także w całości odliczać pozostałe koszty eksploatacyjne pojazdu, w tym naprawy, koszty serwisowe, przeglądów czy wydatki związane z podróżami zagranicznymi (winiety, dodatkowe ubezpieczenie pojazdu).
Odliczenie 75% VAT od wydatków na paliwo
Istnieje możliwość odliczenia ¾ podatku VAT za paliwo. Prawo do odliczenia podatku w tym wymiarze nabywa podatnik, który wprowadził pojazd do ewidencji środków trwałych firmy, ale nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu.
Odliczenie 50% VAT od paliwa
Nie wszystkie firmy mogą skorzystać z odliczenia całości podatku VAT za paliwo. Wynika to z faktu, że część przedsiębiorców – szczególnie w JDG – korzysta z pojazdów w trybie mieszanym. W tej sytuacji podatnikom przysługuje odliczenie 50% VAT od paliwa.
Istotnym ułatwieniem dla przedsiębiorców, którym nie zależy na odpisywaniu podatku VAT w całości jest fakt, że do 50-procentowego odliczenia nie jest potrzebny ani druk VAT-26, ani prowadzenie kilometrówki. Wystarczy prowadzić firmę, wpisać samochód w ewidencję środków trwałych oraz wykorzystywać pojazd także w celach firmowych, by móc odliczać 50% VAT od paliwa i aż 75% kwoty netto z faktur dotyczących kosztów eksploatacyjnych pojazdu.
Przykład:
Pani Janina prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Wprowadziła samochód osobowy do ewidencji środków trwałych firmy, ale nie prowadzi kilometrówki. W marcu zatankowała pojazd do pełna i zapłaciła 320 zł brutto, co daje:
- 260,16 zł netto
- 59,84 zł VAT.
Jak w tej sytuacji dokonać prawidłowego odliczenia? Pani Janina musi odjąć połowę podatku VAT (29,92 zł), a następnie z pozostałej kwoty (260,16 + 29,92 zł = 290,08 zł) odliczyć 75%, czyli 217,56 zł. To właśnie ta kwota stanowi koszt uzyskania przychodu.
Urząd skarbowy w żaden sposób nie sprawdza, jak często podatnik korzysta z pojazdu na potrzeby firmy. Nie ma także znaczenia, jaka część paliwa zostaje wykorzystana w celach firmowych, a jaka w celach prywatnych. Podobnie jak w przypadku pełnego odliczenia, podatnicy mogą do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć wydatki poniesione w ramach napraw i innych kosztów eksploatacji pojazdu – oczywiście w pomniejszonym do 75% zakresie.
Odliczenie VAT za paliwo i pozostałe wydatki w wysokości 20%
Ostatnią możliwością – najmniej korzystną z punktu widzenia podatnika – jest odliczanie VAT za paliwo oraz pozostałe koszty eksploatacyjne w przypadku, gdy pojazd stanowi własność prywatną przedsiębiorcy i nie jest włączony do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa.
W takim układzie podatnik może odliczyć zaledwie 20% kosztów paliwa, napraw, przeglądu czy usług wulkanizacyjnych. Przepisy istotne w tym kontekście znajdziemy w ustawie o PIT, a konkretnie w art. 23, ust. 1, pkt. 46:
“Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika”.
Najczęściej zadawane pytania
Ile VAT można odliczyć od zakupu paliwa?
Zakres odliczenia podatku VAT od paliwa zależy od tego, jak pojazd jest wykorzystywany i czy figuruje w ewidencji środków trwałych firmy:
- jeśli samochód służy wyłącznie działalności i jest zgłoszony do urzędu skarbowego, można odliczyć 100% VAT.
- jeśli pojazd jest wykorzystywany w trybie mieszanym (firmowo i prywatnie) przysługuje odliczenie 50% VAT.
Odrębne progi (75% i 20%) dotyczą zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Zasady precyzuje art. 86a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Jak odliczyć 100% VAT od paliwa?
Aby odliczać pełny VAT, trzeba spełnić warunek konieczny: wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych firmy (i objąć go amortyzacją). Z tym wiążą się dodatkowe obowiązki:
- Złożenie do właściwego urzędu skarbowego wypełnionego formularza VAT-26.
- Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki), której zakres danych określa art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.
- Sporządzenie regulaminu korzystania z pojazdu firmowego, który kategorycznie wyklucza używanie auta do celów prywatnych.
W tym ostatnim przypadku przedsiębiorca musi dopilnować, by osoby korzystające z pojazdu zapoznały się z regulaminem.
Spełnienie tych warunków pozwala odliczać w całości również pozostałe koszty eksploatacji – naprawy, serwis, przeglądy czy wydatki na podróże zagraniczne.
Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka)?
Ewidencja przebiegu, by była wiążąca, musi zawierać:
- numer rejestracyjny samochodu,
- datę rozpoczęcia i zakończenia jej prowadzenia,
- stan licznika.
Stan licznika spisuje się na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz w dniu zakończenia jej prowadzenia (np. przy sprzedaży auta lub wyłączeniu go ze środków trwałych).
Kilometrówka musi też zawierać wpisy osób kierujących pojazdem, a każdy wpis obejmuje:
- numer wpisu,
- datę i cel podróży,
- opis trasy (punkt startowy i końcowy),
- liczbę przejechanych kilometrów,
- dane kierowcy (zwykle imię i nazwisko).
Na koniec każdego okresu rozliczeniowego podsumowuje się łączną liczbę przejechanych kilometrów, a wpisy musi podpisywać podatnik, potwierdzając ich rzetelność i autentyczność.
Kiedy przysługuje odliczenie 75% VAT od paliwa?
Prawo do odliczenia 75% podatku VAT od paliwa nabywa podatnik, który wprowadził pojazd do ewidencji środków trwałych firmy, ale nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki).
Jak działa odliczenie 50% VAT i 75% kosztów przy użytku mieszanym?
Przy wykorzystywaniu pojazdu w trybie mieszanym (firmowo i prywatnie) przedsiębiorcy przysługuje odliczenie 50% VAT od paliwa. To wariant prosty w obsłudze: nie wymaga ani formularza VAT-26, ani prowadzenia kilometrówki – wystarczy prowadzić firmę, wpisać samochód do ewidencji środków trwałych i wykorzystywać go także w celach firmowych. Urząd skarbowy nie weryfikuje, jak często i w jakiej proporcji auto służy firmie.
W tym wariancie do kosztów uzyskania przychodu zalicza się 75% wydatków: od kwoty netto z faktury odejmuje się nieodliczoną połowę VAT, a od tak powiększonej podstawy odlicza się 75%. Na tych samych zasadach (do 75%) rozlicza się pozostałe koszty eksploatacji pojazdu.
Ile można odliczyć, gdy samochód jest prywatny i nie jest w ewidencji firmy?
Najmniej korzystny wariant dotyczy pojazdu stanowiącego prywatną własność przedsiębiorcy, który nie został włączony do ewidencji środków trwałych firmy. W takim przypadku do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć jedynie 20% wydatków na paliwo, naprawy, przeglądy czy usługi wulkanizacyjne. Podstawą jest art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, zgodnie z którym wydatki na używanie prywatnego samochodu osobowego (oraz składki na jego ubezpieczenie) stanowią koszt uzyskania przychodu w wysokości 20% – pod warunkiem, że auto jest wykorzystywane również do celów związanych z działalnością gospodarczą
