Data wystawienia faktury – co mówią przepisy?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktura VAT powinna zostać wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży towaru lub wykonano usługę. Jeśli na przykład sprzedaż miała miejsce 20 stycznia, to faktura powinna zostać wystawiona najpóźniej 15 lutego.
Zasada ta obowiązuje również w przypadku faktur zaliczkowych, a także tych, które zostały wystawione dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Należy jednak pamiętać, że w drugim przypadku faktura może być wystawiona wyłącznie na żądanie klienta.
Data wystawienia faktury – wyjątki
Oczywiście istnieją wyjątki, które uzasadniają wystawienie faktury w innym terminie – wszystkie wymienia ustawa o podatku od towarów i usług. Mówi ona, że fakturę VAT należy wystawić nie później niż:
- 30. dnia od dnia wykonania usług – w przypadku usług budowlanych i budowlano-remontowych;
- 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych oraz gazet, czasopism i magazynów drukowanych, z wyłączeniem map i ulotek;
- 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek oraz gazet, czasopism i magazynów, z wyłączeniem map i ulotek;
- z upływem terminu płatności – w przypadku dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także świadczenia usług:
- telekomunikacyjnych;
- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze;
- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia;
- stałej obsługi prawnej i biurowej;
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
Należy jednak pamiętać, że w zdecydowanej większości przypadków obowiązuje zasada mówiąca, że faktura musi być wystawiona do 15. dnia następującego po miesiącu, gdy dokonana została transakcja.
Do wyjaśnienia pozostaje jeszcze jedna kwestia – kiedy najwcześniej można wystawić fakturę? Także na to pytanie odpowiedź znajdziemy w ustawie o VAT, a konkretnie w art. 106i. Przedsiębiorca nie może wystawić faktury VAT wcześniej niż 60. dnia przed:
- dokonaniem dostawy towaru;
- wykonaniem usługi;
- otrzymaniem całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru, lub wykonaniem usługi
Data sprzedaży na fakturze – co trzeba wiedzieć?
Data sprzedaży na fakturze dotyczy dnia, w którym dokonano sprzedaży, dostarczono towar lub wykonano usługę. Stosuje się tutaj takie określenia, jak data dokonania dostawy lub data wykonania usługi.
Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, data sprzedaży jest jedną z informacji, które powinny być zawarte na fakturze. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w których data sprzedaży jest taka sama, jak data wystawienia faktury – w takiej sytuacji nie trzeba umieszczać informacji o dacie sprzedaży na dokumencie (podstawa prawna: art. 106e ust. 1 pkt. 6 ustawy o VAT). Oczywiście umieszczenie daty sprzedaży w takiej sytuacji nie jest błędem.
Moment powstania obowiązku podatkowego
Kwestie związane z umieszczaniem na fakturze daty sprzedaży i daty wystawienia faktury wpływają przede wszystkim na moment powstania obowiązku podatkowego. Istotne jest tutaj przede wszystkim określenie momentu powstania przychodu. Z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT wynika, że za datę powstania przychodu, o którym mowa w ust. 1, uważa się, z zastrzeżeniem ust. 1e, 1h–1j i 1n–1p, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:
- wystawienia faktury albo
- uregulowania należności.
Wyjątkiem są usługi ciągłe, czyli takie, które wykonywane są w określonych okresach rozliczeniowych. Wtedy przyjmuje się, że datą sprzedaży jest ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Może to być na przykład kwartał. Jeśli firma wykonuje cykliczne zlecenie, za moment powstania przychodu uznaje się ostatni dzień danego kwartału, w którym dokonano sprzedaży lub wykonano usługę.
Data sprzedaży a data wystawienia faktury – podsumowanie
Jak widać, kwestia daty sprzedaży i daty wystawienia faktury budzi wiele wątpliwości. W większości przypadków w zupełności wystarczy wiedza o tym, że fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po tym miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano sprzedaży – ewentualne wyjątki opisaliśmy powyżej, jeżeli więc nie prowadzisz firmy budowlanej, nie zajmujesz się drukiem książek ani dystrybucją energii, w 99% przypadków tego terminu należy się trzymać.
Warto także pamiętać, że jeśli data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia faktury, nie trzeba ujmować jej w dokumencie. Jeżeli natomiast daty te są inne, informacja o dacie sprzedaży musi znaleźć się na fakturze. Jest ona bowiem istotna dla określenia momentu powstania przychodu, a co za tym idzie – obowiązku podatkowego.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się data sprzedaży od daty wystawienia faktury?
Data sprzedaży to dzień, w którym dokonano sprzedaży, dostarczono towar lub wykonano usługę (stosuje się też określenia „data dokonania dostawy” i „data wykonania usługi”).
Data wystawienia faktury to natomiast dzień sporządzenia dokumentu, który nie musi pokrywać się z datą sprzedaży. Rozróżnienie obu dat ma znaczenie, ponieważ wpływają one na moment powstania obowiązku podatkowego – zarówno w PIT, jak i w VAT.
Do kiedy trzeba wystawić fakturę VAT?
Zgodnie z zasadą ogólną fakturę VAT wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży towaru lub wykonano usługę.
Jeśli więc sprzedaż miała miejsce 20 stycznia, fakturę należy wystawić najpóźniej 15 lutego.
Zasada ta obowiązuje także w przypadku faktur zaliczkowych oraz faktur wystawianych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – tym ostatnim fakturę wystawia się wyłącznie na żądanie klienta.
Jakie są wyjątki od terminu wystawienia faktury?
Ustawa o VAT przewiduje kilka wyjątków od zasady ogólnej. Fakturę należy wystawić nie później niż:
- 30. dnia od wykonania usługi – w przypadku usług budowlanych i budowlano-remontowych;
- 60. dnia od wydania towarów – przy dostawie drukowanych książek, gazet, czasopism i magazynów (z wyłączeniem map i ulotek);
- 90. dnia od wykonania czynności – przy drukowaniu książek i czasopism (z wyłączeniem map i ulotek);
- z upływem terminu płatności – m.in. przy dostawie energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej i gazu przewodowego oraz usługach telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób i mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej oraz dystrybucji energii.
W zdecydowanej większości pozostałych przypadków obowiązuje termin do 15. dnia następnego miesiąca.
Jak wcześnie można wystawić fakturę?
Zgodnie z art. 106i ustawy o VAT faktury nie można wystawić wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi albo otrzymaniem całości lub części zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.
Kiedy trzeba umieścić datę sprzedaży na fakturze?
Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT data musi znaleźć się na fakturze, ponieważ jest istotna dla określenia momentu powstania przychodu.
Wyjątek stanowi sytuacja, w której data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia faktury – wtedy nie trzeba jej odrębnie podawać, choć jej umieszczenie nie jest błędem.
Jak data faktury wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego?
Zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT za datę powstania przychodu uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego albo wykonania (lub częściowego wykonania) usługi – nie później jednak niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Decyduje zdarzenie, które nastąpi najwcześniej.
Wyjątkiem są usługi ciągłe, rozliczane w okresach rozliczeniowych: wtedy za datę sprzedaży przyjmuje się ostatni dzień danego okresu (np. ostatni dzień kwartału przy zleceniu rozliczanym kwartalnie).
