Czy podpis elektroniczny jest ważny w polskim prawie?
Kwestie związane z podpisem elektronicznym w polskim prawie regulują dwa akty prawne:
- rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 910/2014 z dn. 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (dalej jako rozporządzenie eIDAS),
- ustawa z dn. 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej,
- część zapisów w Kodeksie cywilnym.
Ważne!
W poszukiwaniu informacji dotyczących podpisu elektronicznego w sieci łatwo natknąć się na treść Ustawy o podpisie elektronicznym. Ustawa ta została uchylona w całości i zastąpiona przez ww. Ustawę o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Rozporządzenie eIDAS
To europejski akt, który obowiązuje we wszystkich krajach Unii Europejskiej od 2016 roku. To właśnie na mocy eIDAS możliwe jest podpisywanie dokumentów elektronicznych przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (a także pieczęci kwalifikowanej) pomiędzy polskimi przedsiębiorcami, a ich kontrahentami z krajów członkowskich Unii Europejskiej.
Szczególnie istotny w kontekście ważności podpisu elektronicznego jest art. 25 Rozporządzenia:
- Art. 25, pkt 1 eIDAS mówi, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
- Art. 25, pkt 2 eIDAS głosi, że kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Kliknij tutaj, by zapoznać się z treścią Rozporządzenia eIDAS
Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej
Polska ustawa to dokument, który wprowadza przepisy unijne do polskiego porządku prawnego.
Kodeks Cywilny
Art. 60 KC głosi, że wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).
Art. 78 §2 KC z kolei zrównuje oświadczenie woli w postaci elektronicznej z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Kliknij tutaj, by zapoznać się z treścią Kodeksu cywilnego
Wszystkie przytoczone powyżej przepisy rozstrzygają kwestię legalności i mocy prawnej dokumentów podpisanych elektronicznie – zarówno w obrocie gospodarczym, jak i przed sądem. Dokument podpisany elektronicznie jest ważny tak samo, jak podpisany własnoręcznie – pod warunkiem, że podpis uzyskał właściwą certyfikację.
Rodzaje podpisów elektronicznych i ich wpływ na ważność umowy
Chcesz podpisać dokument podpisem elektronicznym? To dobre rozwiązanie, gdy zamierzasz załatwić ważną sprawę bez konieczności odwiedzania placówki urzędu czy banku. W tym celu skorzystasz z jednego z trzech dostępnych rodzajów e-podpisów:
- zwykły podpis elektroniczny,
- zaawansowany podpis elektroniczny,
- kwalifikowany podpis elektroniczny.
Omówimy pokrótce każdy z tych wariantów.
Zwykły podpis elektroniczny
W stosunku do zwykłych podpisów elektronicznych nie obowiązują żadne szczególne przepisy. Ten wariant jest jednak zdefiniowany w Rozporządzeniu eIDAS:
Podpis elektroniczny oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis (Art. 3, pkt 10 eIDAS).
Innymi słowy: zwykły e-podpis to forma potwierdzenia, w ramach której podpisujący deklaruje swoją tożsamość. Należą do nich np. potwierdzenia w aplikacjach. Zwykły podpis nie może jednak funkcjonować jako zamiennik dla własnoręcznego podpisu.
Kluczowym problemem jest tutaj bezpieczeństwo – zwykły podpis elektroniczny wystarczy uwierzytelnić, wpisując numer telefonu czy adres e-mail.
Ważne!
Jeżeli strony umowy się na to zgodzą, mogą podpisywać umowy zwykłym podpisem elektronicznym (bez certyfikatu). Ten sam podpis nie wystarczy jednak, by uwierzytelnić nim dokument wymagający pisemnej formy pod rygorem nieważności – w takiej sytuacji konieczne będzie skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Zaawansowany podpis elektroniczny
To taki podpis elektroniczny, który spełnia następujące wymogi:
- jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu,
- umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
- jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod swoją wyłączną kontrolą,
- jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.
Opisane powyżej kryteria określa art. 26 eIDAS.
Ważne!
Zaawansowany podpis elektroniczny wciąż należy do grona podpisów niekwalifikowanych. Oznacza to, że – choć może zostać zastosowany do podpisania umowy handlowej – nie jest automatycznie akceptowany na terenie UE.
Podobnie jak w przypadku zwykłego e-podpisu, obie strony umowy muszą wyrazić zgodę na wykorzystanie zaawansowanego podpisu elektronicznego w celu autoryzacji umowy.
Zaawansowane podpisy elektroniczne w Polsce
W Polsce dostępne są dwa rodzaje zaawansowanych podpisów elektronicznych: to e-dowód oraz Profil Zaufany.
- Podpis osobisty (e-dowód) jest zapisany w warstwie elektronicznej wydawanych aktualnie (od 2019 roku) dowodów osobistych. Znajdują się w nim następujące dane:
- dane osobowe właściciela,
- elektroniczne dane dowodu,
- certyfikat uwierzytelniający w usługach online,
- certyfikat umożliwiający podpisywanie e-dokumentów przy użyciu podpisu osobistego.
Podpis osobisty wywołuje skutki prawne tożsame z podpisem własnoręcznym podczas kontaktów z podmiotami publicznymi.
- Profil Zaufany (podpis zaufany) to podpis opatrzony certyfikatem niekwalifikowanym. Potwierdza tożsamość posiadacza przy okazji załatwiania spraw administracyjnych, np. związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie można go jednak używać w kontekście zawierania umów z kontrahentami zagranicznymi.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
To zaawansowany podpis elektroniczny, który spełnia oba następujące warunki:
- jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego,
- opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to uniwersalne narzędzie, z którego można korzystać w kontekście większości czynności prawnych. Nada się zarówno do kontaktów z organami administracyjnymi, potwierdzania tożsamości w kontaktach z urzędem, ale przede wszystkim umożliwia zawieranie umów handlowych z zagranicznymi kontrahentami i jest traktowany równoważnie do popisu tradycyjnego na terenie całej Unii Europejskiej. Wywołuje także identyczne skutki prawne.
Ważne!
Kwalifikowany podpis elektroniczny również musi spełniać wszystkie warunki wyszczególnione w art. 26 Rozporządzenia eIDAS (pełna lista znajduje się powyżej, w sekcji „Zaawansowany podpis elektroniczny”.
Co decyduje o ważności podpisu elektronicznego?
Najważniejszym kryterium ważności podpisu elektronicznego jest ważność certyfikatu, na którym ten się opiera. Innymi słowy: podpis elektroniczny jest ważny, jeśli certyfikat jest ważny w momencie składania podpisu.
Podpisanie elektroniczne dokumentu, jeżeli odbyło się w okresie ważności certyfikatu, jest wiążące bezterminowo – dokument ten będzie ważny także wiele lat później.
Ważność certyfikatu ustala się w momencie zakupu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dostawcy certyfikatów umożliwiają zakup certyfikatów zwykle na okres roku, 2 lub 3 lat. Dostępne są także krótkoterminowe podpisy kwalifikowane, których ważność określana jest czasowo lub poprzez limit wykorzystań.
Jak sprawdzić ważność podpisu elektronicznego?
Jeżeli nie masz pewności, czy Twój podpis elektroniczny jest aktualnie ważny i możesz bez przeszkód go użyć, możesz skorzystać z dostępnych metod weryfikacji e-podpisu:
- Dostawcy certyfikatów kwalifikowanych udostępniają odpowiednie narzędzia, takie jak Walidator Kwalifikowany Autenti, proCertum SmartSign czy wewnętrzne narzędzie weryfikujące Szafir. Aby sprawdzić ważność dokumentu podpisanego podpisem kwalifikowanym, należy załadować plik w narzędziu i uruchomić walidację. W odpowiedzi system zwróci poświadczenie oraz raport walidacji – to formalne potwierdzenie ważności, które może się przydać w przyszłości jako dowód. Pamiętaj jednak, że są to rozwiązania komercyjne, dostępne odpłatnie lub jedynie dla użytkowników.
- Możliwość weryfikacji podpisu elektronicznego znajdziesz także na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC). Jej funkcjonalność jest jednak ograniczona – w ten sposób sprawdzisz jedynie status podpisu elektronicznego na dokumencie otrzymanym z jednostki Krajowej Administracji Skarbowej lub Ministerstwa Finansów.
Podpis elektroniczny na dokumencie papierowym – czy wydruk zachowuje ważność?
Istotną cechą podpisu kwalifikowanego jest to, że wydrukowany traci swoje właściwości – właśnie dlatego wydrukowany dokument elektroniczny nazywa się wizualizacją. Nie jest to kopia dokumentu, a jedynie podgląd, który umożliwia zapoznanie się treścią, ale nie pozwala na weryfikację autentyczności podpisu kwalifikowanego.
Wydruk dokumentu elektronicznego przestaje być dokumentem elektronicznym ze względu na to, że traci swoją formę. Podobnie dzieje się z podpisem elektronicznym, który nie ma widocznej formy, a stanowi jedynie kod.
Podsumowanie
Podpis elektroniczny ma w polskim prawie taką samą moc jak podpis własnoręczny, o ile opiera się na właściwej certyfikacji. Podstawę prawną stanowi rozporządzenie eIDAS, ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, a także część przepisów Kodeksu cywilnego (art. 60, art. 78). Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w sądzie, a podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi odręcznemu.
Wyróżniamy trzy rodzaje e-podpisów:
- zwykły podpis (potwierdzenie w aplikacji),
- zaawansowany podpis elektroniczny (e-dowód, Profil Zaufany),
- podpis kwalifikowany (składany kwalifikowanym urządzeniem i oparty na certyfikacie kwalifikowanym).
O ważności podpisu decyduje ważność certyfikatu w chwili jego złożenia – dokument pozostaje wtedy wiążący bezterminowo.
Najczęściej zadawane pytania
Czy podpis elektroniczny jest ważny w świetle polskiego prawa?
Tak, podpis elektroniczny jest ważny w polskim prawie i wywołuje skutki prawne. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma moc równoważną podpisowi własnoręcznemu. Regulują to rozporządzenie eIDAS, ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej i Kodeks cywilny.
Jakie są rodzaje podpisu elektronicznego?
Wyróżnia się trzy rodzaje podpisu elektronicznego:
- zwykły,
- zaawansowany,
- kwalifikowany.
Tylko podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi odręcznemu i uznawany w całej Unii Europejskiej. Zaawansowany (np. e-dowód, Profil Zaufany) oraz zwykły pozostają niekwalifikowane.
Co decyduje o ważności podpisu elektronicznego?
O ważności podpisu elektronicznego decyduje ważność certyfikatu w momencie jego złożenia. Jeśli certyfikat był ważny w chwili podpisania, dokument pozostaje wiążący bezterminowo – także wiele lat później.
Jak sprawdzić ważność podpisu elektronicznego?
Ważność podpisu elektronicznego można sprawdzić za pomocą narzędzi dostawców certyfikatów, takich jak Szafir, Walidator Kwalifikowany Autenti czy proCertum SmartSign. Weryfikację umożliwia też platforma PUESC, choć w ograniczonym zakresie.
Czy wydruk dokumentu podpisanego elektronicznie zachowuje ważność?
Nie, wydruk dokumentu podpisanego elektronicznie nie zachowuje ważności podpisu. Taki wydruk to jedynie wizualizacja, która pozwala zapoznać się z treścią, ale nie umożliwia weryfikacji autentyczności podpisu kwalifikowanego.
