Czym jest przedpłata i jakie są jej rodzaje?
Termin „przedpłata” oznacza zwyczajowo pełną kwotę, którą kupujący płaci dostawcy. Jak wskazuje nazwa, przedpłaty dokonuje się przed realizacją usługi lub dostawą towaru. W ten sposób działa zdecydowana większość transakcji konsumenckich.
Klienci kupują towary z przedpłatą, a dopiero po zaksięgowaniu płatności sprzedający rozpoczyna realizację zamówienia. Wpłata całości zobowiązania (wynikającego ze złożenia zamówienia) sprawia, że sprzedający nie może więcej domagać się zapłaty – zobowiązuje się do zrealizowania zlecenia w kwocie ustalonej w momencie składania zamówienia.
Często jednak pojęcie przedpłaty stosuje się w kontekście zaliczki i zadatku – traktując je jak rodzaje przedpłaty, a nie odrębne terminy. Przyjrzyjmy się im uważnie.
Przedpłata a zaliczka i zadatek – kluczowe pojęcia i różnice
Jeżeli chcielibyśmy poszukać w przepisach paragrafu, który dokładnie wyjaśni, jakie zasady należy stosować w kontekście przedpłaty, takowego po prostu… nie znajdziemy. Kodeks cywilny nie definiuje pojęcia przedpłaty. Znajdziemy w nim jednak przepisy dotyczące zaliczki i zadatku, a więc szczególnych rodzajów przedpłaty.
Co to jest zadatek i jak funkcjonuje?
Zadatek to przede wszystkim forma zabezpieczenia wykonania umowy – tym między innymi różni się od zaliczki oraz od dokonania pełnej przedpłaty na konto sprzedającego.
Różnica wynika z przepisów – zadatek jest w pełni uregulowany, w przeciwieństwie do zaliczki oraz przedpłaty. Co więcej, spełnia swoją funkcję zabezpieczającą dzięki prostemu mechanizmowi:
- Jeżeli strona kupująca wycofa się z umowy, wpłacony zadatek przepada na rzecz sprzedającego.
- Jeżeli jednak to sprzedający zrezygnuje z wykonania umowy, ma obowiązek zwrócić kupującemu dwukrotność wpłaconego zadatku.
Przykład:
Pan Tomasz zamówił meble i wyposażenie biurowe w hurtowni. Kontrakt opiewa na kwotę 120 000 zł. Termin wykonania umowy ustalono na październik 2026 roku. Pan Tomasz wpłacił zadatek w wysokości 12 000 zł (10% wartości zamówienia).
Wariant A: właściciel hurtowni, który zobowiązał się do wykonania zamówienia, postanowił zrezygnować z wykonania kontraktu z powodu przyjęcia bardziej intratnego zlecenia w podobnym okresie i ograniczonych mocy przerobowych. Otrzymaną od pana Tomasza kwotę zadatku (12 000 zł) musi podwoić, a następnie oddać zamawiającemu. Przekazuje więc panu Tomaszowi 24 000 zł, czym kończy sprawę powziętego zobowiązania i przechodzi do realizacji drugiego kontraktu.
Wariant B: trzy tygodnie po zawarciu umowy pan Tomasz znalazł tańszą ofertę niż ta, z której skorzystał. Decyduje się więc na rezygnację z zamówienia. Wpłacony zadatek przepada, a pan Tomasz zamawia towary w innej hurtowni – za kwotę 96 000 zł. Nawet wliczając stracony zadatek (12 000 zł), pan Tomasz uznaje transakcję za opłacalną. Ostatecznie zapłaci 108 000 zł.
Ważne!
W wariancie B (jeżeli to kupujący rezygnuje), sprzedawca ma prawo wystąpić o odszkodowanie, jeżeli zdążył już ponieść znaczne koszty na poczet realizowanego zlecenia.
Przepisy, które regulują kwestię zadatku, znajdują się w art. 394 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z treścią ustawy, zadatek:
- W razie niewykonania umowy przez jedną ze stron podlega zwrotowi.
- Strona umowy, która dała zadatek, może w takiej sytuacji żądać zwrotu kwoty dwukrotnie wyższej.
- Jeżeli umowa zostanie wykonana, zadatek należy zaliczyć na poczet świadczenia.
- Jeżeli umowa zostanie rozwiązana, zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada.
- Jeżeli umowa nie zostanie wykonana na skutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności lub jeżeli odpowiedzialność ponoszą obie strony, zadatek również należy zwrócić, lecz bez obowiązku zapłaty dwukrotności zadatku.
Czym jest zaliczka? Czym różni się od zadatku?
W przypadku zaliczki przepisy są wyjątkowo oszczędne. Art. 743 Kodeksu cywilnego głosi jedynie, że jeśli wykonanie zlecenia wymaga poniesienia wydatków przez zleceniobiorcę, zleceniodawca powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki.
Z powyższego przepisu nie dowiemy się, czym tak naprawdę jest zaliczka ani – tym bardziej – jaka zaliczka jest „odpowiednia”. W praktyce oznacza to, że wszelkie budzące wątpliwości kwestie dotyczące zaliczki należy określić w umowie.
W praktyce zaliczka posiada kilka charakterystycznych cech.
- Po pierwsze: stanowi część ceny zakupionej usługi lub towaru.
- Po drugie: w razie niewykonania umowy przez sprzedającego, zaliczka musi zostać zwrócona w całości kupującemu.
- Po trzecie: w razie rezygnacji z zakupu przez kupującego, zaliczka również musi zostać zwrócona w całości kupującemu.
Przykład:
Pani Agnieszka zamówiła usługę organizacji wydarzenia firmowego. Agencja eventowa zamówienie przyjęła, a strony umówiły się na zaliczkę w wysokości 5 000 zł. Całość usługi miała kosztować 42 000 zł.
Wariant A: usługa została wykonana, wydarzenie się odbyło, a klientka była zadowolona. Po imprezie zapłaciła wykonawcy 37 000 zł, czyli całą pozostałą kwotę do spłaty.
Wariant B: pani Agnieszka postanowiła przenieść termin wydarzenia firmowego na dwa miesiące do przodu. Ten termin nie może zostać przyjęty przez agencję eventową, która ma już wtedy zarezerwowany czas na organizację innego wydarzenia. Z uwagi na rezygnację, agencja oddała pani Agnieszce 5 000 zł. Agencja pozostaje bez zlecenia w tym terminie i musi poszukać innego.
Wariant C: agencja eventowa przechodzi przez poważne problemy kadrowe, które uniemożliwiają jej wykonanie przyjętego zlecenia. Właściciel agencji informuje panią Agnieszkę o zaistniałej sytuacji. Zwraca 5 000 zł zaliczki. Pani Agnieszka musi na własną rękę poszukać agencji, która podejmie się zlecenia w terminie.
Ważne!
W wariancie B (jeżeli to kupujący rezygnuje), sprzedawca ma prawo wystąpić o odszkodowanie, jeżeli zdążył już ponieść znaczne koszty na poczet realizowanego zlecenia.
Powyższe przykłady potwierdzają, że zaliczka nie pełni funkcji zabezpieczającej wykonanie umowy – niezależnie od tego, kto odstępuje od umowy, zaliczka i tak wraca do kupującego. Nie ma więc strat pieniężnych, ale mogą pojawić się inne problemy – na przykład związane z płynnością finansową (dla usługodawcy) lub koniecznością znalezienia wykonawcy w krótkim terminie (dla usługobiorcy).
Czy przedpłata jest zwrotna?
Jak wyjaśniliśmy w poprzednich punktach, wiele zależy od tego, w jaki sposób rozumiemy przedpłatę.
Jeżeli za przedpłatę uznamy zaliczkę lub zadatek, sprawa wygląda następująco:
- zaliczka w większości przypadków podlega zwrotowi niezależnie od tego, która ze stron nie wykonała umowy,
- zadatek:
- przepada w przypadku niewykonania umowy przez kupującego,
- jest zwracany w podwójnej wysokości w przypadku niewykonania umowy przez sprzedającego,
- jest zwracany w pojedynczej wysokości, jeżeli umowa nie została wykonana wskutek nie dających się przewidzieć okoliczności, takich jak siła wyższa lub gdy umowa zostanie rozwiązana za porozumieniem stron.
Ważne!
W przypadku zaliczki pierwszeństwo mają zapisy w konkretnej umowie dotyczącej danej transakcji. Jeżeli strony zgodzą się na ustalenia, w ramach których zaliczka nie będzie podlegać zwrotowi w określonych okolicznościach, ten zapis będzie wiążący.
Warto również pamiętać, że jeżeli umowa nie precyzuje, czy wpłacona przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru kwota jest zaliczką czy zadatkiem, zwyczajowo uznaje się ją za zaliczkę na poczet ceny.
Przedpłata a prawo odstąpienia od umowy
Kwestia zwrotu przedpłaty potrafi być wyjątkowo prosta lub mocno zniuansowana – wiele zależy od konkretnej umowy, ale też od tego, kto (przedsiębiorca czy konsument) i w jakich okolicznościach oczekuje zwrotu.
Konsumenci mogą korzystać z prawa odstąpienia od umowy, które jest szczególnie korzystne w przypadku umów zawieranych na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa. Dotyczy to przede wszystkim zakupów online, ale także zakupów telefonicznych czy dokonywanych na targach i innych wydarzeniach branżowych. W takiej sytuacji konsument ma aż 14 dni na odstąpienie od umowy, a dokonana przedpłata (zazwyczaj w pełnej wysokości) musi zostać zwrócona w całości.
Przepisy dotyczące odstąpienia od umowy znajdziesz w art. 395 Kodeksu cywilnego, a także w ustawie Prawo konsumenta, Rozdział 4, art. 27-38.
Od 2021 roku prawo odstąpienia od umowy dotyczy także przedsiębiorców, ale jedynie pod warunkiem, że umowa, której dotyczy odstąpienie, nie dotyczy branży, w jakiej funkcjonuje przedsiębiorca. Osoba prowadząca działalność gospodarczą może więc odstąpić od umowy zakupu ekspresu do kawy, który miał stanowić wyposażenie biura, jeżeli nie prowadzi działalności usługowej związanej z prowadzeniem kawiarni.
Ważne!
Podobnie jak konsumenci, przedsiębiorcy także mogą korzystać z prawa odstąpienia od tylko tych umów, które zawierane były na odległość lub poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Jak prawidłowo rozliczyć przedpłatę? Faktura i obowiązek podatkowy
Przedpłata wywołuje konkretne skutki podatkowe, a przepisy ich dotyczące znajdziemy w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Mówią one, że jeśli przed realizacją usługi lub dostarczeniem towaru, sprzedający otrzymał […] przedpłatę, zaliczkę lub zadatek […] obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
Jeżeli kupujący decyduje się na przedpłatę całości kwoty, sprzedający powinien zaksięgować ją w momencie jej otrzymania. Przychodem jednak stanie się ona dopiero, gdy usługa zostanie zrealizowana lub towar dostarczony.
Sprzedający ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej, o czym wyraźnie mówi art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Przepisy te wskazują także na wyjątki:
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
- czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
- dostawa, dla której obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b. e?
Faktura zaliczkowa a KSeF
Wystawiając fakturę zaliczkową w Krajowym Systemie e-Faktur należy pamiętać o uwzględnieniu w niej dodatkowych danych, w tym:
- daty otrzymania przedpłaty, jeżeli różnie się od daty wystawienia faktury,
- oznaczenia „ZAL” w poru Rodzaj Faktury,
- kwoty należności ogółem,
- wypełnionego elementu Faktura Zaliczkowa,
- wypełnionego elementu Zamówienie,
- pominiętego elementu FaWiersz.
Podsumowanie
Przedpłata może być rozumiana w dwojaki sposób: jako pełna kwota wpłacana sprzedającemu jeszcze przed realizacją usługi lub dostawą towaru, lub jako częściowa wpłata na poczet wykonywanej usługi lub dostawy (zaliczka lub zadatek). Różnica pomiędzy zaliczką i zadatkiem jest kluczowa. Zaliczka to częściowa przedpłata na poczet usługi lub dostawy, co do zasady podlegająca zwrotowi – niezależnie od tego, która strona nie wykona umowy.
Zadatek to bardziej szczegółowo uregulowana, częściowa przedpłata, która realizuje także funkcję zabezpieczenia wykonania umowy. Zadatek przepada, jeżeli z umowy zrezygnuje kupujący, jednak musi być zwrócony w podwójnej wysokości, jeżeli stroną rezygnującą jest sprzedawca.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się przedpłata od zaliczki?
Przedpłata to zwykle wpłata całej kwoty przed realizacją usługi lub dostawą towaru. Zaliczka stanowi wpłatę części ceny. W Kodeksie cywilnym nie znajdziemy definicji przedpłaty ani zaliczki. Akt ten wspomina jednak o zaliczce i zadatku jako szczególnych formach przedpłaty.
Czy przedpłata jest zwrotna?
To zależy od jej charakteru. Zaliczka w większości przypadków podlega zwrotowi niezależnie od strony rezygnującej z umowy. Zadatek przepada, jeżeli rezygnuje kupujący. Jeśli jednak to sprzedający chce zrezygnować z wykonania umowy po przyjęciu zadatku, ma obowiązek zwrócić kwotę zadatku w podwójnej wysokości kupującemu.
Czym różni się zaliczka od zadatku?
Zaliczka w większości przypadków wraca do kupującego – gdy umowa pozostaje niewykonana. Nie pełni przy tym funkcji zabezpieczającej wykonanie umowy. Wiążące w przypadku zaliczki są jednak zapisy umowy dotyczącej konkretnej transakcji. Zadatek z kolei zabezpiecza wykonanie umowy, ponieważ jego zwrot lub utrata zależy od strony, która zrywa umowę.
Jak rozliczyć przedpłatę?
Przedpłata rodzi obowiązek podatkowy VAT w momencie jej otrzymania. Sprzedający dokumentuje przedpłatę fakturą zaliczkową w KSeF.
