KSeF a obowiązek posiadania Profilu Zaufanego – co musisz wiedzieć?
Czy Profil Zaufany jest obowiązkowy w KSeF? Wyjaśnijmy to wprost już na początku: Krajowy System e-Faktur nie stawia warunku posiadania Profilu Zaufanego. Możesz korzystać z Systemu bez niego, choć będzie to zwyczajnie mniej wygodne. Dlaczego?
Ponieważ Profil Zaufany to pojedyncze narzędzie, które umożliwia:
- Logowanie i uwierzytelnianie w KSeF.
- Nadawanie i odbieranie uprawnień do przeglądania i wystawiania faktur.
- Autoryzowanie programu do fakturowania.
- Kontrolowanie wystawionych faktur i innych zdarzeń w KSeF.
Profil Zaufany to więc wygodne i pomocne narzędzie – zwłaszcza dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Nie jest jednak jedyną dostępną opcją.
Czy Profil Zaufany jest niezbędny do korzystania z Aplikacji Podatnika KSeF 2.0?
To pytanie jest już nieco trudniejsze. Wiemy, że przepisy nie wymagają Profilu Zaufanego, ale co mówi praktyka? Sprawdźmy Profil Zaufany i funkcje, jakie oferuje.
Profil Zaufany jako metoda uwierzytelnienia w KSeF
Krajowy System e-Faktur to system, w którym zastosowano silne uwierzytelnienie (SCA – Strong Customer Authentication). Oznacza to, że dostęp do takiego systemu wymaga weryfikacji tożsamości użytkownika – sam login i hasło nie wystarczą. Aby uzyskać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur, użytkownik musi się uwierzytelnić. Może to zrobić wykorzystując jedną z kilku dostępnych metod:
- Profil Zaufany,
- podpis kwalifikowany (rozwiązanie płatne),
- pieczęć kwalifikowaną (tylko dla podmiotów niebędących osobą fizyczną, np. spółek),
- token KSeF (nie przy pierwszym logowaniu),
- certyfikat KSeF (nie przy pierwszym logowaniu),
- Węzeł Krajowy,
- e-dowód.
Jak więc widać, Profil Zaufany to tylko jedna z wielu opcji. Uważa się go za najkorzystniejszy, dzięki temu, że jest bezpłatny, najprostszy, i poza logowaniem oraz uwierzytelnianiem umożliwia wykonanie wielu innych niezbędnych czynności administracyjnych w KSeF.
Jak z pomocą Profilu Zaufanego nadać uprawnienia?
Pierwsze logowanie do KSeF wymaga nadania uprawnień osobom, które mają korzystać z Systemu w imieniu firmy. Jeżeli uwierzytelnisz się Profilem Zaufanym, możesz bez przeszkód nadać odpowiednie uprawnienia, a także zmieniać ich zakres lub odbierać je osobom, które już nie potrzebują dostępu do KSeF.
Profil Zaufany a autoryzacja programu do fakturowania
Profil Zaufany daje możliwość weryfikacji programu, z którego korzystasz do wystawiania faktur. Autoryzacja w KSeF aplikacji do fakturowania to krok niezbędny, jeżeli nie masz zamiaru wystawiać faktur bezpośrednio w KSeF.
Profil Zaufany a autoryzacja w Aplikacji Mobilnej KSeF
To niezwykle istotny element, o którym warto pamiętać. Aplikacja Mobilna KSeF to jedyne środowisko, w którym Profil Zaufany jest wymagany. Podręcznik Użytkownika Aplikacji Mobilnej KSeF w wersji 2.0 mówi wprost, że autoryzacja w aplikacji jest wykonywana tylko przez Profil Zaufany.
Jak wygląda logowanie do KSeF profilem zaufanym krok po kroku?
Krok 1: aby zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF z wykorzystaniem Profilu Zaufanego, najpierw przejdź na adres: https://ap.ksef.mf.gov.pl/, a następnie kliknij przycisk „Zaloguj przez login.gov.pl”:
Krok 2: podaj identyfikator podmiotu, w imieniu którego chcesz się zalogować. Najczęściej będzie to NIP. Przejdź dalej:
Krok 3: wybierz metodę logowania – w tym przypadku wybieramy Profil Zaufany:
Ważne!
Pamiętaj, że Profil Zaufany zachowuje ważność przez trzy lata od daty wydania. Zanim zdecydujesz się uwierzytelnić tą metodą, sprawdź, czy posiadasz aktualny Profil Zaufany.
Przedłużenia aktywnego Profilu Zaufanego możesz dokonać na stronie pz.gov.pl, w zakładce „Szczegóły profilu”. Tam również możesz zmienić dane, takie jak numer telefonu komórkowego czy adres e-mail.
Pamiętaj, że jeśli przegapisz termin przedłużenia i Twój Profil Zaufany wygaśnie, musisz założyć nowy – w bankowości elektronicznej.
Krok 4: wpisz login i hasło do Profilu Zaufanego lub skorzystaj z logowania za pośrednictwem bankowości elektronicznej:
To wszystko: logowanie do KSeF Profilem Zaufanym powiodło się. Od tej pory możesz wystawiać i odbierać e-faktury, nadawać uprawnienia, a także autoryzować aplikację, której Twoja firma używa do wystawiania faktur.
Jak wyjaśniliśmy w poprzednich punktach, wiele zależy od tego, w jaki sposób rrecyzuje, czy wpłacona przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru kwota jest zaliczką czy zadatkiem, zwyczajowo uznaje się ją za zaliczkę na poczet ceny.
Profil Zaufany a KSeF w spółkach i większych podmiotach
Nie zawsze Profil Zaufany wystarcza, by uzyskać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur. Jeżeli chcesz korzystać z KSeF w imieniu spółki lub innego podmiotu niebędącego osobą fizyczną, musisz skorzystać z jednej z dwóch dostępnych metod: uwierzytelnienia pieczęcią kwalifikowaną lub złożenia zawiadomienia ZAW-FA.
Uwierzytelnienie w KSeF pieczęcią kwalifikowaną
Jeśli spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, dostęp do KSeF ma automatycznie każda osoba, która posługuje się tą pieczęcią. Podczas logowania do Aplikacji Podatnika wystarczy wybrać opcję autoryzacji pieczęcią kwalifikowaną. W odpowiedzi system wygeneruje plik żądania autoryzacyjnego, który należy podpisać pieczęcią (z wykorzystaniem zewnętrznego oprogramowania) i odesłać na serwer.
Od tej pory osoba, która dokonała uwierzytelnienia, może korzystać z KSeF – podglądać, przyjmować i wystawiać faktury, nadawać i odbierać uprawnienia, a także autoryzować oprogramowanie.
Jeśli jednak spółka nie dysponuje własną pieczęcią, musi najpierw skorzystać z drugiej metody uwierzytelnienia.
Uwierzytelnienie w KSeF poprzez zawiadomienie ZAW-FA
Zawiadomienie ZAW-FA służy wskazaniu osoby fizycznej, która będzie działać w Krajowym Systemie e-Faktur w imieniu spółki.
Wypełniony druk ZAW-FA należy złożyć w urzędzie skarbowym. Warto pamiętać, że po uzyskaniu autoryzacji w KSeF, osoba upoważniona będzie mogła jedynie podglądać faktury oraz nadawać uprawnienia. Oznacza to, że pierwszym krokiem po uzyskaniu dostępu do Systemu powinno być nadanie odpowiednich uprawnień użytkownikom KSeF z ramienia firmy – w tym sobie samej.
Osoba uprawniona poprzez zawiadomienie ZAW-FA może zalogować się do KSeF za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego, Profilu Zaufanego lub aplikacji mObywatel.
Podsumowanie
Profil Zaufany nie jest obowiązkowy, by korzystać z KSeF – przepisy nigdzie tego nie wymagają, a System może być obsługiwany także z wykorzystaniem innych metod uwierzytelnienia (podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, token czy certyfikat KSeF). W rzeczywistości przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze najczęściej sięgają właśnie po Profil Zaufany, ponieważ jest on bezpłatny (w przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego) i prosty w obsłudze.
Pamiętaj, że autoryzacja użytkownika w Aplikacji Mobilnej KSeF to jedyna sytuacja, w której posiadanie Profilu Zaufanego jest wymagane – nie przepisami, a ograniczeniami technicznymi. Upewnij się też, że Twój Profil Zaufany jest ważny – przedłużenia jego ważności należy dokonywać co trzy lata.
Zwróć także uwagę na to, że Profil Zaufany nie wystarczy do autoryzacji dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi. W ich przypadku konieczne jest uwierzytelnienie za pomocą pieczęci kwalifikowanej lub złożenie zawiadomienia ZAW-FA, wskazującego osobę działającą w KSeF w imieniu firmy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Profil Zaufany jest obowiązkowy w KSeF?
Nie, Profil Zaufany nie jest obowiązkowy w KSeF. Przepisy nie wymagają jego posiadania, a do Krajowego Systemu e-Faktur można uwierzytelnić się także innymi metodami. Profil Zaufany jest jednak najczęściej wybierany, ponieważ jest bezpłatny i prosty w obsłudze.
Jak zalogować się do KSeF Profilem Zaufanym?
Aby zalogować się do KSeF Profilem Zaufanym, wejdź na stronę https://ap.ksef.mf.gov.pl, kliknij „Zaloguj przez login.gov.pl”, podaj identyfikator podmiotu (najczęściej NIP), wybierz metodę „Profil Zaufany”, a następnie wpisz login i hasło lub potwierdź logowanie przez bankowość elektroniczną.
Jakie metody uwierzytelnienia w KSeF są dostępne poza Profilem Zaufanym?
Poza Profilem Zaufanym do KSeF można uwierzytelnić się podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną (tylko podmioty niebędące osobą fizyczną), tokenem KSeF, certyfikatem KSeF, przez Węzeł Krajowy oraz e-dowodem. Token i certyfikat KSeF nie są dostępne przy pierwszym logowaniu – należy je wygenerować po uzyskaniu dostępu do KSeF.
Czy w Aplikacji Mobilnej KSeF Profil Zaufany jest wymagany?
Tak, Aplikacja Mobilna KSeF to jedyne środowisko, w którym Profil Zaufany jest wymagany. Zgodnie z Podręcznikiem Użytkownika w wersji 2.0 autoryzacja w tej aplikacji odbywa się wyłącznie za pomocą Profilu Zaufanego.
Jak uzyskać dostęp do KSeF w imieniu spółki?
Aby korzystać z KSeF w imieniu spółki lub innego podmiotu niebędącego osobą fizyczną, należy uwierzytelnić się pieczęcią kwalifikowaną albo – w przypadku jej braku – złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA, wskazujące osobę uprawnioną do działania w imieniu firmy.
