Czym jest status AEO?
Certyfikat AEO (Authorised Economic Operator) w Polsce tłumaczy się jako Status Upoważnionego Przedsiębiorcy. Dokument oznaczony tym akronimem wydają organy celne na wniosek firmy. Zezwolenie AOE mogą otrzymać operatorzy logistyczni, importerzy, eksporterzy oraz przewoźnicy międzynarodowi. Posiadanie certyfikatu AEO jest równoznaczne ze spełnieniem standardów bezpieczeństwa, zgodności z przepisami i stabilizacji finansowej firmy.
Istnieją trzy kategorie certyfikatu:
- AEOC
- AEOS
- AEOF
Różnią się one dostępnymi dla posiadaczy ułatwieniami. Omówimy teraz każdą z nich, wraz z zapewnianymi przez nią benefitami oraz kryteriami otrzymania.
Pozwolenie AEOC dla prostszych procedur celnych
To dokument, który gwarantuje posiadaczowi możliwość korzystania z uproszczonych procedur celnych (litera “C” w skrócie pochodzi od Customs Simplifications, czyli uproszczenia celne). Co dokładnie oferuje certyfikat AEOC?
- prostsze procedury celne.
- szybsza (priorytetowa) obsługa w urzędach celnych,
- mniejsza liczba kontroli,
Kto może otrzymać certyfikat AEO-C?
Organy celne mogą przyznać status AEOC przedsiębiorcom, którzy:
- mają siedzibę na obszarze celnym Unii Europejskiej,
- nie byli skazani za poważne przestępstwo karne związane z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą,
- nie naruszyli poważnie przepisów prawa celnego ani przepisów podatkowych,
- wykazują wysoki poziom kontroli operacji i przepływu towarów za pomocą systemu zarządzania ewidencją handlową (lub transportową),
- są wypłacalni (i są w stanie to udowodnić),
- spełniają praktyczne standardy w zakresie kompetencji lub kwalifikacji zawodowych bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością.
O zezwolenie AEOC powinny ubiegać się w szczególności te przedsiębiorstwa, które sprowadzają lub eksportują towary za granicę i często muszą przechodzić przez odprawę celną. Posiadanie dokumentu umożliwi im przyspieszenie formalności, które – powtarzane wielokrotnie – mogą zajmować naprawdę dużo czasu. Mniej opóźnień to szybsza realizacja zleceń, a więc realne oszczędności dla przedsiębiorstwa.
AEOS dla wiarygodności i szybszego przepływu towarów
Ten wariant certyfikatu AEO przeznaczony jest jedynie dla przedsiębiorstw, które spełniają wyśrubowane standardy dotyczące bezpieczeństwa. Litera “S” w nazwie certyfikatu pochodzi od określenia Security and Safety (zabezpieczenia i bezpieczeństwo).
Kto może otrzymać certyfikat AEOS?
Do kategorii AEOS kwalifikują się przedsiębiorcy, którzy:
- mają siedzibę na obszarze celnym Unii Europejskiej,
- nie naruszyli przepisów prawa celnego i przepisów podatkowych poważnie ani w sposób powtarzający się,
- nie byli skazani za poważne przestępstwo karne związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- wykazują wysoki poziom kontroli operacji i przepływu towarów,
- są w stanie udowodnić wypłacalność firmy,
- spełniają rygorystyczne standardy bezpieczeństwa i ochrony w obszarach:
- kontroli dostępu,
- procesów logistycznych,
- postępowaniem z określonymi rodzajami towarów,
- identyfikacji partnerów handlowych,
- personalnych.
Przedsiębiorstwo, które chce uzyskać dokument AEOS musi być stabilne finansowo, przestrzegać prawa podatkowego, ale przede wszystkim zapewnić bezpieczeństwo. W procesie klasyfikacji do AEOS sprawdza się, czy firma wdrożyła procedury kontrolne, czy odpowiednio chroni informacje (zwłaszcza dane wrażliwe) i towary przed nieautoryzowanym dostępem, czy posiada procedury umożliwiające organizację audytów wewnętrznych, a także czy szkoli pracowników w kontekście norm bezpieczeństwa.
Posiadanie certyfikatu AEOS to czytelny sygnał dla organów celnych i partnerów handlowych. Wskazuje ono na to, że legitymujące się nim przedsiębiorstwo jest bezpiecznym partnerem.
Firmy, które uzyskały zezwolenie AEOS mogą liczyć na:
- szybszy przepływ towarów przewożonych przez granice państw.
- mniejszą liczbę kontroli fizycznych,
- mniej kontroli dokumentacyjnych,
AEOF dla pełnego pakietu uproszczeń
Certyfikat AEOF to nic innego jak połączenie wariantu AEOC i AEOS. Litera “F” w tym przypadku oznacza Full (pełny). Posiadacze wariantu AEOF to firmy, które mogą korzystać z pełnego wachlarza dostępnych ułatwień dla przewoźników, eksporterów i importerów.
Oczywiście możliwość uzyskania pełnego certyfikatu AEO uzależniona jest od spełnienia wszystkich kryteriów zarówno dla AEOC, jak i AEOS.
Jak uzyskać certyfikat AEO?
Przeprowadzimy Cię teraz przez proces uzyskiwania certyfikatu AEO krok po kroku. Zacznijmy jednak od tego, że warunkiem koniecznym do złożenia wniosku o certyfikat jest posiadanie numeru EORI (Economic Operators Registration and Identification).
Jak uzyskać EORI?
Numer ten jest konieczny do sprzedaży oraz kupowania towarów spoza Unii Europejskiej – istnieje więc duża szansa, że w momencie wnioskowania o certyfikat AEO, Twoja firma posiada już numer EORI. Jeżeli jednak musisz go uzyskać, możesz to zrobić na platformie PUESC, tam uzyskać numer ID SISC, a następnie złożyć wniosek WRP0001 Rejestracja danych firmy.
Podczas składania wniosku wypełnij wszystkie aktywne pola formularza elektronicznego, w tym część poświęconą EORI – złożenie wniosku z wypełnionymi odpowiednimi polami będzie równoznaczne z wnioskowaniem o nadanie numeru EORI.
Mam numer EORI – co dalej?
Najpierw zaloguj się do platformy PUESC i w Katalogu formularzy znajdź wniosek WDAEI01 Upoważniony przedsiębiorca AEO [SZPROT].
Wypełnij wymagane pola formularza, pamiętając o tym, by uzupełnić:
- dane dotyczące wnioskodawcy (nazwa, adres, NIP, KRS),
- dane kontaktowe wyznaczonej osoby,
- adres miejsca, w którym przechowywana jest dokumentacja celna i prowadzona księgowość.
Kwestionariusz samooceny przedsiębiorcy na potrzeby uzyskania statusu AEO
Wraz z wnioskiem WDAEI01 przedsiębiorca ubiegający się o status Upoważnionego Przedsiębiorcy musi przesłać wypełniony kwestionariusz samooceny przedsiębiorcy. Formularz ten składa się z sześciu sekcji, a dane w nich zawarte pomagają organom celnym w przyspieszeniu czynności audytowych – a więc szybszej weryfikacji, czy przedsiębiorca spełnia kryteria umożliwiające nadanie mu statusu AEO.
Sekcja 0 – Informacje ogólne o przedsiębiorcy
Nazwa sekcji właściwie wyjaśnia jej zawartość – należy w niej zawrzeć wszystkie dane identyfikacyjne firmy konieczne w procesie uzyskiwania pozwolenia AEO, w tym:
- numer EORI,
- nazwę i adres firmy,
- numery KRS, NIP.
Konieczne jest także określenie roli przedsiębiorstwa w międzynarodowym łańcuchu dostaw oraz zamieszczenie krótkiego opisu prowadzonej działalności gospodarczej.
Sekcja I – Przestrzeganie prawa celnego i przepisów prawa podatkowego oraz brak skazania za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe związane z działalnością gospodarczą
To miejsce na odpowiedzi przedsiębiorcy dotyczące przestrzegania przepisów prawa celnego i prawa podatkowego – w tym miejscu składa się też deklarację o braku skazania za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
W dalszej części sekcji należy odpowiedzieć na pytania dotyczące procedur wykrywania naruszeń przepisów prawa celnego i podatkowego, a także uzupełnić informacje dotyczących kontroli, które odbywały się w firmie w trzech latach poprzedzających dzień złożenia wniosku.
Sekcja II – System zarządzania ewidencją handlową oraz – w stosownych przypadkach – ewidencją transportową, który umożliwia przeprowadzenie właściwych kontroli przestrzegania przez przedsiębiorcę przepisów prawa celnego
W tej sekcji przedsiębiorca powinien uzupełnić informacje dotyczące postaci, w jakiej prowadzona jest ewidencja (celna, logistyczna, spedycyjna) oraz wskazać miejsce jej przechowywania, a także poinformować o sposobie rejestracji danych związanych z przepływem towarów.
Sekcja II to także miejsce na opis systemów kontroli wewnętrznej, procedur dotyczących archiwizacji i działań prowadzonych na rzecz zapewnienia bezpieczeństwa informacji.
Sekcja III – Wypłacalność
Sekcja ta zawiera informacje dotyczące wypłacalności i sytuacji finansowej firmy. W tym miejscu przedsiębiorca informuje o przeszłych wydarzeniach, a także o posiadanych prognozach i analizach dotyczących kształtowania się swojej sytuacji finansowej i majątkowej w przyszłości – z uwzględnieniem zidentyfikowanych czynników i zagrożeń, które mogą mieć na nią wpływ.
Sekcja IV – Praktyczne standardy w zakresie kompetencji lub kwalifikacji zawodowych bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością
W tej części przedsiębiorca informuje o standardach w zakresie kompetencji, które spełnia zarówno on sam, jak i zatrudnione przez niego osoby. To miejsce na udokumentowanie doświadczenia, ale także przedstawienie certyfikatów ze szkoleń, kursów itp. z zakresu prawa celnego.
Sekcja V – Standardy bezpieczeństwa i ochrony
Ta sekcja dotyczy jedynie przedsiębiorców ubiegających się o pozwolenie AEOS. Wnioskujący wprowadza tam informacje na temat oceny ryzyka i zagrożeń dotyczących jego firmy, planów bezpieczeństwa, środków bezpieczeństwa w organizacji i procedur kontroli wewnętrznej. To także dobre miejsce na przedstawienie certyfikatów lub norm w zakresie bezpieczeństwa, które zostały przyznane przedsiębiorcy przez niezależne organizacje.
Wniosek wysłany – jakie są następne kroki?
Krok 1: wymogi formalne
Gdy wypełnisz wniosek oraz kwestionariusz i je wyślesz, trafią one do dyrektora właściwej izby administracji skarbowej. Tam urzędnicy sprawdzą dokumenty pod kątem wymogów formalnych. W razie stwierdzenia braków, otrzymasz wiadomość od dyrektora izby z prośbą o dostarczenie brakujących danych.
Ważne!
Wszelka korespondencja związana ze staraniami o pozwolenie AEO trafi na Twoje konto w PUESC – nie otrzymasz żadnych pism a urzędnicy nie będą próbowali kontaktować się z Twoją firmą w inny sposób.
Krok 2: warunki do nadania statusu AEO
Jeżeli w wysłanych dokumentach formalnie wszystko będzie się zgadzać, dyrektor izby administracji skarbowej sprawdzi, czy Twoja firma faktycznie spełnia warunki do nadania statusu AEOS, AEOC lub AEOF.
W ramach tego kroku urzędnicy mogą przeprowadzić weryfikację w siedzibie Twojej firmy. Po takiej wizycie sporządzony zostanie protokół – zapoznaj się z nim, a następnie podpisz.
W przypadku, gdy dyrektor izby administracji skarbowej stwierdzi, że Twoje przedsiębiorstwo nie może otrzymać statusu AEO, urzędnicy przygotują dla Twojej firmy informację zwrotną w postaci zaleceń. Zastosowanie się do nich umożliwi uzyskanie statusu AEO w przyszłości. W zaleceniach znajdziesz nie tylko listę działań naprawczych, ale także wskazany termin na ich realizację.
Krok 3: decyzja w sprawie nadania statusu AEO
Jeżeli w poprzednich krokach nie pojawią się żadne przesłanki wykluczające Twoją firmę z możliwości uzyskania statusu AEO lub też zastosujesz się do zaleceń dyrektora izby administracji skarbowej i pomyślnie przejdziesz ponowną weryfikację, otrzymasz pozwolenie AEO.
Jeżeli jednak Twojej firmie nie uda się spełnić wszystkich wytycznych, również otrzymasz decyzję. Przed wydaniem decyzji odmownej otrzymasz możliwość wypowiedzenia się w sprawie.
Ważne!
Decyzję w sprawie przyznania statusu AEO (podobnie jak każdą inną korespondencję w tej kwestii) otrzymasz na swoje konto PUESC.
Krok 4: uruchomienie statusu AEO
Od momentu, w którym otrzymasz decyzję o przyznaniu statusu AEO do chwili, w której stanie się ono skuteczne, minie 5 dni. Pozwolenie wydawane jest na czas nieokreślony, a jego działanie obejmuje wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej.
Koszty, czas oczekiwania i odwołanie
Uzyskanie statusu Upoważnionego Przedsiębiorcy jest bezpłatne – nie zapłacisz ani za wizyty urzędników w celach weryfikacyjnych ani za wydanie decyzji.
Działania związane z pozwoleniem AEO warto zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem. Na decyzję możesz czekać nawet pół roku! Od momentu złożenia wniosku urzędnicy mają 120 dni kalendarzowych na wydanie decyzji, jednak okres ten może zostać przedłużony o kolejne 60 dni kalendarzowych.
Jeżeli decyzja dyrektora izby administracji skarbowej wywołuje Twoją niezgodę, masz prawo do odwołania – odpowiednie dokumenty należy złożyć w terminie 14 dni od otrzymania decyzji.
Podsumowanie – status upoważnionego przedsiębiorcy AEO
Certyfikat AEO to przydatny dokument, który zapewnia posiadającemu go przedsiębiorcy szereg ułatwień w procedurach celnych, takich jak samoobsługa celna, pozwolenie na korzystanie z procedur specjalnych czy odprawę scentralizowaną. To także certyfikat jakości, stanowiący jasny komunikat dla partnerów handlowych – już to stanowi wystarczający powód, by zainteresować się zdobyciem odpowiednich uprawnień.
Droga do uzyskania certyfikatu AEO nie jest łatwa, ale kryteria opisano bardzo szczegółowo i odpowiednio przygotowane przedsiębiorstwo nie powinno mieć większych trudności z otrzymaniem pozytywnej decyzji.
