Faktura imienna – czym jest, kiedy można ją wystawić i jak to zrobić?

Księgowość
Dodane: 02 listopada 2022

Czasem zdarza się, że osoba fizyczna oczekuje od przedsiębiorcy wystawienia faktury dokumentującej zawartą transakcję. W niektórych przypadkach taka prośba spotyka się z odmową, a wynika to jedynie z nieznajomości prawa. Przedsiębiorcy czasem nie zdają sobie sprawy z tego, że mają nie tylko możliwość, ale i obowiązek wystawienia faktury na życzenie klienta, nawet jeżeli jest to osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest podatnikiem podatku VAT.

Skoro jednak nie fakturę VAT, to jaki dokument należy wystawić w podobnych okolicznościach? Dowodem dokonania transakcji dla osoby fizycznej może być faktura imienna. Czym dokładnie jest i co musisz wiedzieć na jej temat?

W tym poradniku odpowiemy na pytania:

Co to jest faktura imienna?

Faktura imienna lub faktura dla osoby fizycznej to dokument, który różni się od zwyczajnej faktury VAT zaledwie kilkoma detalami. Ważniejsze jest jednak to, że stosowanie faktury imiennej jest zarezerwowana dla transakcji zawieranych na linii przedsiębiorca-osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub osoba fizyczna, która nie dokonuje tej transakcji dla celów związanych ze swoją działalnością. 

Przykład:


Pan Grzegorz prowadzi własną działalność gospodarczą, w ramach której wykonuje remonty i prace wykończeniowe. Zdecydował się jednak zakupić komputer dla córki i choć nie jest to wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, wciąż może zażyczyć sobie faktury, a sklep takie życzenie musi spełnić. Faktura ta nie będzie jednak wystawiona na dane firmy pana Grzegorza, a na jego osobiste.

Faktura imienna to także rozwiązanie dla tych przedsiębiorców, którzy nie wystawiają paragonów i nie posiadają kasy fiskalnej. Alternatywą dla paragonu może być właśnie faktura imienna.

Czym więc różni się faktura imienna od klasycznej faktury VAT?

Faktura imienna wygląda nieco inaczej niż faktura, która wystawiona została firmie. Największa różnica polega na tym, że na fakturze imiennej nie ma miejsca na numer NIP klienta – od 2012 roku NIP nadaje się standardowo jedynie firmom oraz osobom, które nie posiadają numeru PESEL. Jakie więc dane powinniśmy uwzględnić na fakturze imiennej?

Jeśli poszczególne towary są objęte inną stawką podatku, informacja ta również musi znaleźć się na fakturze.

Kiedy należy wystawić fakturę imienną?

Przede wszystkim faktura imienna może zostać wystawiona:

Ważne:


Klient ma aż trzy miesiące na to, aby żądać wystawienia faktury imiennej, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż.

Przepisy dotyczące terminu wystawiania faktur imiennych odnajdziemy w art. 106i ust. 6 ustawy o VAT.

Jak wystawić fakturę na rzecz osób prywatnych?

Wystawienie faktury imiennej nie jest trudne. Możesz to zrobić w programie księgowym, z którego korzystasz. Wystarczy wybrać opcję “wystaw fakturę na rzecz osoby fizycznej” (lub podobną). Jeżeli faktury wystawiasz ręcznie i korzystasz z wcześniej przygotowanego wzoru, w polu na dane klienta umieść tylko imię, nazwisko i adres, a pole “numer NIP” po prostu pomiń.

Ważne:


Mimo że identyfikatorem osób fizycznych dla celów podatkowych jest numer PESEL, nie ma obowiązku podawać go na fakturze imiennej.

Faktura imienna – jak dokumentować przychody?

Oczywiście sprzedaż udokumentowana fakturą imienną również powinna być w odpowiedni sposób ewidencjonowania. Każda taka faktura musi zostać przekazana do księgowości w celu jej rozliczenia. Faktury imienne można ewidencjonować na dwa sposoby:

Ewidencja powinna być odpowiednio ponumerowana. Muszą znaleźć się w niej informacje na temat daty uzyskania przychodu, wartości brutto, a także podsumowanie przychodu z danego dnia. Niezbędna jest również numeracja porządkowa.

Podsumowanie

Faktura imienna to dokument, który najczęściej wystawiają przedsiębiorcy zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Niemniej jednak w niektórych przypadkach może okazać się, że klient poprosi o fakturę imienną – ma do tego prawo, a przedsiębiorca powinien spełnić jego prośbę, o ile klient zmieści się w terminie trzech miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Warto wiedzieć, że możliwość wystawienia faktury imiennej istnieje i wcale nie jest to skomplikowany proces.

Czytaj także:
Faktura wewnętrzna – czym jest i kiedy można ją wystawić?
Rodzaje faktur w obrocie gospodarczym
Faktura proforma a faktura VAT

Zobacz naszą ofertę

Zobacz pozostałe porady

czy data sprzedaży i data wystawienia faktury muszą być takie same?

Data sprzedaży a data wystawienia faktury – co musisz wiedzieć?

Wystawiając fakturę pamiętaj o tym, by uczynić to przed upływem wskazanego w ustawie terminu. Sprawdź, do kiedy musisz wystawić fakturę VAT!

Czytaj więcej
faktura VAT marża - kiedy może być opłacalna?

Faktura VAT marża – kiedy może być opłacalna?

Faktura VAT marża to sposób, by zaoszczędzić przy sprzedaży towarów używanych, ale nie tylko. Sprawdź, jakie są warunki i w jakich okolicznościach możesz wystawić taką fakturę!

Czytaj więcej
Paragon może pełnić rolę faktury uproszczonej - sprawdź, gdzie znajdziesz jej numer

Gdzie jest numer faktury na paragonie?

Paragon można w określonych warunkach traktować jak fakturę VAT. To właśnie nazywamy fakturą uproszczoną. Dowiedz się, gdzie jest numer faktury na paragonie!

Czytaj więcej