Co to jest faktura imienna?
Faktura imienna lub faktura dla osoby fizycznej to dokument, który różni się od zwyczajnej faktury VAT zaledwie kilkoma detalami. Ważniejsze jest jednak to, że stosowanie faktury imiennej jest zarezerwowana dla transakcji zawieranych na linii przedsiębiorca-osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub osoba fizyczna, która nie dokonuje tej transakcji dla celów związanych ze swoją działalnością.
PRZYKŁAD
Pan Grzegorz prowadzi własną działalność gospodarczą, w ramach której wykonuje remonty i prace wykończeniowe. Zdecydował się jednak zakupić komputer dla córki i choć nie jest to wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, wciąż może zażyczyć sobie faktury, a sklep takie życzenie musi spełnić. Faktura ta nie będzie jednak wystawiona na dane firmy pana Grzegorza, a na jego osobiste.
Faktura imienna to także rozwiązanie dla tych przedsiębiorców, którzy nie wystawiają paragonów i nie posiadają kasy fiskalnej. Alternatywą dla paragonu może być właśnie faktura imienna.
Czym więc różni się faktura imienna od klasycznej faktury VAT?
Faktura imienna wygląda nieco inaczej niż faktura, która wystawiona została firmie. Największa różnica polega na tym, że na fakturze imiennej nie ma miejsca na numer NIP klienta – od 2012 roku NIP nadaje się standardowo jedynie firmom oraz osobom, które nie posiadają numeru PESEL. Jakie więc dane powinniśmy uwzględnić na fakturze imiennej?
- numer dokumentu,
- datę wystawienia faktury,
- dane podmiotu wystawiającego fakturę (nazwa, adres, NIP)
- dane odbiorcy faktury (imię, nazwisko, adres)
- datę dokonania sprzedaży – o ile jest ona inna niż data wystawienia faktury,
- nazwę towaru lub wykonanej usługi oraz liczbę i miarę,
- cenę netto i wartość netto,
- stawkę podatku VAT i wysokość podatku,
- cenę brutto,
- ogólną kwotę do zapłaty.
Jeśli poszczególne towary są objęte inną stawką podatku, informacja ta również musi znaleźć się na fakturze.
Kiedy należy wystawić fakturę imienną?
Przede wszystkim faktura imienna może zostać wystawiona:
- nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż – pod warunkiem, że klient zgłosił żądanie wystawienia dokumentu do końca tego miesiąca, w którym ta sprzedaż miała miejsce,
- nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie zostało zgłoszone w kolejnym miesiącu niż ten, w którym nastąpiła sprzedaż.
Ważne!
Klient ma aż trzy miesiące na to, aby żądać wystawienia faktury imiennej, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż.
Przepisy dotyczące terminu wystawiania faktur imiennych odnajdziemy w art. 106i ust. 6 ustawy o VAT.
Jak wystawić fakturę na rzecz osób prywatnych?
Wystawienie faktury imiennej nie jest trudne. Możesz to zrobić w programie księgowym, z którego korzystasz. Wystarczy wybrać opcję “wystaw fakturę na rzecz osoby fizycznej” (lub podobną). Jeżeli faktury wystawiasz ręcznie i korzystasz z wcześniej przygotowanego wzoru, w polu na dane klienta umieść tylko imię, nazwisko i adres, a pole “numer NIP” po prostu pomiń.
Ważne!
Mimo że identyfikatorem osób fizycznych dla celów podatkowych jest numer PESEL, nie ma obowiązku podawać go na fakturze imiennej.
Faktura imienna – jak dokumentować przychody?
Oczywiście sprzedaż udokumentowana fakturą imienną również powinna być w odpowiedni sposób ewidencjonowania. Każda taka faktura musi zostać przekazana do księgowości w celu jej rozliczenia. Faktury imienne można ewidencjonować na dwa sposoby:
- na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży – w przypadku sprzedaży stacjonarnej,
- na podstawie wyciągu bankowego – w przypadku sprzedaży przez internet.
Ewidencja powinna być odpowiednio ponumerowana. Muszą znaleźć się w niej informacje na temat daty uzyskania przychodu, wartości brutto, a także podsumowanie przychodu z danego dnia. Niezbędna jest również numeracja porządkowa.
Podsumowanie
Faktura imienna to dokument, który najczęściej wystawiają przedsiębiorcy zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Niemniej jednak w niektórych przypadkach może okazać się, że klient poprosi o fakturę imienną – ma do tego prawo, a przedsiębiorca powinien spełnić jego prośbę, o ile klient zmieści się w terminie trzech miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Warto wiedzieć, że możliwość wystawienia faktury imiennej istnieje i wcale nie jest to skomplikowany proces.
