Urzędowe poświadczenie odbioru – co to takiego?
UPO, zwane także urzędowym potwierdzeniem odbioru, to generowany automatycznie numer, który potwierdza prawidłowe złożenie deklaracji podatkowej. Otrzymasz go tylko, jeżeli spełnisz następujące warunki:
- wyślesz deklarację PIT elektronicznie – UPO nie dotyczy tradycyjnych deklaracji podatkowych,
- nie popełnisz żadnych błędów formalnych – UPO zostanie przypisane do Twojej deklaracji jedynie, gdy wszystkie pola w formularzu wypełnisz prawidłowo.
Szczególnie ważne w składaniu deklaracji PIT przez Internet są dwa aspekty: złożenie dokumentu oraz otrzymanie UPO. Jak to wygląda po kolei?
Składanie deklaracji podatkowej elektronicznie – krok po kroku
- Najpierw wypełniasz deklarację podatkową poprzez formularz elektroniczny.
- Następnie wysyłasz deklarację – w tym momencie dokument jest jedynie wysłany, nie złożony.
- Automatycznie po wysłaniu deklaracji przez Internet otrzymasz numer referencyjny – będzie to ciąg złożony z 32 znaków, który pozwoli Ci sprawdzać na bieżąco status Twojej deklaracji. Wspomniany numer referencyjny to jeszcze nie UPO!
- W tym momencie możliwe są różne scenariusze – status Twojej deklaracji może widnieć jako na przykład:
- 301 – oznacza to, że dokument wciąż jest przetwarzany
- 400 – w dokumencie wykryto błędy uniemożliwiające jego złożenie. Taka deklaracja nie trafi do właściwego urzędu skarbowego. Konieczne jest naniesienie poprawek i ponowne wysłanie deklaracji.
- 200 – deklaracja została zweryfikowana pozytywnie, a następnie przekazana do właściwego urzędu skarbowego – dopiero uzyskanie statusu 200 sprawia, że dokument uznaje się za złożony.
- Gdy Twoja deklaracja zostanie prawidłowo złożona, będziesz mógł pobrać urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
Ważne!
UPO stanowi jedyne potwierdzenie złożenia deklaracji podatkowej w przypadku składania jej drogą elektroniczną. To właśnie otrzymanie urzędowego potwierdzenia odbioru oznacza, że dokument został wypełniony prawidłowo i we właściwym kształcie (to znaczy w postaci umożliwiającej rozpatrzenie deklaracji przez pracowników urzędu) trafił do odpowiedniej jednostki urzędu skarbowego.
Lista statusów e-deklaracji
Wspomniane powyżej statusy, które mogą się pojawić po wysłaniu e-deklaracji podatkowej są jedynie przykładami. Warto zapoznać się z pełną listą kodów, by w razie ich wystąpienia nie musieć szukać rozwiązania gdzie indziej, tylko od razu zacząć działać.
- 100 – deklaracja nie została wysłana – jeżeli system zwraca kod 100, może to oznaczać, że wysłana deklaracja zawiera załącznik większy niż dopuszczalny (5 MB) lub też zapisany w nieprawidłowym formacie – wymagany jest format .zip.
- 101 – prześlij deklarację ponownie – kod 101 oznacza, że Twoja deklaracja nie dotarła na serwer. Przyczyną mogło być zerwanie połączenia internetowego lub prace serwisowe.
- 200 – dokument przetworzony prawidłowo – oznacza to, że deklaracja została poprawnie złożona, możesz od tej pory pobrać UPO. Tylko status 200 pozwala na pobranie UPO.
- 300 – brak dokumentu – dla podanego numeru referencyjnego nie zarejestrowano dokumentu w systemie e-deklaracje. Wyślij deklarację ponownie.
- 301 – trwa przetwarzanie dokumentu.
- 302 – deklaracja przetworzona wstępnie. Oznacza to, że dokument pomyślnie przeszedł weryfikację formalną i jest sprawdzany pod kątem ważności certyfikatu.
- 303 – dokument został zweryfikowany formalnie i pod kątem ważności certyfikatu – oczekuje na sprawdzenie podpisu elektronicznego.
- 304 – dokument sprawdzany pod kątem istnienia duplikatów.
- 400 – błędna weryfikacja deklaracji. Sprawdź deklarację na obecność błędów, popraw i wyślij ponownie.
- 401 – weryfikacja odrzucona. Status 401 dotyczy deklaracji, w których stwierdzono błędy formalne. Należy zgłosić błąd.
- 402 – osoba, która złożyła podpis elektroniczny, nie posiada pełnomocnictwa lub upoważnienia do podpisywania dokumentów dotyczących danego podatnika lub upoważnienie to straciło ważność.
- 412 – dane informacyjne się nie zgadzają – kod 412 oznacza wystąpienie błędu w podanych danych, np. nieprawidłowy NIP, PESEL, nazwisko czy data urodzenia.
- 413 – certyfikat użyty do wysłania deklaracji nie zawiera informacji o numerze NIP lub PESEL właściciela certyfikatu.
- 414 – błąd danych identyfikacyjnych.
Wszystkie kody błędów rozpoczynające się od cyfry 3 oznaczają trwający proces weryfikacji, status zaczynający się cyfrą 4 wskazuje na błąd, z kolei status 200 informuje o prawidłowym przetworzeniu deklaracji i możliwości pobrania UPO.
Jak pobrać UPO online?
UPO możesz pobrać w serwisie podatki.gov.pl, w którym także składasz deklarację podatkową. Jeżeli Twoja deklaracja otrzymała status 200, UPO będzie dostępne do pobrania.
Co zrobić jednak, gdy nie posiadasz UPO, a chcesz upewnić się, czy Twoja deklaracja została złożona prawidłowo i dotarła do odpowiedniego organu podatkowego? Skorzystaj z numeru referencyjnego, który przyznano Twojej deklaracji natychmiast po jej wysłaniu – wystarczy kliknąć w ten link i wpisać numer referencyjny do wyszukiwarki.
Jeśli nie masz dostępu także do numeru referencyjnego, pozostaje skontaktować się z serwisem e-deklaracje lub nawiązać bezpośredni kontakt z urzędem skarbowym.
- W tym pierwszym wariancie wystarczy wysłać wiadomość e-mail na adres info.e-deklaracje@mf.gov.pl – w treści maila należy podać numer NIP/PESEL podatnika, datę wysłania deklaracji oraz jej rodzaj.
- Jeżeli preferujesz bezpośredni kontakt z US, odwiedź właściwy urząd skarbowy i przekaż ten sam zestaw informacji – na ich podstawie urzędnik odnajdzie numer UPO przypisany do Twojej deklaracji i przekaże Ci go.
Co dalej z UPO?
Otrzymanie urzędowego poświadczenia odbioru to nie koniec historii. Numer UPO podatnik powinien przechowywać przez okres co najmniej 5 lat od końca okresu, którego dotyczy złożona deklaracja podatkowa.
